浅析城建档案的特点及归档范围

2021-04-15陆建华

卷宗 2021年10期

陆建华

（海南省儋州市城建档案馆，海南儋州 571700）

档案事业既是一项有广泛利用价值的事业，也是一项造福子孙后代的千秋伟业。城建档案记述和反映城市规划、建设、管理工作的真实面貌和历史过程。城建档案工作是国家档案事业的一个重要组成部分，是建设部门一项基础性工作。城建档案是在城市规划建设管理过程中形成的真实记录，它汇集了城市建设工作的宝贵信息，是社会的宝贵财富。本文就城建档案的特点、归档范围和解决措施，作一粗浅的分析。

1 城建档案的特点

1）涉及线长面广。城建档案的形成，始于城建总体规划、前期工程可行性研究报告，立项申请、图纸设计、工程预算、招投中标、合同签订、奠基开工、组织施工监理等的报审批，直至竣工验收结算通过等一系列的过程。由此，其文件之多，费时之长，耗力之大，涉面之广就不难想象了。这就是城建档案的显著特点。有些工程长达二、三年时间，甚至更长。它的作用不仅仅是只为今天提供利用，更为重要的是它能为历史保存了重要价值的历史记录。实践证明，城建档案在城市规划和建设、工程维修和改造、建筑物拆迁、抢险救灾、应急服务等领域，发挥着越来越大的作用。所以说，档案事业既是一项有广泛利用价值的事业，也是一项造福子孙后代的千秋伟业。2）成套性。这是城建档案又一突出特点。因为建设项目档案形成于整个建设项目过程，从决策、设计、施工到竣工、建成投产使用的全过程专业技术活动中，由于每项工程都有一定的建设程序，各个阶段都会产生反映工程工序的文件材料。每页文字材料、每张图纸都是该套档案不可缺少的组成部分，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的基建程序和专业技术内容相衔接，构成了一个建设项目完整的成套性整体。城建档案的成套性是科技档案整体原则的体现，只有完整、系统，才能使档案正确反映物质对象的运动过程，从而科学地揭示事物的本来面貌。因此，成套性的原则要求，贯穿于城建档案的接收、整理、分类、编目、组卷、鉴定、保管及统计等各项工作环节之中，在管理中必须保持档案资料的有机联系，维护其成套性。3）地域性。城建档案是在具体的、特定的城市的建设活动中产生的，每个城市都有自己形成、发展和变化的漫长历程。城市，作为一个地域系统，不同地区其自然、经济、文化条件是千差万别的，这就从根本上决定了该城市的建设活动中形成的城建档案必然具有浓郁的地方特色，并且每个城市在不同历史时期所形成的城建档案，必然记述和反映着各个地方的个性、功能特点及历史面貌。因此，根据这一特点，这就决定了馆藏城建档案的范围，不能超越城市地域的范围，从馆藏档案的内容上应能反映出该城市建设的建筑艺术特色，并能反映出建筑外观所代表的该城市的建设特点，这是城市建设活动的主观要求和客观反映。4）延续性。城建工作和城建档案信息管理具有历史继承性和阶段性的反映。城建档案记述和反映城市规划、建设、管理工作的真实面貌和历史过程。一个城市建设是一个延续不断、永无休止的管理体系。城建档案能真实反映城市的发展状况，这就要求提高城建档案工作能力，把应该接收的档案，包括维修、改扩建等补充的重要工程档案，保质保量按时归档和及时整理。城建工作的基本性质、规律、工作程序、施工方法、标准和原则等方面具有一定的作用。城建档案形成时间长，一个工程从规划、设计、勘察、施工、竣工、验收等材料的归档工作，要跨几年。而每一个阶段形成的档案材料的价值也有明显的区别。城建档案材料的价值，可分为两类：一类是现实使用价值；另一类是历史研究和科学研究及长远收藏价值。以上几点都是城建档案特点。

2 城建档案的分类及归档范围

城建档案门类多，数量多，载体多样，内容丰富，根据多年来的工作实践经验，笔者认为以下文件材料是必须归档的。

1）城建行政管理工作。包括规划建设年度工作计划、总结、会议记录、花名册、机构设置、人事任免、年度考核表、晋升工资审批表及发文、发函等。2）城市总体规划、城建地冒等高线测绘、地质勘察、国土红线图区划等档案。3）城市建设征地、道路改造、房屋拆迁档案，包括拆迁补偿协议、安置方案等。4）建筑工程设施、施工（含图纸更改）、工程竣工、城建设备、科研等档案。5）城市建设财务，包括会计凭证、账簿、报表等。6）城建管理基础资料，包括工程预算、市场浮动价格补贴价、决算、工程协议、工程竣工验收材料。7）工程监理合同。8）工程招、投、中标及合同材料。9）建设工程施工文件材料。10）建设工程使用、管理、维护、改造、扩建中形成的文件材料。

3 加强城建档案管理的对策

1）提高认识。城市是国家或一个地区政治、经济、科技、金融、文化中心，城市的中心地位更为重要。城建档案是国家档案事业的重要组成部分。因此，正确研究城市的发展历史和现在发展态势，预测城市未来的发展方向，充分发挥市带区的优势，带动一个地区乃至整个国民经济的发展。城建档案反映的是城市建设发展的历史面貌和历史过程，能满足现实使用和发生意外事件急用的需要，是提高城市抗灾能力的重要依据。2）加强领导。各单位领导必须把建设项目的档案工作放在党的事业的高度来认识，把城建档案工作提高到领导议事日程，纳入目标管理体系，纳入领导责任制范围进行监督管理。建立健全档案工作的各项规章制度，使档案工作有法可依，有章可循，有制度可执行。3）统一规范科学管理。作为档案部门应制定出统一的规范，规范城建档案归档范围、归档程序、归档类别、归档图表以及归档材料用纸、用墨等，只有统一了规范才能做到资料收集齐全完整、归档及时准确，才能做到科学管理。实行定期或不定期地检查、抽查，并进行评比表彰，以增强竞争意识。有工作就有检查，有检查才有提高；有压力就有动力，有激励才有竞争力。这也是提高城建档案工作质量必不可少的手段。4）依法管档。要继续深入学习、宣传、贯彻《档案法》，充分认识城建档案工作在建设现代化城市中的地位和作用。今天的城建档案一方面为当前的工作服务，另一方面也是更重要的一面，就是具有深远的现实意义和历史意义，对这一点，我们城建战线的同志要有充分的认识。档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。城建部门是当地政府主管城市建设的职能部门，城建部门的领导同志必须加强对城市档案工作的管理，经验告诉我们，只要领导重视，城建档案工作是能够搞好的。结合我们的实际，应做好三个方面的城建档案资料收集工作。一是规划文件材料。二是基础设施建设材料。三是管理方面材料。城建档案工作要层层分解落实，做到从领导到具体部门各个职责清楚，在年终要进行考评，考评要与档案工作人员的切身利益直接挂钩，把城建档案工作责任制落到实处。