行政单位人力资源档案管理现状及应对策略

2021-04-15王安卿

卷宗 2021年10期

王安卿

（博兴县人力资源和社会保障局，山东滨州 256600）

科技的发展为提高行政单位人力资源档案管理信息化、标准化建设提供了创新路径，是提升行政单位人力资源档案管理水平的重要手段。从整体来看，当前在行政单位人力资源档案管理中仍旧普遍存在一些问题，制约管理水平的提升。因此，就相关问题进行深入探讨，并采取科学有效的措施，对于促使行政单位人力资源档案管理水平实现质的飞跃，为行政单位适应时代发展要求提供重要途径具有重要意义。

1 人力资源档案管理的重要意义

1）记载人生轨迹的重要依据。人事档案收存工作人员的履历、自传、鉴定、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，记录工作人员个人成长、思想发展的历史。能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容。它是个人身份、学历、资历等方面的原始记录凭证，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。2）人的档案最重要。人事档案非常全面和详细地记录了个人的经历、德才表现和发展过程，通过人事档案个人信息的筛选，解决了人才被埋没的问题。通过人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短、各司其职，最大限度地发挥人才的作用。在信息化飞速发展的时代，人事档案管理模式的转变将提高工作效率，助推人力资源管理向精细化转变。人事档案是工作人员个人信息的储存库，它概括地反映工作人员的个人全貌。人事档案为人力资源管理提供人才的可靠的基本情况，是选拔人才和重用人才的重要依据和保障，是做好人力资源管理的基础保障。因此，在档案管理中人的档案最重要。3）组织认可的个人材料。以人事档案为基本参考，对员工进行工作上的安排，保证员工能够各尽其职，发挥员工所长，避免因信息与数据的缺失，致使员工的才能得不到有效地发挥，造成企业人才流失的严重问题。对人事档案进行分析整理，是了解员工过往工作经验与工作表现的有效途径，同时能对员工的能力做出一个大致的评估，并简要分析员工的潜力。人事档案是人力资源管理工作获取有效信息与数据的重要方法，提高了人力资源管理工作的效率，优化其基本结构。从这个角度来说，提高人事档案管理工作的水平，是发挥人力管理资源优势的基本方法。一个档案袋就是一个人一生或一个阶段集中的实况资料。

2 行政单位人力资源档案管理现状

1）档案管理人力资源开发使用不合理。档案管理人力资源的开发和使用没有达到最优效果也是当下阶段行政部门档案管理的一个重要问题。人力资源开发不合理主要表现为两个方面：首先是上文提到的招聘环节。行政单位从事档案管理的人才招聘主要由内部和外部这两种方式，在内部聘请过程中，同事关系、朋友关系这些因素对招聘的影响非常大。在进行内部招聘时，如果应聘者和招聘者的关系比较好，那么就可能会对应聘者打开绿色通道；反之，如果应聘者和招聘者二者之间平时所处的关系并不融洽，招聘者便有可能提出一些苛刻条件以阻挡应聘者进入档案管理工作部门。其次是培训环节。行政单位在培训新人方面一般采取的都是以一名老员工带领一名新员工的一对一的辅导方式，老员工虽然工作经验比较丰富但是其教学能力是否达到专业水准这一点是未知的，工作能力强但讲解能力差的老员工去培训新人所取得的效果，要想达到预期是有难度的。2）对人力资源档案管理工作的重视度不足。行政单位人力资源档案管理是单位内部基础管理工作中的重要内容，注重日常化、常规性管理。但是，长期以来，行政单位管理层对人力资源档案管理工作的重要性认识不足，在管理人员设置、资金投入、技术投入等方面均具有明显的不足，缺少专业的人力资源档案管理人员，管理设备不能及时更新，先进技术的应用不足等，导致了人力资源档案管理边缘化，通常只有在进行人事调动，或者是应对检查的时候，才对人力资源档案进行整理利用，因而对单位内部人力资源档案管理有序展开造成了不利影响。同时，由于单位重视度不足，导致人力资源档案管理在制度体系方面的建设不健全。当前行政单位面临新的经济形势和市场环境，其改革发展已经成为必然，并且国家在社会保障、劳动保护方面的政策法规也在不断完善。这些都要求行政单位结合新形势、新环境，建立健全的人力资源档案管理制度体系，做到与时俱进，充分发挥人力资源对单位发展的促进作用。由于行政单位相关管理制度体系不健全，在人力资源档案管理中的积极性不足，导致其作用难以发挥，影响行政单位发展。

3 行政单位人力资源档案管理的应对策略

1）合理开发档案管理人力资源。合理开发档案管理人力资源同样也需要落实到人才招聘和人才培训这两个方面。首先是人才招聘方面。在内部招聘的过程中，行政单位应当避免单一的招聘模式，同时也要对面试官的权力作出制约。比如可以规定：内部招聘分两期进行，而在面试官的选择上要保证有三位面试官且在面试过程中同时出席。关于应聘者的面试结论也需要三位面试官共同协商决定，采取少数服从多数的原则。通过这种方式尽可能保证内部招聘环节的公平性和公正性。除此之外，每一次内部面试结束后，面试官都要根据实际的面试情况写一份面试报告，在报告中详细阐明求职者之所以被录取或被拒绝的原因。通过这一系列的操作保障行政单位档案管理人才吸收的合理性。而在外部人才招聘方面，行政单位可以直接聘请那些在企业内从事多年档案管理工作的有经验的人才，这也有利于为部门注入新的活力。其次是培训方面。行政单位对档案管理人员的培训，应当注意完善整个培训流程并实现培训流程的科学化和正规化。2）提升行政单位对人力资源档案管理的重视。首先，行政单位管理层需要正确认识人力资源档案管理的重要性，加强对人力资源档案管理人员的培训，促进管理人员思想意识的提升。单位通过组织管理人员进行档案学习，或者通过专家讲座的方式加强管理人员交流沟通，从而提高其档案学习及管理意识，正确使用档案资源，促进人力资源档案管理工作的有效性。其次，加强对人力资源档案管理工作的资金投入，为档案管理工作建设与发展提供充足的资金支持。最后，加强对人力资源档案管理部门技术及基础设施的投入，为其实现现代化建设，加强对先进信息技术的应用提供保障。例如，重视引进先进的信息技术，提高人力资源档案管理信息化建设水平，加快对计算机、扫描仪、监控设备等基础设施的投入力度，保障档案信息化管理工作的顺利开展，提高人力资源档案管理工作效率。