浅谈医院行政档案管理常见弊端及优化措施

李 璐

（银川市口腔医院，宁夏 银川 750000）

通过提高档案管理水平，完善档案管理工作机制，对重要文件以及资料进行完整保存，能够推动医院的高效运营。所以，医院领导应当重视行政档案管理工作，以此来提升医院的综合实力，通过确保资源的有效共享、完善监管体系来帮助医院各项工作的顺利进行，进而完成医院的任务以及目标。

1 医院行政档案概述

医院行政档案是其中的主要档案类型之一，行政档案就是医院实践过程中形成的档案资料，其中记录着医院党群、行政、医疗与人事等方面的内容，一般会通过纸张、电子以及视频为载体进行记录。医院行政档案的特点有：1）社会性。通过对医院实践活动的记录与总结，能够更好地促进社会生产。2）历史性。通过以前的医院行政档案的记录信息，能够对医院今后的工作方式带来新的思考。3）原始记录性。通过对过去的发生过的事情进行记录，部分重要的业务文件可以成为法律依据，以此来体现档案的价值。所以，对于当前的医院档案管理工作来说，还需要进行档案管理的创新工作，以此来改善医院档案管理机制，建立健全的监管体系，进而提升医院档案管理水平。这样可以防止医院发展的过程中偏离发展方向，使医院的档案管理进一步实现规范化以及制度化，增强医院的医疗水平，题号医院的社会效益。另一方面，随着医院的逐步改革，对档案管理方式进行创新还可以提高医院档案的应用效果，以此来促进现代医疗事业可以顺利发展。

2 医院行政档案管理工作的常见问题

1）档案管理的现代化水平不高。目前大部分的医院仍然通过纸质手工的保管方式，这种方式的保管环境不佳，同时编制缺乏科学性，这就使得在查找档案的过程中非常麻烦，在很大程度上降低了档案的使用效率。同时，当前的档案管理基础设施也应该相应的重视。在档案管理的信息化建设过程中，对于服务器与存储器的需求量是非常大的，并且还需要通过专业的软件来进行档案的录入与管理工作，同时，平常的维护管理工作也是必不可少的。因此，对于档案管理工作的资金投入不仅只是硬件设施，还要考虑的日常的维护工作。目前，医院对于全面维护的资金投入还相对较少，使得档案管理的基础设备比较落后。

2）管理体系不完善。可以说，在目前我国大部分的医院档案管理制度还是不完善的，相应的管理体制落后，严重阻碍了医院的正常发展。而通过相应的调查，我们能够发现造成这一问题的主要原因是相关的医院档案部门对行政档案管理没有进行专门的规定，从而就造成了对医院档案的管理没有统一的标准，另外，在医院发展中难免会出现档案丢失的问题，大部分的医院却对于档案管理人员没有相应的惩罚，使得医院档案管理人员对档案管理的规定置之不理，而且，不能严格执行，从而对医院档案管理规定的落实工作产生了不利的影响。

3）人员素质问题。现阶段，医院行政档案管理部门在人员方面还存在着许多问题，其中最主要的就是管理人员短缺，整体的管理水平较低。尤其是专业的信息化人才，其中即具备信息化专业水平，又掌握档案管理的人才是十分缺乏的，这就导致了医院配置的信息化设备发挥不出相应的作用及价值。比如对于电子文件和档案信息的采集、储存和维护工作，如果档案管理人员不够了解信息技术，对于庞大的档案资源信息就没有办法进行充分地利用，导致工作效率受到影响。

3 相关问题的优化措施

1）增加硬件设施投入，优化档案管理流程。医院在进行档案管理的信息化建设时，为了能够进一步发挥大数据技术的优势，就一定要重视基础设施的建设工作。首先，医院行政档案的相关管理人员一定要对医院的实际情况以及需求进行分析，然后明确更新设备需要的资金，把需要用到的基础设施通过表格列举，以此来对计算机的相关硬件设备进行采购，同时还要重视对软件系统的制作以及采购，进而为计算机的基础设施建设打下坚实的基础。其次就是平时通过大数据技术进行档案管理工作的过程中，医院应当安排专业人员对计算机基础设施以及软件系统进行定期的检查、更新以及维护，进而为软硬件设施的稳定运行提供保障。如果医院的自身条件允许，那可以组建一支专业团队来对档案管理的软件系统平台进行积极研发，这样就能够根据医院对于档案管理的实际需求来设计制造出最为适合自己的档案管理系统软件以及平台，以便于进行档案资料的采集、存储、分类归纳、处理、提取、检索等各项操作。例如，研究人员能够结合信息化网络科学技术来建立健全的电子档案自动化管理系统，这样不仅能够在医院档案管理的过程中实现即时上传、采集、接受以及整理相关内容，还能够避免发生文件资料缺失或者混乱的情况，进而实现网络化服务平台的构建。通过信息化网络科学技术，就可以让医院的档案管理部门利用系统来进行有效运营，以此来让医院员工的档案资料可以在平台内部进行共享化，避免发生重要的资料数据难以有效合并与应用的问题，进而提高档案资料的实际应用价值，提高医院的档案管理工作水平，实现医院的进一步发展。

2）创新医院档案管理体系，完善医院档案管理制度。为了能够让档案管理人员高效率完成档案管理工作，就必须要形成专门的档案管理机构，根据不同类别来对答案进行区分，从而让档案管理人员都能够各司其职，还要保证每个工作人员手里的档案信息都要做到及时共享。另外，医院还要促进档案管理工作人员之间的沟通和交流，完成不同工作人员对档案管理工作的需求，这样可以形成针对性的档案管理和收集，有利于不同工作部门及时调取到自己所需要的档案。医院还可以设置一些与档案管理工作相符合的奖惩制度，激发档案管理工作人员的积极性，鼓励底层人员能够提高对档案管理工作的认识，认真对待档案管理工作，并且要及时对档案管理工作过程中出现的问题进行解决。医院可以根据档案管理的工作性质来编制相应的管理制度，要把条例管理的细节写入员工手册中，保证与档案管理工作相关的人员都能够正确处理档案管理工作。

3）强化档案管理队伍的建设。新时期下医院应当注重人才资源，对于人才加以培训和管理，要秉持着“以人为本”的理念，不仅要对档案管理人员的政治立场进行培训，还要对档案管理人员的工作态度以及工作能力等方面进行培训。第一，定期性的对档案管理工作人员开展必要的培训，积极从关联院校中录用具备专业管理能力的档案管理人员，持续性的为档案管理工作开展储备力量。第二，在规律的时间范围创新档案管理思想理念和专业技能，不断调动档案管理人员的工作热情和工作积极性。

4 结束语

综上所述，在医院的发展过程中，医院行政档案发挥着不可或缺的作用，尤其是在新时期发展背景当中，医院行政档案管理工作更加关键。因此，医院需要结合档案管理工作的实际情况，通过科学有效的方式进行改革，进而让档案管理模式更加完善。但是，档案管理工作有着长期性的特点，因此医院内部的领导应当予以相应的重视，通过强化档案管理队伍的建设来让医院档案信息得到更加充分的应用，进而提高医院档案管理工作的水平。