高校档案规范化管理的实施难点探究

2021-04-15赵玉婷

卷宗 2021年10期

赵玉婷

（哈尔滨剑桥学院，黑龙江哈尔滨 150069）

从招生档案，再到教学教研档案，都属于高校档案管理的范畴，妥善管理、保存各类档案，是学校长期发展必不可少的工作内容之一，尤其是技术类科研档案，对高校在某课题的深入研究上会起到关键性的影响。基于此，高校应当重视对档案管理工作的改革，在现有工作基础上改革创新，搭建电子档案平台，优化档案管理工作体系，促使工作效率能够得到显著的提升。

1 现阶段我国高校档案管理规范化主要存在的问题

1.1 高校缺乏必要的重视

近几年我国教育部为进一步推动全国高等教育发展，提出了“双一流”、“学科评估”等教育理念，每年都会对学校各个学科进行评估，并基于相应的等级。而为了提高学校排名，争取更多的A类学科，都会以教学和科研为主，所以对档案管理工作没有基于足够的重视。一方面，由于校方缺乏对档案管理的重视，不会将经费倾斜给档案管理工作，会直接导致档案管理整体效率低下；另一方面，学校并未围绕档案管理开展调研工作，没有根据学校整体的发展而对档案管理工作体系进行革新。

1.2 档案管理缺少现代化技术支持

传统档案管理体制，主要是将各类档案按照了类别归档保存，并定期维护和整理，确保各类档案明目清楚，档案内容保存完成，在教职工有需求的时候方便查看。而随着信息技术的发展，档案管理工作的效率可以得到显著提升。但是我国目前大多数高校在现代化技术的应用上还是没有达到预期的目标，并未搭建电子档案管理平台。

1.3 档案管理部门人员结构有待调整

档案管理部门划归高校行政部门，隶属于学校，但是不直接参与教学教研的讨论，而档案管理工作本身又对高校发展起到着决定性作用。就我国目前多数高校档案管理部门人员结构来看，还是存在有一定欠缺，并为就档案管理本身细分工作职责，而是由部分负责人统一管理协调，基层工作人员完成相关档案管理任务。从部门人员结构来看，没有根据档案的类别进行职责的划分，这一状况就容易导致在一些核心教研档案的管理上出现纰漏，而在要使用该类档案的时候无法正常使用。

2 提高高校档案管理工作质量的措施

随着我国高校布局的变化，产生了许多新的学校。新高校规模大、管理模式各异，这就给档案管理工作增加了难度，提出了新问题。此外，高校档案信息来源于学校的日常管理活动，它广泛存在于学校的各个部门。如何将高校档案信息互联起来，形成一个集成的系统，以便最大限度地减少信息冗余，保持高校档案信息的一致性和完整性，也是目前我们必须解决的问题。

2.1 完善档案管理工作体系

对的档案管理体系进行完善，是改善高校档案管理工作质量的根本措施，高校应当根据国家颁布的管理办法实施相关措施，确保档案管理可以逐渐规范化。

首先，高校应当提高重视程度，认同档案管理对学校整体发展的重要性，提高对档案管理的投入，提高部门工作人员的档案意识。其次，应当基于双一流建立理念，在现有档案管理体系的基础上进行改革创新，严把管理流程。在对一批档案进行归档保存时，应当遵循国际相关档案编号规定执行，并及时进行备份，按照档案的类别妥善归档。当然，高校还应当从档案管理工作模式入手，应用现代化管理理念，对档案管理流程进行优化，去掉不有必要的环节，以达到提高档案管理效率的最终目标。

2.2 借助现代化技术手段开展档案管理

高等学校是传播知识、培养人才的场所，高校档案中的科学研究类档案信息及博士、硕士学位论文中的很大一部分都代表了相关学科研究的最新动态。这部分档案信息对于指引社会进步及变知识为生产力有积极的作用。为有效提高档案管理效率，高校应当积极使用现代化信息技术。一方面，高校应当积极构建电子档案馆，在对纸质档案进行归档保存的时候，同时可以将其上传至线上档案管理平台，教职工要查阅相关档案的时候更为便捷，登陆平台即可。需要注意的是，高校应当对校内职工权限进行设置，要确保一些核心档案不会外流，只有相关科研研究的负责人或者校级领导才能够查看，另一方面，高校应当积极建立智慧化档案管理模式，在对档案进行归档保存的时候可以张贴专属于该档案的二维码，当教职工需要调取相关档案的时候，只需要扫描对应的二维码就可以完成登记，不用再填写纸质的档案调用单。而在管理人事档案（以学生档案为主）的过程中，更是可以借助智慧化管理模式来提高管理效率，工作人员在将档案中信息录入到系统之后，只需要扫码就可以查看档案明细。

2.3 优化部门人员结构配置

高校档案信息是整个档案信息资源中的重要组成部分，是国家档案全宗的重要组成部分，是党和国家的宝贵财富，是推动社会文明进步的宝贵资源。高校档案信息真实记载了学校的发展进程，高等学校要想在日益复杂的环境中争创一流和更好地发展，就离不开高校档案信息的支持。为切实提高管理效率，应当优化部门人员结构配置，通过对档案管理部门人事的优化来实现。为了让部门工作人员提高档案意识，应当设置相应的绩效考核机制，以月度为单位对员工进行考评，并根据考评结果给予相应的奖罚。而在工作流程上，也要定期组织例会来讨论，对现行工作办法进行优化和改良。