新形势下做好事业单位文书档案管理工作的探讨

吴 迪

（河北省大清河河务中心，河北 保定 071051）

1 引言

文书档案管理工作是各级事业单位办公室工作的有机组成部分，随着近年来我国信息化水平的提升，社会对文书档案管理工作的管理方式和管理效率提出了全新的要求。为了应对全新的工作形式，事业单位部门应当积极地革新管理方式，从而为我国事业单位的发展提供优质的信息服务。

2 事业单位文书档案管理存在的问题

2.1 事业单位领导人员的思想落后

通过对事业单位中文书档案工作的现状进行分析，可以发现在事业单位中的领导人员普遍关注文书档案管理工作的效率，而忽视了其工作的质量。甚至还有部分事业单位中的领导干部忽略了文书档案的管理工作，在他们看来，文书档案的管理工作仅仅是一项辅助性质的工作，做好文书档案管理工作没有任何实践性价值。所以，他们普遍地忽略了对文书档案资料的保护和管理。在一个事业单位中，倘若某种工作无法引起领导的重视，这种工作将很难得到一定的发展。

2.2 文书档案管理工作人员缺乏必要的专业素养

由于客观条件的限制，当前在事业单位从事文书档案管理工作的人员缺乏必要的专业素养。不仅如此，由于缺乏必要的人才引入机制事业单位无法及时引入专业的文书档案管理人才，在文书档案管理工作中工作的人员多为一些兼职人员，他们长期的从事兼职活动，而缺乏必要的专业素养。由于缺乏必要的专业素养，在进行文书档案管理工作中，他们往往手忙脚乱即使付出了艰辛的努力也无法达到预期的文书档案管理效果。因此，事业单位应当及时的制定相关措施改变这种情况。

2.3 事业单位档案管理的设备和技术不适应

在科技日新月异的现代化社会文书档案管理工作进行档案管理方面改革势在必行。但新形势下事业单位为了实现创新发展在各个方面都投入了较大的资金，这也直接导致了事业单位资金的匮乏。也正是由于单位资金的匮乏，在文书档案管理工作中资金投入就显得有所欠缺了。当前事业单位所利用的文书档案管理系统是非常陈旧的，它的运行速度慢、系统故障率高。而当前社会上已经出现了非常先进的文书档案管理系统，相较于陈旧的文书档案管理系统，它具有高效、故障率低、操作便利等特点，但当前事业单位没有对档案管理工作投入相应的软硬件设施建设资金，因此，事业单位没有足够的资金引入最新的文书档案管理系统，这是导致当前事业单位的文书档案管理工作低效主要原因。为此，事业单位要合理的平衡各部门的资金投入，帮助文书档案管理部门引入全新的文书档案管理系统。

2.4 文件管理的标准化程度相对较低

由于国家缺乏相关的文件档案管理标准，因此，在事业单位中文书档案的管理工作特别混乱。各种档案文书文件杂乱无章，这给档案的检索工作带来了很大的困难。当前，事业单位中的检索方式主要有两种：首先便是人工检索，其次便是新兴的电子检索，虽然很多事业单位已经将电子检索应用到了文书档案的检索工作中，但由于缺乏有序的文书档案整理，电子检索无法发挥其应有的作用。

3 新形势下推动文书档案管理工作发展的具体方法

3.1 建立文书档案管理系统

为了切实的提升文书档案管理工作的工作水平，事业单位应当积极的推动文书档案管理系统的建设。并充分利用文书档案管理系统对电子文书档案进行有效的整理，从而便于文书档案的查阅工作。建立文书档案管理系统可以有效的减小文书档案管理工作工作人员的工作量，这也为工作人员参加专业的文书档案管理专业培训提供了便利。因此，事业部门应当积极地投入资金推动文书档案管理系统的建设。

3.2 推动文书档案管理工作模式的创新

在文书档案信息管理系统的广泛应用下，事业单位的文书档案管理工作进入了一个全新的境界。为了进一步推动文书档案管理工作的开展，事业单位应当积极的推动文书档案管理工作模式的创新。事业单位可以利用信息化技术建立档案管理内部局域网，并在网站上上传非涉密档案信息，从而便于用户利用局域网查询档案信息。通过这种方式进行文书档案管理可以有效地减轻工作人员的负担，让文书档案工作人员有更多的时间考虑提升文书档案管理工作水平的方法。

3.3 在文书档案工作中融入风险管理的意识

在过去文书档案管理工作中的安全隐患主要是火灾和盗窃，在这种情况下，只需要事业单位做好现实中的安全防范便可以达到保护文书档案的目的。而融入了信息化技术的文书档案管理工作则需要创新网络安全防护技术防止黑客的恶意攻击。为了切实的保证文书档案管理工作的安全性，事业单位可以聘请计算机专业人才，建立网络防火墙防止外来人员的恶意破坏，从而有效的确保电子文书档案的安全性。

3.4 建立一支现代化的文书档案管理队伍

新时代下文书档案管理工作主要依据计算机进行管理，因此，事业单位应当积极的推动现代化文书档案管理队伍的建设。在文书档案管理过程中，相关部门应当重视培养档案人员的社会责任意识，同时，开展各种技术培训工作提升工作人员的专业素养，从而保证文书档案管理工作的可持续发展。事业单位要以提升文书档案管理工作水平为目标，建立一支拥有充足的管理经验并掌握着信息化管理技术的工作队伍。

4 结束语

文书档案管理工作与其他工作有着本质的区别，它需要工作人员具有高度的保密意识，同时，也需要有高度的专业素养。为了切实地实现文书档案管理工作的科学性和创新性发展，事业单位部门应当重新审视对文书档案的管理，并制定相应的目标利用现代化的科技水平来推动文书档案的管理工作的开展。本文主要着重探讨了推进文书档案管理的相关方法和途径，并为推进事业单位的文书档案管理工作的开展提出一些建议。希望通过本文的研究能够帮助事业单位制定出属于自己的文书档案管理模式，从而切实的提升我国文书档案管理工作的工作水平。