新时期事业单位档案管理工作创新思考

王小颍

（滨州市住房和城乡建设局技术培训中心，山东 滨州 256600）

档案管理工作具有较强的基础性，做好档案管理工作，可为单位内其他部门提供服务和帮助，更好地为事业单位的长远发展提供有效推力。但档案管理工作内容较多，档案资料量较大，且很多工作流程较为复杂，在新时期下若还沿用以往的管理方式，不仅会降低档案管理效率，还会对其他部门的工作开展以及事业单位整体发展产生阻碍作用。所以事业单位管理人员需对档案管理现状加以分析，提高重视，以新时期发展需求为基础条件，充分借助信息技术手段，制定具有创新性和适用性的管理对策。

1 新时期事业单位档案管理现状分析

1）档案管理制度有待改进。档案工作人员遵循管理制度开展档案管理工作，才能提高档案管理的规范性和合理性，但目前多数事业单位的档案管理制度均存在问题，主要针对以下几方面做出分析。（1）档案管理制度在制定时并没有充分考虑事业单位自身的运营情况和发展需求，更多情况下只是套用一些其他单位或企业所制定的制度，使得档案管理制度缺少针对性和适用性。（2）新时期背景下，在优化档案管理工作过程的同时并没有对档案管理制度条例内容进行完善，使得制度与新时期事业单位的发展需求不相符[1]。（3）档案管理制度在制定后未得到有效落实，多数情况下流于表面，长期维持会降低档案工作人员对制度的正确认知，难以遵循制度要求展开各项档案管理工作。

2）缺少对档案管理的重视。对于事业单位来说，档案管理工作的地位并不高，很多管理人员认为档案管理工作不重要，只需要安排相应的人员完成档案资料的收发等管理工作即可。当管理人员缺少对档案管理的重视度，自然无法在新时期背景下，对档案管理作出相应的创新和改进。这种情况下事业单位管理人员也不会对档案管理工作人员的工作行为、工作需求等方面进行关注和管理，导致工作人员的工作效率下降、负面情绪增多，滞后档案管理进度。

3）档案管理信息化水平低。新时期背景下信息技术应用于各个行业领域，大数据、云计算等先进技术，以及智能设备、监管系统等，都能够为行业领域的高效发展提供有效推力[2]。事业单位档案管理也需要顺应新时期发展要求，将信息技术及先进手段与档案管理有机融合，弥补原有档案管理的不足，提高档案管理效率。但目前很多事业单位并没有结合档案管理的具体情况，选择合适的技术和设备，以及在信息技术应用时也只是将其用于基础的档案管理中，未有效发挥信息技术的作用价值。

4）档案管理工作人员能力不足。首先档案管理工作人员在日常难以接受到专业的知识技能培训，对一些新管理方法、新技术等不予了解，其次事业单位对档案管理工作人员的薪资待遇和工作考核方面未加强重视，使得工作人员的工作需求得不到满足，进而丧失工作积极性，逐渐降低工作能力。

2 新时期背景下事业单位档案管理工作的创新策略

1）完善档案管理制度，增强制度落实效果。首先事业单位管理人员应对内部现有的档案管理制度进行分析，了解现阶段档案管理工作内容及发展需求。积极借鉴其他企业优秀的档案管理制度或管理经验，结合单位内部档案管理实际情况，对档案管理制度作出优化完善。促使所制定的档案管理制度更符合事业单位自身的经营发展情况，具有较强的针对性和全面性。其次在制度制定后，事业单位应指定专业管理人员提高执行力，增强制度的落实效果[3]。在日常管理中，加强对档案管理工作人员的监督和管理，并严格遵循制度对工作人员出现的各种行为进行相应的处理。这样才能突出制度的作用，也能够更好地约束工作人员，强化工作人员对档案管理的认知与重视。

2）更新管理观念，加强档案管理重视度。新时期背景下，事业单位都在对管理方式、管理内容等方面进行创新改进。基于此情况下，事业单位管理人员更需要以新的管理观念对待档案管理工作。在日常管理过程中，做好相应的宣传和教育工作，让单位内部各部门及人员都能够正确了解到档案管理工作开展的意义，以增强全单位对档案管理的重视度。同时，为了更好地促进档案管理与新时期发展有效接轨，事业单位鼓励全员参与到档案管理中，共同为优化档案管理工作提供创新想法和建议。

3）优化档案管理资源配置，提高人员管理能力。一方面事业单位需要对档案管理工作的资源重新进行优化配置，首先调查了解档案管理工作人员的具体情况，做好能力评估，合理调整岗位，能够让每一位档案管理工作人员都能够发挥个体优势。其次对档案管理工作人员的薪资待遇进行调整，多询问工作人员的想法和需求，保障其基本权益，才能增强工作人员的责任心与积极性，以及为工作人员提供可晋升的空间。另一方面积极引进优秀人才，要求档案管理工作人员需持有相应的职业资格证书，职业道德、思想行为等方面优良，且工作能力达标。对已入职的档案管理工作人员展开培训，主要涉及档案管理方面的理论知识、实践技能，以及信息技术手段的操作方法等。另外，还需要根据档案管理工作内容、岗位等条件，制定相应的考核评估机制，能够对工作人员的日常工作进行考核管理，促进工作人员在提高能力的同时提升专业素养。

4）合理应用信息技术，推动档案管理信息化发展。事业单位需要加强信息技术在档案管理中的应用力度，借助大数据等信息技术，互联网、智能设备等有效手段，搭建档案管理网络系统和平台，实现对档案数据资料的自动化采集、处理分析和存储[4]。在选择软件设备时，需要考虑软件设备的安全性能以及适用性。档案管理工作开展中，虽然电子档案的形成能够提升管理效率，但同样需要做好纸质档案的管理工作，在档案室内安装监控系统、消防系统等智能设备。同时在计算机上安装防火墙及杀毒软件，对一些私密重要的档案资料通过人脸识别、二维码验证、安全密钥等方式进行加密。定期安排技术人员对技术和设备进行维护升级，以及做好档案资料的备份工作。为突出档案管理工作在事业单位内部的重要地位，还应利用信息技术建立内部共享平台，部门人员可通过共享平台实时获取相应的档案资料，也能够实现信息数据的交流传递。另外，为了体现档案管理工作的服务功能，事业单位应研发或使用相关APP，进行线上服务，社会大众可直接通过登录APP的方式查询想要的文件资料。

3 结语

综上所述，新时期背景下，事业单位需要认识到传统的档案管理模式存在较强的不合理性，难以推动事业单位实现长远发展。所以在现阶段及未来发展中，应更新观念，重视档案管理，通过完善档案管理制度、优化档案管理资源配置、提高人员管理能力、合理应用信息技术等方式对档案管理工作进行创新优化。这样才能符合新时期信息化发展特点与要求，为事业单位更好地向社会提供服务做好基础准备。