基层档案馆档案管理工作中存在的问题分析

黄 皓

（耒阳市档案馆，湖南 衡阳 421800）

档案是很多企业开展业务的重要基础，基层档案馆中存放着众多档案，这些档案能够为机关的工作带来便利，便于查阅和参考。所以提升档案管理馆的管理工作水平迫在眉睫，这就需要我们从目前存在的问题着手，逐个击破，以提升档案管理工作水平。基层档案馆的管理工作主要分为：档案收集；档案整理；归档查找；档案维护。以下是我国档案管理馆目前存在的主要问题。

1 基层档案馆管理工作中的问题

1.1 不够重视档案管理工作

目前我国最大的问题就是基层档案馆没有足够重视档案管理工作，很多基层档案馆依然认为档案管理不重要，可以适当延后整治。这也就导致了相关人员对管理工作的态度不认真，并且因为没有足够的重视，很多人员认为档案管理只是简简单单地整理拜访，没有技术含量也就意味着没有未来发展空间，所以很多年轻人并不愿意做档案管理工作，也没有专业人员进行监督管理，所以很多管理人员糊弄作业导致管理工作质量效率下降。

1.2 资金投入不足，基础设施落后

我国很多基层档案管理馆由于重视程度不够等原因，没有投入足够的资金导致基础设施落后，给管理工作带来不便。比如很多档案管理室通风不好、防虫防霉措施不完善等问题。并且很多的基层档案馆并没有一个专门的档案室，只能跟其他工作室合并使用，档案室中布满杂物，使档案管理工作难以展开。

1.3 完整档案收集困难

首先，由于很多档案为了调用方便，可能没有存放在基层档案馆的综合档案室中，而是放在个人或者下级部门处，这就使档案馆收集的档案完整性得不到保障，使工作难以展开。其次，我国目前档案馆中的档案收集依靠档案管理人员主观判断，由管理人员判断该档案是否需要收集整理，但由于大多数档案管理人员专业知识匮乏，没有正确的认知，所以导致档案收集质量低下。

1.4 档案管理制度不规范

我国目前的档案管理制度更加偏向于书面，各界专家积极研究理论知识，并没有切实的融入到实际操作中。管理人员依靠自身意志来确定档案保管的要求和时间，这种浮于表面的工作导致工作开展极其困难，导致档案归类不及时，大多数相关档案分类混乱甚至丢失。

1.5 缺乏相关专业人士

目前我国档案管理馆中的工作人员虽多，但全职人员缺乏，管理人员多为兼职，所以对相关工作的熟悉度不够，难以胜任。部分地市级的档案馆经常会有工作调动等问题，所以新入职的人员对该地档案馆不熟悉是正常现象，等到熟悉之后经常会面临下一次调动的问题。并且很多管理人员并没有接受过专业培训，不具备专业素质，所以专职人员缺乏、管理工作效率低下。

2 管理工作问题分析及解决方案

2.1 加大对档案管理工作的重视度

各部门领导应当重视起档案管理工作，将档案管理工作指导纳入日程，使员工感受到上级的重视度。可以采用多媒体等方式进行宣传，比如电子杂志、微信、微博等方式宣传档案管理工作的重要性，改善档案管理工作在大众心中的刻板印象，使基层重视起档案管理，并且上级应当积极监督基层档案馆的管理工作，让我国档案管理真正能起到应有的作用。

2.2 加大基础设施的研发及使用

首先，政府应当加大对档案管理工作的资金支持，每年拨出合适的预算进行援助，比如购买以及维修空调、电脑、扫描仪等档案管理需要的基础设施。第二，基层档案馆应当用资金购买更多的基础设施，如质量更高的档案柜，单独用一间房作为档案管理工作室，完善档案室的通风以及除湿，避免档案受到虫蛀、受潮等损伤。第三，应当积极研发能够帮助管理人员的设备，在我国科技飞速发展的如今，档案管理与高新技术结合已经成为未来我们需要主动探讨的问题。

2.3 建立完备的档案管理制度

首先，专业人士不应该仅仅制定理论性的文件，应该跟当地基层档案馆积极沟通，根据基层档案馆的档案管理要求和特点制定具有针对性的制度，如档案分类规则和档案保留时限。第二，明确责任分工，使各部门人员所做工作书面化，建立各个岗位的责任制，让“偷懒耍滑”变得不可能。第三，可以采取年终绩效考核等方式让员工重视起档案管理工作，让越来越多的专业人员参与进来。最后，可以制定有关法律文件，来加强档案管理人员的法律观念，让管理人员依法行事，加强执法力度来使基层档案馆的档案管理工作日渐完善。

2.4 加强专业人士的培训

尽量使用全职的档案管理人员，减少人员工作调动，让档案管理人员更加适应基层档案馆的要求和特点，方便后续工作的展开。通过交流会等方式积极开展专业人员的培训，规范什么档案该收，什么档案不该收的要求，除了纸质文件，光盘等电子文件如果具有归档价值的文件也需要进行收集，并且规范收集以及存储的要求，将“档案管理工作没有技术含量”这种思想进行根治，使更多的人意识到档案管理工作所需的专业性，让管理人员做到主动收集档案，主动关注档案收集不及时的原因，以此来提高我国基层档案馆的档案管理工作效率。

2.5 加大档案来源的规范性

我国很多基层档案馆是有一套档案归档要求的，很多企业以及机关的档案由于规范性不够，达不到进入基层档案馆的要求，这就使基层档案馆的收集工作变得困难，大部分档案员并不是专职人员，让他们对档案进行多次修改会耗费很多精力，显然不太现实。所以应当让基层档案馆的专业管理人员积极与企业以及机关进行沟通，必要时可采取专业汇报等方式让基层对档案的规范有更深入的认知，减少修改次数加大效率。或者当地基层档案管理馆应当根据本地档案的特点制定独有的归档要求，让档案管理工作更加正规且具有针对性。

3 结束语

随着我国社会的不断进步以及变化，社会对我国档案管理工作的要求越来越高，相关专业人员应重视起来，深入探讨目前存在的问题，并加大整改力度，用更具针对性的方法改善我国基层档案馆的管理工作水平。在科技发展迅速的背景下，老旧的管理体制已经并不适用，未来我们应该考虑采用高科技的方式进行管理工作。相信未来通过各行政部门的支持，我国基层档案馆的管理工作会越来越完备。