新时期高校档案的保管和利用

2021-04-15刘军

卷宗 2021年10期

刘军

（湖北中医药大学学生工作处，湖北武汉 430065）

以往各大高校的档案管理工作的工作重点落实在档案保管的完整性上，但随着我国信息化技术的不断发展、各大高校生源的持续扩张，传统模式下仅仅对纸质档案进行归档管理并确保档案内容的完整已不再符合当下各大高校对高校档案的管理要求，针对这一档案管理问题，高校档案管理工作人员在日常工作中应根据自身工作中面临的问题结合自身多年工作经验深刻探讨如何在原有的档案管理规章制度下对高校档案的保管和利用进行进一步的拓展延伸。

1 新时期高校档案的保管手段

1.1 对高校档案保管时间做出明确规定

随着我国高校档案室作为高校档案存放的核心机构是高校档案管理活动中的关键环节这一理念的确立，各大高校对校内档案室的重视程度逐渐增强，因此以往档案管理工作中存在的管理问题逐步暴露。以往档案管理工作虽然能够发挥一定的作用和价值，但其价值的落实需要经过其他管理人员对档案室内存放的档案展开进一步的归纳和整理才能体现出管理工作应有的价值，但由于前期高校档案管理人员在工作中对档案管理工作的重视程度不足，且档案室的工作经费也无法支持该部门对繁杂的档案进行系统性的归纳和整理，由此造成档案管理效率较低，档案资料散乱增加后续档案使用人员的使用难度。针对这一档案管理部门存在的客观问题，各大高校档案管理部门需要对档案保管时间做出明确规定，管理人员在日常工作中针对后续收到的高校档案应分门别类建立相应的查找制度，并对该档案的管理时间做出明确的规定，在保管时间结束后，联系档案所属人员对到期后的档案进行接管，以此缓解档案管理部门内部工作量持续增加的问题，并将在该工作量的人工转移到对往期档案的整理中去。

1.2 对高校档案归档范围作出明确规定

现阶段档案机构管理人员对本部门的工作人员进行梳理时可以发现，大部分档案管理人员的工作能力相对有所欠缺，究其原因是部分高校对档案管理工作的重视程度和认知的不足，因此在后续人员聘用上并没有优先考虑具备一定专业技能和具有一定档案管理工作经验的专业技术人员，高校管理人员的能力不足进一步加剧了当下档案管理工作优化的难度。针对这一工作问题，档案机构管理人员在实际操作过程中可以从对高校档案归档范围作出明确规定的角度入手，对现阶段实行的档案管理结构进行系统性的优化并完善相应的档案管理制度。通过系统性地订立档案管理部门日常工作制度，对本部门内部工作人员的工作行为进行规范，以此在短时间内提高相关工作人员的工作能力，并未后续组织人员进行深度培训打下良好的基础。

1.3 利用信息化技术对高校档案进行备份

随着我国信息技术水平的高速发展，越来越多的领域选择将信息化技术与本部门的工作内容进行结合，以此提高本部门人员的工作效率。其中，高校档案管理人员在本部门原有的工作内容中引入信息化技术是顺应当前我国科技水平的未来发展趋势的有效探索，借助计算机网络信息技术和多媒体技术的科技优势，将高校档案室里储存的纸质档案扫描、上传至云端数据库，并在此过程中建立高效的搜索系统，将云端的档案管理信息与档案管理机构的实际储存位置一一对应，以此缩短后续管理人员调取相关档案的搜索时间，将信息化技术与档案管理工作进行有效地结合，不仅可以大幅度提高本部门员工的工作效率也为后续缩短档案信息的检索时间提供了有效的技术支持。随着信息化技术对高校档案管理工作的逐步渗透，档案管理人员应根据本部门员工的工作发展需要定期组织员工进行信息化技术与档案管理工作的相关内容培训，这不仅是未来档案管理工作的开展趋势，也可以在短时间内通过档案保管手段进行优化从而达到提供当官管理工作的工作效率这一管理目的。

2 新时期高校档案的有效利用

2.1 高校档案原件外借

随着各大高校深度展开档案管理模式的创新与优化，在高校内部保存的档案信息与信息化技术相结合之后进一步提高了高校档案的有效利用效率，以高校档案原件外借情况举例，以往的高校档案管理制度中明确规定档案原则上一律不外借。学校二级单位如因公务等特殊原因确需借出档案的，需经所在单位、所借档案立卷部门、档案馆负责人审核同意方可办理借出手续。且对档案外借规定时间做出明确规定，现阶段在对原有的档案管理模式进行优化创新后，高校管理人员在对本单位的档案调出时可以借助高效的互联网信息平台，对相关人等的外界申请进行审核，在符合要求的前提下，通过前期档案的归纳整理对所需档案快速的调出，并对调出信息予以登记，这以模式极大地提高了档案管理人员的工作效率，在确保档案完整性的同时对高校档案进行了合理地利用。

2.2 制作印发档案复印件

传统模式下的档案管理人员仅仅赋予档案管理部门档案整理归纳这一项管理任务，而随着当今社会档案管理部门的职能拓展，档案管理人员在原有的档案管理工作的基础上向外拓展了档案的制印工作，现阶段当事人调出管理档案用于办理相关事件时有时需要的并不是档案的原件而是档案的复印件，而档案管理人员在对档案进行整理时可以根据不同的用途将档案分门别类地制作成不同的格式，以便后续相关人员借阅调用，因此管理人员在日常工作中应充分利用档案这一有效资源协同各部门提高彼此的工作效率。

2.3 提供相关联的档案证明

以往的档案管理制度中由于自身档案管理散乱且没有建立长效的档案管理机制，因此相关人员在调阅一份档案时往往只能查阅自身选取的那份档案而无法同时调阅与该档案相关联的其他档案证明，随着高校档案管理制度中的完善建立，管理人员在对人员档案进行归纳时因为借助互联网平台建立了相应的档案备份，因此在整理该份文件时可以根据关联信息对档案进行统一的管理，并在后续查阅过程中根据一定的脉络信息对同类档案证明予以查阅，该措施在确保档案有效性的同时对同类型档案予以再次归纳整理。