浅谈事业单位档案管理工作的优化路径

杜佳伟

（洮南市房屋征收经办中心，吉林 白城 137100）

1 论事业单位档案管理的重要性

随着时间的推移，档案管理将朝着标准化方向发展。提高档案管理水平，有助于加强事业单位的办公效率，为人们提供更好的服务。将各种先进管理技术融入档案管理，不仅可以满足日常工作的要求，而且也提高了相关人员对档案管理工作的重视底。为了突出档案管理的价值，必须不断更新档案管理工作，以跟上时代的发展。加强档案管理规范化，更加科学地规划管理模式，可以显著缓解混乱的管理局面，确保档案管理工作有序开展。此外，档案管理是事业单位的重要任务，管理者必须认真执行任务，确保档案管理的质量。档案管理制度的制定，可以让事业单位各部门得到信息支持，确保事业单位正常发展。

2 事业单位档案管理中的几个问题

2.1 对档案管理工作的重视度不够

目前，由于档案管理水平不高，事业单位建设遇到很大阻力。不难看出，管理者管理意识淡薄、管理行为不规范，不仅影响管理质量，也降低了管理水平。如果此观念不及时改变，低效管理将长期存在，不利于档案事业的发展。所以事业单位必须从提高管理意识入手，改善档案管理现状，才能发挥档案管理的作用。

2.2 档案管理体系不完善

一些事业单位仍在沿用传统的行政体制，制度现代化更新相对缓慢，无法有效控制档案管理工作，导致管理工作过程中的投机现象时有发生。档案管理是一项细致的工作。如果管理体系长期缺位，将严重损害行政管理质量，提供的服务质量无法保证。如果管理体系不能及时更新，管理体系就不能适应时代的发展，内容不够全面，使得档案管理工作难度加大。一个不完善的管理体系会严重影响档案管理工作的开展。因此，有必要完善管理制度，使管理工作更加健全。

2.3 档案管理人员素质有待提高

现阶段档案管理趋向现代化，对档案管理人员的素质也要求越来越高，所以必须提高档案管理人员的整体素质。在档案管理工作中，管理人员素质低下会直接影响到管理工作，管理人员缺乏信息敏感度，更新信息不及时，管理技术滞后等。管理人员能力欠缺导致管理效率低下，不但不能为管理觉得提供有效依据，还严重阻碍了发展。

2.4 管理设施陈旧

当先信息化的发展，给档案管理事业也带来了发展机遇，同时也具有一定的挑战性。若要实现信息化管理，必须有先进的设备支持，定期养护，避免设备原因出现档案丢失资料短缺现象。但是现在很多单位并未配备相应的设备，这对档案建立信息化管理造成很大的障碍，使档案管理工作失去了原有的价值。

3 事业单位档案管理工作的优化路径探析

3.1 提高档案管理意识

档案管理是事业单位的基础工作，行政管理水平直接关系到发展前景。因此，对于事业单位负责人来说，必须树立良好的榜样，不断更新管理意识，以规范管理行为。只有通过规范的行政行为，才能减少管理失误，保证档案管理的质量。同时，事业单位应加强公共关系，让管理者认识到档案管理的重要性，推动档案管理朝着信息化、规范化方向发展。在管理者更加重视后，事业单位必须妥善管理档案与日常业务的关系，提高档案管理工作的开发利用率，以确保管理决策的正确性。事业单位在日常工作中，要开展广泛的管理实践，规范管理工作，提高管理效率。此外，事业单位管理应将定期进行检查，以确保管理者的行为得到标准化，并更有效地处理问题。

3.2 完善档案管理制度

为了更快更好地提高档案管理工作效率，必须完善管理制度，使其具有指导性、全面性。管理制度的完善可以有效的规范管理者以及档案人员日常行为，以便档案管理工作更加精准高效地完成。对于管理者在档案制度中明确管理职责，对于档案工作人员更加清晰自身的工作。每位档案人都要认真按照规定完成工作，并且必须严格按照规定流程，有序开展档案管理工作。在完善管理体制时，要充分考虑经济发展形势和服务内容，使管理体制更加科学合理。为使管理体系得以实施，必须配备监控系统，并成立监控小组，对日常管理工作进行全面监控。如果发现管理不善，必须在规定期限内组织和纠正行为。监督小组应监督纠正过程，以确保纠正可用。此外，管理问题被记录为会议教材，以提醒其他管理人员，避免管理问题再次发生。

3.3 提高档案管理人员素质

档案管理工作不仅要有完善的管理制度，档案管理人员素质也是决定档案管理工作质量的重要因素。在高效完成工作的同时，也要对档案人员素质惊醒评估培养。制定详细的培训计划，培训内容要有针对性、实用性、务实性。既要掌握档案管理技能，也要提升专业能力。培训方式可多样化，例如实例宣讲，专家授课，向优秀单位学习，档案人员相互经验沟通等。培训方式要丰富，既要邀请管理专家加入单位，传授员工管理技能，丰富员工管理经验，又要走出去，即组织档案管理员，向优秀单位学习，学习成功的管理经验。各个单位的实际情况有所不同，管理模式也存在差异。这就要求学习人员充分调查本单位情况，结合其他单位的管理模式，设计出符合实际情况的档案管理工作。此外，应在机构内部启动学习计划，鼓励档案人员利用闲暇时间进行学习，以改善管理。

3.4 更新档案管理设施

为了有效地管理档案资料，事业单位必须配套管理设备。推动档案工作向现代化方向发展。引进设备不仅要求认识到设备管理的重要性，而且要制定严格的实施方案。事业单位需指定专人负责引进设备，关人员能够考察设备市场，选择合格的设备供应商，满足本单位的发展需要，比较他们设备的性能和价格，可以选择高质量和高性价比的设备。设备运至单位时，安排管理人员对设备检查验收，一方面检查设备外观，以免硬件受损，另一方面测试设备性能，确保设备与本单位工作高度一致。设备确定好后，做好技术传递，确保管理人员能顺利使用设备。此外，对设备进行定期维护，以确保设备的组件正常工作，尤其要注意存储设备。最好定期备份数据以避免数据丢失。可以将数据复制到移动硬盘或将数据上传到网络磁盘。此外，设备必须联网，因此必须注意网络安全问题。该设备只能由专业人员使用，在使用过程中不能随意插入U盘，更不能利用该设备上网，以避免设备中的病毒。

综上所述，档案管理是事业单位必须重视的工作，然而目前的管理工作还缺乏意识、制度、人员和设备，阻碍了档案管理的价值。事业单位必须与时俱进，完善档案管理制度。通过提高管理意识、完善管理制度、提高人员素质、更新管理设施等措施完善管理制度，促进事业单位健康发展。