当前新形势下人事档案管理工作的优化

2021-04-15陈海波

卷宗 2021年10期

陈海波

（重庆市秀山土家族苗族自治县人大代表联络服务中心，重庆 409900）

事业单位有效进行工作，离不开人事档案管理工作的强有力支撑，事业单位基于档案的管理工作非常注重，自开始构建人事档案管理工作就已经步入正轨。人事档案是事业单位获取人才信息的主要来源，进行人才选拔时的重要依据，直接关系到事业单位能否在竞争中站稳脚跟。所以，我国事业单位应提高对人事档案管理工作的重视程度，采取先进的管理措施和手段，对档案管理工作加以改善并健全，让人事档案管理工作彰显出本来的价值，推动事业单位的长足进步。

1 事业单位要强化人事档案管理工作的关注

为了切实提升人事档案管理工作，事业单位一定要强化对档案管理工作的注重程度。事业单位要提升对人事档案管理工作的人力和物力的投入，完善人事档案管理工作的基础设备、招聘专业的技术人才、提高档案工作人员的待遇、严格选聘档案管理人员。单位还应当定时定期对档案管理人员进行培训学习，提高工作人员的业务能力和整体素质，有助于人事档案管理工作的平稳进步。

2 按时对人事档案管理工作人员进行技能培训

我国大多数事业单位档案管理部门没有专业的管理人才，导致档案管理工作欠缺科学管理。为了转变这一现状，事业单位应当按时对人事档案管理工作人员进行专业培训，加强工作人员的专业技能。事业单位可以通过专家讲座、知识竞赛、观看学习视频等方式进行培训。培训结束后，要制定相关的考核体系，针对档案管理人员的基础知识掌握情况和专业技能进行综合测评，制定岗位竞争制度，加大岗位之间的竞争，调动工作人员的积极性，对工作人员赏罚分明。

3 建立健全相应的人事档案管理工作制度

为了使档案管理人员进一步规范工作行为，事业单位应该构建对应的机制，约束职员的行为，为人事档案管理工作提供根本保证。领导应明确按照《干部档案工作条例》制定相应的规章制度，不断完善制度的相关内容，规范工作人员的工作措施，保证档案工作不断推进。事业单位要建立档案督查管理小组，构建人事档案管理工作的督查管理系统，对档案管理工作进行定期检查和评估，及时发现档案管理工作存在的问题，并进行解决。

4 将信息化建设应用在人事档案管理工作中

随着信息技术的发展，科技的广泛使用改变了我国传统落后的工作方式，事业单位的人事档案管理也应引进信息技术，根据工作的具体情况，改善工作条件和工作方法。首先，在进行档案管理工作时，可以利用信息化档案管理系统将传统的文字图像等具体信息转化为数字信息资料，方便工作人员对档案的调取，促进人事档案管理工作顺利开展。其次，工作人员在开展工作时，尽可能大范围地使用计算机软件、云盘、虚拟储存空间和大数据处理技术对人事档案进行保存，保证档案工作的安全性和保密性，信息技术的应用为人事档案的储存节省了空间，同时也提高了档案管理工作的效率。

5 事业单位要增加基金的投入力度

在事业单位的人事档案管理工作里，由于单位不够重视，所以缺少对档案管理工作的投入，使人事档案管理工作出现许多问题。所以，事业单位的领导应重视人事档案管理工作，对档案管理工作加大投入力度，建立档案管理库、购买档案管理设备、灭火器等。保证档案室的通风，做好档案的防潮工作，对档案室定期进行清理，保证档案室的干净整洁，提高档案的保存环境，有利于人事档案的长期保存。同时，单位领导还应增加对档案管理工作人员的投入，加强对档案管理人员专业素养培养，规范其工作行为。先进的档案管理设备和专业的档案管理人才，可以保证档案工作的顺利进行。

6 加强人档分离的档案管理

随着我国经济的快速发展，各大行业对于员工的要求也逐渐提高，增加了人才的流动性。为了人事档案管理更加适应人才流动，事业单位应完善人档分离的人事档案管理体制，保证新员工顺利入职。

7 建立统一的数据库

在事业单位中，由于工作中的信息多种多样，所以要将档案信息进行分类整理。工作人员应尽职尽责，做好自己的工作任务，可以利用计算机对人事档案信息进行统一储存，及时更新信息库。各个部门应加强沟通，保证档案管理工作人员及时对信息进行更改和完善。

8 保证人事档案信息化的安全性

人事档案信息是各个事业单位的机密文件，所以要提高人事档案管理的安全性，保证信息不被泄露。事业单位应加强人事档案信息化管理工作人员的安全性教育和安全技术培训，增强信息保密安全意识及安全使用技能。在工作时，工作人员应严格执行档案调阅制度，查阅档案时，需要人事部及主管领导签字授权，查阅档案应该当天返回，归还档案时仔细核查有无修改或缺项，进行密封保存；对于离职的工作人员，档案管理人员应按照对方新单位的要求妥善寄出，寄出前仔细检查档案的完整性。档案在存储时，应保证纸质版档案和数字档案分开存储，提高档案储存的安全性。