档案馆（室）提高服务效能对策研究

2021-04-15赵世民

卷宗 2021年10期

关键词：档案馆效能利用

张君赵世民梁芳

（西部战区陆军参谋部，甘肃兰州 730000）

服务利用是档案工作的最终目的。如何提高档案服务利用效能，是摆在各级各类档案馆（室）面前的一项现实课题和紧迫任务，值得认真深入研究探讨，拿出破解之道、可行之策。

1 当前档案馆（室）服务利用方面存在的主要问题

近些年，在全体档案人的共同努力下，档案馆（室）在服务利用方面取得了显著进步。但不管是距履行职能任务的标准要求，还是与做得更好的其他国家档案馆甚至国内部分先进省市的地方档案馆（室）相比，都存在较大差距。总的看，主要存在以下问题：

1）服务观念陈旧，敷衍了事。档案业务部门属于“清水衙门”，平时无人问津，干得都是良心活，多数从业人员觉得“干好干坏一个样”，在工作上安于现状，缺乏积极性，常满足于完成手头任务、只求无过便是功，在提高档案服务利用效能上拿不出有效办法，不图发展，不想作为，观念跟不上形势任务的发展，“服务为先”的思想没有树立起来。

2）借阅手续繁琐，效率低下。各单位产生的档案大多涉密，查询利用手续需要层层审批，特别是定密、解密机制不健全，操作困难，造成大量档案早已超过保密期限仍无法开放利用。不同馆（室）之间缺乏协作交流机制，跨馆（室）查询或越级查询更是困难重重；对档案利用者层层设卡，担当作为意识较弱；有的单位移交了档案但所属人员却不能便捷利用所移交的档案，无形中降低了归档的积极性，严重影响了档案利用率。

3）馆（室）建设滞后，设施陈旧。近年来，随着经济的快速发展，不少单位的档案馆（室）设施有了很大的改善，但也有不少单位设备落后，特别是在信息化服务利用和网络资源共享方面相对滞后，存在“被动提供服务利用多，主动跟踪服务利用少；个别服务利用多，专题性服务利用少；原件服务利用多，编研成果利用少；常规服务利用多，网上服务利用少”的现象[1]。

4）档案结构单一，协作困难。现有档案资源结构单一、数量较少，不少历史档案缺失，实物、名人、影像和电子文件等各类档案不全，部分档案质量不高、价值不大，特别是事关广大人民切身利益的档案严重缺乏，造成想查的档案查不到，直接制约服务质量和利用效能。综合类档案馆（室）综合性不强，专门档案各自为政、相互封锁，各类博物馆、图书馆、荣誉馆、编研部门各守一摊，不少单位、部门和个人只图自己方便，私存档案，造成档案资源分散甚至流失，难于综合利用、形成整体效能。

上述问题只是管中窥豹，但具有普遍性，我们只有结合各单位实际，才能治根本、见实效。

2 影响档案馆（室）提高服务效能的主要原因

能够影响档案馆（室）提高服务效能的因素是多方面的，其相互关系和影响的方式也复杂多样，但起决定性作用的，主要是人员、制度、手段等三个方面。

1）人员。现有的档案人员队伍整体结构不合理、流动快、素养低、专业人才短缺，与档案工作专业性强、对人员稳定性要求较高的矛盾很突出；档案部门高中级专业职称编制岗位较少，职级晋升较难，档案人员发展空间较小，工作积极性受影响，特别是对一些很有发展潜力的年轻干部缺乏吸引力。各级领导普遍觉得档案工作不太重要，抓档案工作不上心、不积极，档案工作经常处于边缘境地，摆不上重要议事日程。诸如此类的问题都会影响档案工作整体水平的提高，从而制约档案服务利用效能的提高。

2）制度。西方发达国家对档案工作都比较重视，制定了完备的法规，从大的政策到实际操作流程，从人员、经费到具体档案，都有系统的、翔实的规范要求。例如：俄罗斯军队的档案《条例》全文6万多字，内容非常细致，从重大活动到官兵个人津贴，操作性强，权威度高。我国档案工作的各类法规制度多达上百部，大多偏重宏观指导，缺乏配套规范，具体操作上难以把握，各类条例出自多门，由各级各类档案部门独立制发，往往标准不一，缺乏权威性和普遍适用性，也有的规定刚性不足、弹性过大，且缺问责机制。具体在档案工作实际中，存在执行难、评估难、监督难等现象，严重影响了依法开展档案工作的力度。

3）手段。随着信息时代的来临，信息化社会深入发展，传统的档案服务利用手段已经难以满足查档用档的需要，档案信息化建设必将成为时代发展趋势，但从现状上看，虽然各单位都看到了档案信息化的重要性，但是发展水平并不均衡。没有翔实统一的档案信息化建设标准，也没有配发统一档案信息数据管理系统。各单位虽有一些信息化的手段，但是都各自为政、自成一家，互不兼容，这都需要进一步的改进。

3 提高档案馆（室）服务效能的对策研究

提高档案服务利用效能，需要从制度机制、工作方法、人员队伍、经费投入、设施设备等多个方面想办法、见实效，需要各个单位各个档案馆（室）的整体联动，需要档案工作者和广大受众特别是档案工作者和档案利用人员共同努力。落实到某个馆（室）档案服务利用的具体工作，在提高效能上应着重从以下几个方面作出努力：

1）完善档案服务利用制度机制。对既有法规制度进行认真梳理，该完善的完善，该借鉴的借鉴，形成能够实现效能最大化的档案利用法规体系。可借鉴俄罗斯档案《条令》内容涵盖多个方面，从重大活动到官兵个人档案甚至工资都要归档，操作性极强，权威性很高；美军建立专门的档案定密解密机构，配备专职人员，形成长效机制；在各级编设类似美军的档案工作专业分队，由档案部门垂直领导。要树立法规的权威性，提高落实和遵守制度的自觉性，形成常态化机制。通过开展经常性教育，切实增强档案工作者的服务意识、法制意识，增强全体公民的档案意识特别是依法存档、交档、用档意识，使双方都能够依法履行职责义务、依法完成本职工作。

2）树立服务至上的理念。档案工作的根本目的是服务利用，要明确档案工作为社会主义建设事业服务的宗旨。档案从业人员要坚持把服务当作首要任务，紧紧围绕为领导决策、机关工作和社会建设提供咨询借鉴，为维护广大人民合法利益提供历史支撑。提高档案服务利用效能，需要优化流程、减少中间环节，避免内耗和浪费，更需要发挥信息化的优势，使有限的资源最大化地利用。在服务方式上，从封闭、半封闭方式向开放方式的转变；在服务手段上，从传统的手工操作向规范化和现代化转变。档案服务利用环节是直接面向各方面利用者，是最有说服力的宣传。通过提供档案，使档案信息在各项工作和日常生活中发挥作用，利于广大人民正确认识档案的价值和档案馆（室）工作的重要性。这样既能赢得各级领导、机关对档案馆（室）工作的重视，又能在档案文件的收集、保护等方面得到广大公民的支持与帮助，有助于实现档案馆（室）工作良性循环[2]。

3）打造便捷高效档案服务利用平台。便捷高效的档案服务利用平台，需要打造一个能整合多类别、多来源信息资源，并能提供多来源信息高效检索利用的网络公共信息服务（共享）平台。该平台要以档案管理系统内的数字化档案资源为基础，以统一的标准联通各级文档部门，并对国内各档案馆的信息资源进行高度集成与整合，实现跨平台、跨地区、跨部门的数据同步和一体化管理。