基于知识经济时代下的企业档案管理优化策略探析

2021-04-15骆艳

卷宗 2021年10期

骆艳

（中核建中核燃料元件有限公司，四川宜宾 644000）

现阶段，由于知识经济发展速度的加快，知识管理在企业中得到了大力运用。在一个企业中，档案管理部门受经济时代的影响最大。因为知识经济在推动企业发展方面具备重要作用，因此当前的实际情况以及不能使企业档案管理部门的需求得到满足，对知识管理提出了许多新要求。对于当前社会中知识管理出现的革新，立足于企业长远规划角度进行分析，企业档案管理部门应科学进行策划，构建能够适应经济发展的档案管理方式，以便于更好的应对社会经济带来的机遇与挑战。

1 知识经济特征

其一，知识涉及必要性，在企业运行管理中，其所发挥的作用极为显著，尤其是在生产关系和生产力方面；其二，知识具有全球性、丰富性和先进性。在社会经济发展滞后的阶段，知识具有间接性和匮乏性，随着互联网的大力普及以及信息科技的快速发展，将时空的局限性顺利突破。借助各种网络平台，慢慢把各种知识汇聚起来，其应有价值则得到了充分展现。而在社会发展的传统阶段中，知识形式单一，凭借书本、文稿、报刊等形式进行呈现。现阶段，知识形式具有多元化的特点，其可以通过图像、文字、语音、图形等形式进行呈现；其三，知识存在网络性。知识处理和传播方式等，都可以将网络化顺利实现，过去主要是借助广播电视等向人们传播知识，在网络信息技术的不断发展下，人们可以不受时空限制传播知识；其四，知识包含管理新。企业要想获得良好的经济效益，需要科学合理运用相关知识，因此运用知识的过程便是知识管理的过程中；其五，知识产权化。企业可以对知识产权化特点予以利用，将创新型知识保护顺利实现，并推动效益化发展[1]。

2 现代企业优化档案管理的必要性分析

知识经济时代背景下，加大了档案管理工作的难度，对此只有对其进行优化，才可以促进档案管理工作效率与质量的提高，让企业实现更好的生存与发展。企业管理创新是一项系统性工程，其具有较强的复杂性，在现代企业档案管理中，这种现象十分显著。所以，急需不断完善现代企业的档案管理工作，使之成为对重要信息进行收集、储存、开发、利用的主要环节，加强档案信息网络化、信息化建设。立足于此角度进行分析，要想和经济时代发展模式相适应，企业档案管理部门应开展深刻的反思，积极调整和完善档案管理工作，运用多种渠道构建具有创新意识、思维的员工队伍，进而促进现代企业档案管理空间有效拓宽。同时，我们应充分了解到，创新过程十分复杂，同时也体现了人的能力。要想促进企业档案管理工作效果显著提升，就需要积极创新各个方面，确保企业顺利开展各项管理工作[2]。

3 做好企业档案管理转变工作的建议

3.1 加强员工的档案意识

企业机构具有较强的复杂性，人员数量较多，不同部门资料十分杂乱。若没有及时对相关资料进行归类整理，那么就有可能出现重要信息丢失的情况，不利于档案管理工作的进行。所以，加强企业员工档案管理意识，有利于提高档案管理水平与效率，并且也只有全体员工均认识到档案的重要性，才可以让档案资料收集、整理、归类等变得更加高效，确保档案完整性。

新形势下，信息技术发展速度逐渐加快，凭借信息化办公模式，能够确保档案管理水平的良好性，但需要相关工作人员具备良好的办公能力。对于信息化办公而言，其使得传统以纸质文件为主的方式被打破，除了能够促进档案整体效率提高之外，还可以更加便捷的对资料进行查找与收集、所以，企业需要立足于自身实际情况，对安全、健全的档案管理信息化标准予以构建，对招聘人员的工作能力提出更高的要求。应聘人员不仅要具备档案工作知识，还需熟练运用各类办公软件。另外，在加强员工办公能力的基础上，注重确保档案数据完整、安全，可以运用对核算、监测和检查等方式进行构建，在所有环节防止泄露档案数据的问题出现[3]。

3.2 优化企业档案管理手段

新形势下，在社会生产、生活等领域中诸多先进生产技术设备得到了广泛应用，档案管理工作也不例外。为了推动档案管理朝着现代化方向发展，使新时代要求得到满足，企业档案管理部门需要加大对计算机专业人才的引进力度。因为应用计算机技术是档案现代化管理的重点。档案管理人员凭借计算机技术，可以让管理和检索方式更加高效。为了确保电子档案文件的真实性，企业档案管理人员需要将电子文件管理和计算机运用的相关知识与技能充分掌握好，这就对档案工作人员提出了更为严格的要求，其既要把现代化信息技术掌握好，同时还能对先进设备进行熟练运用，以此管理和开发利用电子文件。

3.3 完善档案管理体制机制

企业档案是企业资料整合、管理的主要形式，所以企业需要构建专门开展档案管理工作的部门或岗位。除了对企业运营数据进行保存之外，随着现代企业竞争逐渐加强，档案管理部门需重视保存企业独有的技术资料。对此，企业建立档案管理部门或岗位时，需要明确相关职责，即对内部资料的整理与收集，同时使档案管理工作逐渐朝着信息化和数字化方向发展，全面提高企业档案管理水平。如此一来，便能够向企业提供更好的服务，确保决策的科学性、合理性。同时，档案管理的持续发展，是企业和时代发展相同步的基础，同时也是促进企业文化影响力增强的关键[4]。

3.4 重视专业技术性人才队伍建设

在知识经济时代背景下，企业之间的竞争实际上人才之间的竞争，同时人才为企业档案管理工作的开展提供了源源不断地动力。所以，企业需意识到技术型人才的重要作用，增强技术型人才队伍建设，积极引进和档案管理相关的人才。并且，日常工作中，需建立科学的人才竞争机制，定期对在职员工开展专业培训活动，使之掌握先进管理理念。例如，聘请档案管理优秀人才与专家到企业内部开展专题讲座等活动，分享档案管理先进经验，加强员工整合能力，并形成自主学习意识，全面了解知识经济时代对于人才素质的要求，同时借助自主学习，逐渐满足其要求，第一时间革新观念和知识，将互联网技术知识充分掌握好，顺利建立企业信息化系统平台。