职业学校学生档案管理工作创新与实践

韩美凤

（黑龙江省青冈县职业技术教育中心，黑龙江 绥化 151600）

学生档案属于学校档案管理的重要组成部分，职业学校每年都会迎来新的生源，送走一大批毕业生，而学生档案属于职业学校学生在校期间各方面表现的真实准确记录，以各种文件、表格或者文字材料的方式被保存，这些档案从本质上来说属于学生学习活动的真实记录，对他们未来的发展具有重要意义，也是企事业单位进行人事调动的关键依据。目前很多职业学校在组织开展学生档案管理活动中，并未真正意识到此项工作的重要意义，思想认识上有待提升，也尚未构建一个系统完善且符合学校实际情况的档案管理制度，没有积极应用现代信息技术促进档案管理水平的提升，因此很容易出现档案管理工作混乱的情况，难以形成完善的学生档案管理体系。职业学校有必要从学生档案的收集、整理、归档等方面着手，积极推进落实档案管理的创新与改革，促进学生档案管理水平和质量的不断提升。

1 职业学校学生档案管理工作的基本原则与创新的重要性

1.1 学生档案管理的基本原则

一是保密原则。职业学校学生档案从某种程度上来说是一种机密文件，在实际管理过程中必须要始终坚持保密原则，未经允许禁止将其带出或向他人透露学生档案中的信息。职业学校档案管理人员必须要引起充分重视，保证档案材料的完整和安全。二是登记原则。学生档案在保存、收集、整理、归档和查阅、移交等环节中都必须要做好清楚明确的登记，对转递情况予以记录，建立相关台账，确保学生档案管理的各个阶段都有迹可寻，促进档案管理规范化水平的提升。三是及时性原则。在开展学生档案管理工作的过程中，必须要结合职业学校招生部门、教务处等各部门所移交的材料文件做好归档分类工作，第一时间确保相关档案材料得以归档，保证档案不会遗漏会丢失。四是完整性原则。对职业学校学生档案来说，唯有确保其完整性才可以充分发挥出其开发利用价值，若档案材料缺失遗漏，对学生也会带来很大程度的影响，因此在实际工作中必须要始终遵循完整性的原则，坚持定期对学生档案实施核查，特别是奖惩文件、鉴定材料等要及时收集归档，尤其要做好即将毕业学生档案材料的核查。五是真实性原则。确保学生档案材料的真实准确是学生档案管理工作的基本要求，管理工作人员必须要引起重视，确保规范科学开展档案管理工作，避免错装或者漏装各类档案材料。

1.2 职业学校学生档案管理工作创新的重要性

首先，促进档案工作的创新发展有利于发挥出学生档案资源的开发利用价值。对职业学校学生档案管理而言，在新时期下最关键的工作即是对学生档案进行深入开发利用，为学校管理、学生就业等带来更多帮助和支持。在实际工作中，档案管理人员要主动树立服务意识，积极与其他各部门进行沟通交流，推动学生档案管理的信息化建设，实现档案资源的高效传输共享，从而确保学生档案开发利用价值的发挥。借助于对学生档案的深入挖掘与应用，构建更加科学的校企合作模式，真正发挥出学生档案对学生未来就业和发展的价值[1]。

其次，近年来现代信息技术已经在各个行业和领域得以广泛应用，职业学校也更加强调信息化建设工作，学生档案管理的创新与改革，推动学生档案管理信息化发展，能够为学校决策、教学教研工作的开展和学生管理工作带来更有价值的服务。从现阶段的实际情况来说，大部分职业学校都已经开始促进信息化建设工作，这对于学校资源信息共享与交换表现出非常重要的意义。在新时期下，学生档案的使用需求日益多元化，要真正发挥出学生档案资源的价值与作用，应当重视档案管理工作的创新。与此同时，学生档案管理工作人员必须要主动树立以学生为本的思想观念，在档案管理中的各项工作都必须要始终遵循以促进学生发展为中心来开展，面向用人单位开放学生的基本信息，为他们的就业与发展带来更多机会。

最后，职业学校学生档案管理工作创新有助于促进档案管理水平和质量的提升，确保学生档案的充分利用，真正实现档案信息共享。借助于信息化建设推动学生档案管理模式的优化转型，依靠互联网进行信息传输极大地降低了档案管理的时间成本，简化了档案材料收集、归档流程。与此同时，职业学校其他部门的使用者也能够结合实际需求来及时调取和查询相关档案材料，从而有效降低档案工作人员的工作压力，促进学生档案利用效率的提升。另外，促进学生档案管理模式创新，为档案需求者带来更加优质的服务，档案管理水平和质量得以持续提高。

2 职业学校学生档案管理工作现状分析

第一，职业学校对于学生档案管理重视程度有待提升。现阶段依旧有部分职业学校没有意识到学生档案管理的重要意义，将学生档案管理当作是普通的日常工作，档案管理人员的责任意识薄弱，开展工作常常出现问题。导致这一问题的出现通常来说有两层原因：首先是职业学校的管理者没有引起重视，觉得学生档案材料的使用频率不高，因此无论是人力物力还是财力的投入都不够充分；其次是学生档案管理工作并未直接关系到职业学校的教学教研活动、专业课评估等相关工作，无法向社会展示管理成效，所以容易受到忽视[2]。

第二，职业学校学生档案管理人员队伍综合素质有待提升。对于数量庞大的学生档案材料，对于档案管理人员的专业化水平提出了更高的要求。由于很多档案管理人员并未真正对此项工作引起重视，自身综合素质能力不符合新时期对学生档案管理工作的要求，加之部分职业学校的档案管理人员并非专职而是学校行政人员兼职，在很大程度上降低了学生档案管理的实效性，阻碍了学生档案管理工作的创新与发展。

第三，职业学校学生档案管理工作制度有待进一步完善。针对学生档案管理工作的相关制度尚不统一规范，系统性和逻辑性不强，不能够对学生档案管理工作进行科学有效的指导，也缺少相应的奖惩制度、考评制度等。如此一来就让很多档案管理人员在工作中缺少依据，学生档案管理不规范的现象始终存在。而职业学校学生毕业之后的去向多元化，毕业生档案很多都是要求学生代为保管，还有部分和学生一起进入当地人才市场和就业单位，缺少统一规范的管理标准和制度，对后续的查询利用会带来很大困扰，甚至可能出现档案材料损坏或丢失的问题[3]。

第四，职业学校学生档案管理模式较为陈旧落后，尚未灵活运用信息技术与大数据技术，并未构建更加完善的档案管理信息化系统。对于部分已经着手推进学生档案信息化建设的学校，即便有学生档案信息管理系统，但信息技术的利用还处于较低的水平，甚至部分职业学校依旧还沿用传统那种纸质档案管理的工作模式。基于档案完整性和安全性的要求来说，纸质档案的归档保存很可能出现丢失、缺页以及老化的问题，纸质记录也可能被篡改，影响档案材料的准确性，阻碍了学生档案管理工作的创新发展。

3 职业学校学生档案管理工作创新与实践

3.1 建立完善学生档案管理制度

学生档案管理属于职业学校内部管理的重要内容，职业学校应当更加重视学生档案管理制度的进一步完善。应当在严格遵循国家相关政府部门对职业学校学生档案管理相关政策规定的前提下，结合职业学校具体情况，建立完善有针对性的档案管理制度。学生档案管理制度中应当清楚规定相关人员具体职责，确保岗位分工清晰，责任落实到人，防止发生推诿责任的现象，同时应当清楚规定学生档案管理工作的基本流程和主要内容，建立完善的绩效考核体系，充分调动档案管理工作人员的积极性和主动性，不断提升档案管理人员的工作能力，确保学生档案管理的有序推进。另外还需要尽快推动档案工作人员培训机制的构建，定期组织开展岗位培训活动并实施考核评价，对学生档案管理工作进行全方位的监督与指导。

3.2 尽快建立学生档案数据库

近年来越来越多的职业学校开始推进信息化建设工作，也更加注重学生档案管理工作数字化水平的提升，学生档案管理信息化成为一个重要的热点课题。借助于现代信息技术、计算机、扫描仪等设备促进纸质档案材料的数字化转换，有效促进职业学校学生档案资源开发利用效率的提升。职业学校应当尽快建立学生档案数据库，对学生档案资料予以合理分类整理，对纸质档案实施数字化处理，通过这样的方式来促进档案服务的多元化发展，提升学生档案查询利用效率。在学生档案数据库建设过程中，可以借鉴人事档案管理系统设置以学号和班级作为关键字的学生信息表，将其当成是检索目录，在这一前提下慢慢建立学生入学登记表、体检情况表、党团组织材料、学籍信息以及奖惩记录等，将各类信息表连接起来，从而最终形成一个学生档案信息数据库，它能够通过报表的形式来呈现出查询结果[4]。

3.3 实现学生档案智慧服务目标

21世纪迎来了信息化时代，职业学校学生档案管理工作也必须要始终坚持与时俱进，但从当前的实际情况来看，职业学校学生档案智慧服务方面的建设工作还有待进一步加强。基于现阶段各学校所建设的学生档案信息管理系统而言，要促进学生档案管理效率的提升，应当灵活运用大数据和云计算技术，把碎片化的静止的档案数据资源统一为整体，同时形成智能化档案信息库。依托于接口技术来促进学生管理部门、教务管理部门以及学校安保部门等相互之间的联系。另外还应当提供校外用户查询服务，为一些毕业之后的学生带来查询服务，为其提供就业审核、考试证明以及户口迁移等所需材料。由于学生档案关系到学生的隐私，为确保对档案数据信息的保护，可以设置不同的用户权限，借助于多元化的智慧服务，让职业学校管理人员和教师能够及时掌握学生的相关情况，分析可能出现的问题，从而有针对性地制定教育管理策略，为学生的成长与发展带来更多助力，同时也为企事业单位选聘和考核人才带来更加准确完善的学生数据信息。

3.4 加强学生档案重要性的宣传

职业学校应当把学生档案真正纳入整个档案管理工作系统中来，从而建立“大档案”管理格局，更好地协调人事档案、学生档案以及其他各类综合档案的管理工作。然而对于部分职业学校来说，很多管理层和档案工作人员尚未对学生档案的管理引起充分重视，特别是学生本人对档案管理的了解不够，对档案管理的作用和意义认识较为模糊，在日常的学习和生活中也不会去关注这方面的问题，因此不能够积极主动配合与支持学生档案管理工作。对此职业学校必须要开展好学生档案管理的宣传工作，选择在新生入学、实习实训、职业规划等过程中，借助于学校报纸、广播、微信公众号或者班级微信群来让学生了解学生档案管理工作的开展情况和对他们未来发展的重要意义，强化宣传，着重针对档案知识、规定、具体内容、利用价值等实施宣传。落实好职业学校学生的档案宣传教育工作，让其能够清楚了解到什么情况会记录在档案中，从而有助于对学生的教育和引导。学生对档案管理工作的了解程度逐渐增加，也可以理解到档案在很大程度上关系到自己未来的职业规划和社会发展，是企事业单位选聘人才的关键依据。有助于培养和提升学生的道德品质，激励其主动学习，不断创新，同时让学生树立较强的档案意识，重视并关注自己在毕业之后档案的去向，有效避免了档案丢失或者档案遗弃等问题的频频出现[5]。

3.5 确保数字化档案的安全性

职业学校学生档案管理工作的创新发展，为档案使用者带来极大便利的同时，也容易存在很多安全隐患。例如说学生档案的数字化信息化建设，其最大缺陷在于可能受到外部网络的攻击而导致数据库中的学生档案数据信息被泄露或者丢失。因此职业学校在推动学生档案管理工作创新的过程中要始终注意数字化档案的安全性问题，确保数字化档案材料的真实性与完整性。因此学生档案管理工作人员必须要不断增强自身专业素质能力，避免仅仅局限在单纯的档案信息操作上，还需要对数字化档案的存储、修改、重组等方面有所涉猎，进而更加准确地判定学生档案数据是否被窃取或者修改，促进学生档案数据安全管理水平的提升。与此同时，数字化档案管理也应当和纸质文件那样存在对应的存储介质，通常来说学生档案信息存储在特定的硬盘或网络系统之内，但不代表这些存储的信息是绝对安全的，如果存储介质受到损坏，其中的数据信息也会受损，所以在实际工作中，学生档案管理工作人员能够选择复制多份存档分开保存的办法，避免上述问题的出现。

3.6 提高档案管理人员综合素质

一是应当促进档案管理人员综合素质能力的培养，不断提升其思想认识，档案管理工作人员必须要树立较强的责任意识和大局意识；二是职业学校应当落实好学生档案管理工作人员专业水平的培养和提升，确保责任和义务的同时落实，在出现错误之后要明确相关人员责任，同时组织进行培训教育活动，强化档案管理工作人员的培训；三是应当尽快选聘和培养更多复合型人才，确保其不但能够拥有较高的综合素质能力，同时也能够熟悉掌握计算机信息技术知识，从而保证学生档案管理工作效率和质量的不断提升，确保学生档案管理活动的有序开展，真正发挥出学生档案管理的价值与作用[6]。

综上所述，职业学校学生档案材料是对学生在学校中学习与生活情况的客观记录，对于他们未来学习和就业都具有非常重要的帮助。因此档案管理工作人员必须要始终坚持对所有学生负责的态度，对学生档案予以严格管控，针对管理工作中存在的问题必须要第一时间采取有针对性的措施予以处理，灵活应用现代信息技术手段来构建更为科学高效的学生档案管理系统，更好地为广大师生服务。

4 结语

总而言之，推进学生档案管理工作创新与改革当前一项非常重要的工作，对职业学校档案管理部门来说，必须要真正利用好现代信息技术，促进档案管理模式的优化与创新，确保学生档案管理朝着更加科学化、规范化的方向迈进，不断提升学生档案开发利用效率，充分发挥出档案管理工作的价值与作用。与此同时，对于职业学校学生档案管理工作来说，必须要建立健全管理制度，推进信息管理系统建设，开展好档案管理宣传工作，加强档案人才队伍培养，结合实际情况制定有针对性的学生档案管理对策，确保广大学生更好地成长与发展。