我国不动产登记档案管理程序研究

肖松乐

（天津市市区不动产登记事务中心，天津 300202）

2014年，国务院国土资源部下设不动产登记局，主管全国各类不动产登记工作。地方上，各地国土资源局下设不动产登记中心负责当地的不动产登记。原先的由不同部门分别负责不同的领域：国土资源部门登记土地和矿山产权、林业部门登记林权、海洋渔业部门登记海域等局面将逐步消失，转换成由不动产登记中心统一管理的局面。

1 不动产登记档案管理的主体

依据法无授权即禁止的朴素法律理念，行政机关必须在法定职责范围内行使权力。不动产登记机构的统一大致上被分为了三步：第一步，类型内部的统一：原先的登记体系中各个类型内部先实现统一。城乡统一、建筑物统一、东西中部统一等。第二步，土地与房屋的统一：房屋、土地上的物权登记是不动产登记中的大头，所占的份额比较大，也与群众生活息息相关，是政府重点关注的地方，所以将原先分散在不同登记机构的房屋、土地都集中到一个登记机构；第三步，在土地和房屋统一登记后，再分步将矿产、海域、森林、草地等不动产进行统一登记。

2 不动产登记档案的管理形式

不动产登记档案是指在不动产登记过程中所形成的反映不动产产权归属、变化、转移等过程的记录性材料，也就是我们常说的不动产登记簿。不动产登记档案资料是不动产登记的真实记录，直接决定了不动产登记工作的好坏，重要性不言而喻。随着不动产登记制度的实施和档案资料数量的增加，不动产登记档案的管理形式也在与时俱进。选择一个科学有效的不动产登记档案管理形式是非常重要的。不动产登记档案主要是由两种介质组成：电子档案和纸质档案。按照现今通用的管理形式来看，电子档案是按照虚拟管理形式进行管理，纸质档案则是物理管理形式。

1）虚拟管理形式。虚拟管理与物理管理相对，主要是针对不动产登记档案中的电子档案。电子档案从来源角度来看，主要来自四个方面：申请人申请时录入信息、登记人员登记录入信息、共享数据库中的信息、以及通过申请人的上传、审核人员的扫描或拍照所得的图像信息。虚拟形式以“四统一”要求作为基本要求，搭建不动产登记档案信息管理平台，整合各个机构，简化工作流程，实现信息的共享与流通，消除“信息孤岛”，强化产权保护和便利百姓。不动产登记信息平台一体化包含了档案管理形式，接收和生成的数据自动形成电子档案，简单快捷，减少人工输入，保证了数据的准确性，直接形成完整的电子档案。不动产登记信息管理基础平台是对各级各类不动产登记信息资源进行整合，实现国家、省、市、县纵向四级，公安、国土、财政、税务等横向多个部门的信息共享。基础平台按照管理层次与管理权限进行设置查询权限，确保信息安全，保护个人隐私。

2）物理管理形式。物理管理形式对应的是实体管理，主要是指不动产登记簿等纸质档案以及权籍图册等图像档案。由于各地的资金投入、人员配置、管理水平、库房条件不一，所以各地在解决档案管理过程中出现的问题时，采用不同的管理形式。“依据统一管理程度不同来划分，物理管理形式被分为高度集中式、相对集中式、集约管理式三种形式。”

3 不动产登记档案的分类

“依据《不动产登记暂行条例》，我国不动产登记档案的归档范围大致分为以下9种：集体土地，房屋等建筑物、构筑物，森林、林木，耕地、林地、草地，建设用地，宅基地，海域的权属证明以及相关资料，不动产的地役权、抵押权不动产登记的各类申请材料和申请人（法人）的身份证明材料、相关法律文书等材料。”归档范围广泛，大致可以包括我国农业、林业、耕地、海域、住房等相关材料，这些材料都是民生档案的重要组成成分，统一管理与查询，对于发展民生档案服务具有重要的意义。

4 不动产登记档案信息的查询与利用

1）不动产登记档案信息的查询难点。不动产登记信息涉及产权隐私问题，所有权人不愿意配合查询，怕引起不必要的麻烦。另外，拥有多套住房的干部职工，认为进行不动产统一登记和联网查询会损坏到他们自身的既得利益，不愿意配合登记查询工作。不动产所有权人的隐私观念有待改变，同时应从国家、集体、个人三个方面加强隐私的保护。严格遵照法律，保护个人隐私是解决这一难点的关键所在。2015年以前的不动产登记制度，是各个部门按照分类分别管理、分别登记，没有统一的标准，这需要原先的登记部门、档案馆的共同合作，涉及许多部门，需要大量的人力、物力、财力。

2）不动产登记档案查询的具体方式。不动产登记档案资料按照法律规定，属于依申请才能公开的资料，公民、法人以及其他组织可以根据自身生产、生活、科研需要，申请查询相关信息。

权利人、利害关系人的合法查询。依照相关法律规定，权利人、利害关系人可以查询、复制不动产登记档案资料。权利人，指依法对不动产享有所有权或者对该不动产享有占有和使用、处分权利的法人、其他组织或自然人。不动产的物权变动是以登记为生效要件，而动产物权变动则是交付。权利人可依法查询与权利相关的不动产登记信息。利害关系人，是指与交易的不动产没有直接的利害关系，但存在一定的现实利益，会因为登记结果变动对其利益产生一定影响。如不动产的继承人和受遗赠人、不动产的担保人、配偶以及直系亲属、诉讼案件的当事人等。不动产利害关系人可以申请查询不动产登记信息，但是要满足5个条件：一是有利害关系，利害关系人与不动产标的物具有法律上的因果关系；二是不动产交易影响到利害关系人切身的利益；三是发生了继承、担保、赠予等法律事实；四是利害关系人利益受到了侵害，依法寻求法律保护；五是有证据证明权益受到侵害。查询人需要提供足以让人置信的材料证明存在利害关系，比如授权委托书、经法院或仲裁机构受理、判决、裁定的证明材料、经公证的继承、赠予证明材料、婚姻存续期间的证明材料等。

司法调查。司法调查是指法院、检察院、纪检、公安等政府部门，因司法办案需要，可依法携带司法文书前往不动产登记档案部门查询、调阅、复印当事人不动产信息，但是这仅仅只限于办案需要，不能用于其他方面。不动产登记机构应当为国家征信机构提供相应的资料，共同建立社会信用档案，为信用社会做贡献。

国家机构查询不动产信息，主要分为两类：第一类是为了办案过程中获得相关的线索和证据材料，需要不动产登记机构相应的配合，这主要是纪检、审判、检察、公安等部门；另一类则是为了落实相关政策，查询相关人员及其家庭成员在本行政区域内是否有房屋以及房屋的数量，比如限购房屋政策，这主要涉及公积金、住房保障、房产税等部门。第一类我们将之称为“线索型权限”，而第二类查询主要通过数据接口完成，所以称为“接口型权限”。

5 结论

将不动产登记职责整合到一个部门，是不动产登记制度一次重大变革，也是对物权法的重要完善。在己有的成果基础上进一步的完善，形成简洁高效的档案管理体系，是目前我们工作的重中之重。不动产登记档案信息资源的整合，是一项非常复杂且庞大的工程，涉及多个领域，我们应该紧扣实际，紧扣制度改革的要求，规范档案管理，完善管理模式。