事业单位档案管理中存在的问题与策略

2021-04-15冯树梁

卷宗 2021年10期

冯树梁

（泰山区基层党建指导中心，山东泰安 271000）

档案管理工作对事业单位有很重要的作用，由于档案中储存的资料信息不能泄露，因此档案管理工作的保密性和政策性较高，不仅需要工作者专业性强，对素质更有更高的要求。档案管理工作与事业单位信息利用率有密切关联，影响着事业单位信息资源的有效开发。现如今各个行业都会对信息进行统一收集管理，档案管理无疑是单位运营的重要环节，是事业单位信息的重要载体和主要信息源。

1 目前我国事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 事业单位缺乏档案管理意识

长期以来，事业单位对其事业项目非常重视，但档案管理意识淡薄，对档案管理工作不够重视，只是简单地进行档案的存储管理，将档案资料放到对应的位置，确保其不被破坏、不丢失就行了，忽视了档案管理工作存在的其他问题。管理者工作松懈，积极性不高，在工作时经常出现差错，丢失、错位等等屡见不鲜，缺少相关法律制度了解，从而使整个事业单位的工作效率脱节。

1.2 档案管理工作者的综合素质较低

由于事业单位对档案管理工作不够重视，在招聘时对管理者的要求比较低，不追求应聘者的专业能力、业务水平和职业道德等，因而招聘到的档案管理者缺乏专业的管理技能，在管理档案时，不能按照时间、地区、事件等等来进行存放区域的合理规划，在存取档案时不够小心谨慎，经常造成档案的损坏，档案多时容易发生丢失，错放等重大失误，使整个档案管理变得混乱，事业单位在进行档案的调阅时，不能及时查找到档案的所等问题，都阻碍了事业单位的工作效率。

1.3 传统档案不能被有效利用

虽然当前已经步入了信息化时代，但仍有不少事业单位采用传统的纸质档案管理模式，传统纸质档案数量大，相对工作量就大，工作复杂工作时一不留神就可能出现差错，发现问题进行补救时更是显得毫无头绪，面对庞大的档案数量就如同大海捞针，非常困难。因此传统档案的有效利用率非常低，每一次查阅档案管理员都会面临庞大的工作量，致使管理员工作积极性差，工作松懈等等，调阅档案花费时间过长，另一方面事业单位档案资料的时间花费的时间过长，导致工作效率变低，久而久之传统档案的使用率自然会变低，档案的作用不能被充分发挥。

1.4 没有落实档案管理制度

很多事业单位的档案管理制度只是大体上的归档、保管、利用等等，但不没有落实责任到人，导致档案管理出现事物找不到直接负责人，从而不能及时解决问题，对档案管理每个环节的细节问题没有进行标注，像档案的目录、详细分类存放、借阅的审查签字等细节问题不够重视，降低的档案管理的整体工作效率。

2 加强我国事业单位档案管理工作的策略

2.1 增强档案管理意识。

想要改变事业单位档案管理现状，必须要从思想上入手，加强工作人员的档案管理意识，使其明白档案管理对事业单位的重要性。档案是重要资料的保障，是事业单位工作使用率最高的参考资料，档案查找调阅的速度和完整性想象着工作效率和质量。另外事业单位也要对档案管理加大投入，不管是在资金还是制度上都对档案工作给予更多的支持，多进行档案相关知识的宣传，提高单位整体档案管理意识，促进档案管理工作顺利进行。

2.2 要提高档案管理工作人员的专业技能和综合素质

事业单位档案管理工作的效率和质量与工作人员的综合素质有着直接联系，综合能力强的员工能使档案管理变得井然有序，当需要进行档案收集和调阅时能迅速完成，且责任心强，不会出现外漏档案等不利违反制度的事情，极大程度上满足事业单位的档案需求。因而在对档案管理的工作人员进行招聘时，需要重点关注其业务能力、职业道德、综合素质等，进行全面考验，必须选出专业能力和职业道德都优秀的员工，并进行岗前培训、岗中考核，确保其能完全满足岗位需求，保持良好的工作习惯，使档案管理工作能够稳定进行。

2.3 完善档案管理工作制度

档案管理工作相对比较复杂，档案信息量较大且数量较多，处理起来相对麻烦，很容易出现差错。为了降低错误率，提高工作质量，要建立起一套档案管理工作的相关制度，将档案工作的各个环节、每个环节中的一些细节规范化，使档案管理者工作时有所依据，每一个员工都有自己的职责和权限，出现问题可以及时找到相关的工作者进行改善。这样才能在使档案工作流程秩序井然，为档案管理工作打好基础，提高事业单位的整体工作效率。

2.4 建立信息化数字化档案

随着时代的发展，信息化已成为社会的常态，医院、学校等许多地方都已经实现了数字化管理，事业单位加快数字化档案的建设已经是势在必行了。相比于数字化档案管理，传统档案管理模式就显得非常落后，工作量大，效率低。而通过计算机则完全可以轻松解决问题，需要什么资料通过计算机软件的查找，短短数十秒就可以完成，进行档案资料的修改等也是一样轻松。但是建立数字化档案必须拥有高强度的网络保护防火墙，不能被黑客盗取个人信息，造成社会影响。定期对数字化管理系统进行维护更新，不断改进工作系统，提高档案的共享性，使档案的利用率大大增强。