科技电子文件可信性研究与实践

杨 茹 崔静华 杨 林

（中国核动力研究设计院，四川 成都 610213）

0 前言

随着信息化的发展， 文件来源的电子化比重越来越大，电子文件归档管理的手段和条件越来越成熟；数据容量越来越大，以多媒体数据为代表的海量数据信息对存储手段提出了越来越高的要求，非结构化数据正在成为数据库主体；网络的普及使得信息传递的手段以网络传递为主；越来越多的动态数据管理和过程管理需求取代了原来单纯的静态数据管理需求；对数据长期、安全存储以及可用性要求越来越关注， 信息系统建设遵循OAIS 标准成为未来趋势。

鉴于此，本文对科技类电子文件的可信性（即真实性、完整性、可用性、安全性）进行研究，分析企业电子文件管理的现状及存在问题， 并提出解决方案，为相关企业在科技类电子文件管理中提供借鉴和参考。本文不区分“电子文件”和“电子档案”，采用大文件观的概念统一称为电子文件，即文件和档案都是文件不同运动阶段的称呼。

1 研究背景

（1）国家信息化战略背景积极促进电子文件单套制归档实施。 当今世界，信息技术创新日新月异，以数字化、网络化、智能化为特征的信息化浪潮蓬勃兴起。 互联网＋、大数据、人工智能迅速发展，网络强国、数字中国、智慧社会建设初显端倪。 我国在2016 年发布了《国家信息化发展战略纲要》，规范和指导未来十年国家信息化发展。 互联网与商业结合使电子商务方兴未艾，互联网与工业紧密结合使工业互联网、智能制造迅速发展。 信息技术的进一步深入应用，使文件数据化、电子化趋势更加明显，仅靠传统手工管理无法完成。 建设数字档案馆，实现档案工作对电子文件和电子档案真实、可靠、完整和安全的管理，是国家信息化发展对档案工作的必然要求。

（2）核电行业要求数字化交付。随着信息技术的发展，核电行业领域使用的软件日益增多，产生的非通用的电子文件格式也越来越多， 传统的纸质文件交付方式已经不能够满足实际工作的需要， 电子化交付和利用是未来发展的趋势。 尤其是随着三维技术的发展和三维模型的应用， 三维模型协同设计逐渐引入核电领域并产生了大量的三维数据。 三维模型比二维的文件图纸更直观容易理解、更精确，能提高设计效率和新产品的研制周期。 但是三维模型作为一种特殊的电子文件，在管理体制、标准规范、技术方案等方面存在不完善的地方， 尤其是面临长期保管和利用的问题。

（3）企业实际情况要求实施电子文件归档。 企业承担的科研、工程项目增多导致文件数量激增，部分企业缺少相应的信息系统，或者现有的信息系统存在功能和技术上的缺失不能保证仅归档保管电子文件便可使项目文件完整、安全、系统，必须实施双套制管理模式， 纸质送审流程耗费了大量的人力和时间成本。 还有企业档案库房空间已经严重不足，不能满足现有纸质文件的存储条件。

2 意义

本文通过对电子文件可信性的研究从而保障电子文件的长期保存和利用，具有重要的意义。

（1）利用新技术、新理念提升企业档案管理平水和技术水平。 一方面优化文档的著录、组卷等业务处理流程提高文档管理效率； 另一方面简化审批流程，优化检索和利用体验提高查准率和查全率，更好地满足科技人员的文档利用需求。

（2）推行电子文件管理取代纸质文件管理，减少人力耗费，缩短送审流程，提高工作效率。

（3）缓解库房压力，缩短库房工作人员耗费在纸质文件上架借阅等传统管理工作的时间，可以有更多的精力和时间从事档案开发利用工作，深入对库藏资源的挖掘，发挥档案人员应有的价值，使人尽其才，物尽其用。

3 科学技术研究档案管理规定

参照《科学技术研究档案管理规定》上述规定，企业内部形成的仅以电子形式保存的科技电子文件应同时满足以下要求：

（1）来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（2）使用的科研、工程业务系统能够准确、完整、有效接收和读取电子文件，能够输出符合国家标准归档格式的电子文件，设定了校对、审核、审定、批准、质保核查等必要的审签程序；

（3） 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用科技电子档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了与相关联的其他纸质档案的检索关系；

（4）有防篡改措施；

（5）建立有效的备份制度；

（6）不属于具有永久保存价值或者其他保存价值。

为应对今后数字化交付的需求，企业应该在相关的信息系统中进行电子签名，满足业务合作伙伴的信息需求获得相关方认可， 符合国家和行业的法律、标准要求。

4 企业电子文件管理现状和存在问题

4.1 缺少电子文件管理的顶层策划和规划

企业缺少电子文件管理的策划，缺少顶层管理性文件，没有清晰的企业电子文件管理的目标，没有统一规划技术方案、技术路线、实施途径及与单位信息化的关系等。具体表现之一是没有统一规划应归档的电子文件种类。大多企业统一管理单位内部最终版本的科技文件，业务多、文件种类繁多、信息技术局限及实际情况等因素造成过程性电子文件、 设计数据、实验数据、软件等未能实现归档，或者分散保存在不同的系统中独立存在没有建立关联，这些文件或数据有很多涉及技术、管理信息，其科学管理有利于保证各项技术、管理活动的正常、顺利进行。

4.2 信息化水平参差不齐

企业信息化水平差距较大，诸多主客观因素导致有的企业没有电子文件管理系统，还处于纸质文件管理阶段。大部分企业都建立了一个或者多个信息系统管理文件、期刊、标准等信息资源，但是部分系统没有接口留存，限制了信息资源的共享和利用。 信息化的发展使得企业内部存在众多业务系统适用于不同的项目或者产品，这些业务系统产生的文档和数据未能完全归档。所有文档管理系统毋庸置疑支持文字和表格版本的文件，但是并不完全支持三维模型、声像文件等格式的电子文件。但是随着信息化多媒体的发展声像文件的数量将越来越多，这对信息资源管理系统的功能提出了更高的要求。各系统之间元数据名称不同，有的系统没有预留接口或缺少维护更新的技术人员难以进行集成实现集中管理和提供利用。可见目前信息资源管理的集成化程度尚待提高，信息资源管理系统需要优化集成。

4.3 文件的真实性、完整性、可用性、安全性问题

电子文件的可信性通过对其真实性、 完整性、可用性、安全性的检测来实现。 虽然现在的信息管理系统开发对于文件真实性、完整性、可用性、安全性都进行了缜密的设计和部署，但未从档案学的视角进行整合和可视化结果展示。 国档局在2018 年组织召开的企业数字档案馆（室）建设试点启动会上明确要求新建的档案系统都必须具备四性检测功能，但是大多已有的电子文件管理系统没有四性检测功能，限制了企业电子文件可信性。

4.4 电子文件的长期保存问题

但是随着信息技术的日新月异变化， 文件的格式、生成文件的软件，或支持软件的操作系统和硬件都在发生变化并呈加速趋势。目前企业一般只保存通电子文件，忽视相应的软件硬件的管理，这对于常见的OFFICE、PDF 等通用格式的文件是没有问题的，但是可能会导致之前归档的需要专用软件才能打开的数据、软盘、磁带等特殊格式或载体的电子文件存在打不开、用不了的风险。此外，部分企业未制定科学合理、切实有效的电子文件备份策略，缺少异地备份与容灾机制，影响电子文件的长期保存和利用。

5 解决方案

为保证科技类电子文件的可信性，企业应从管理和技术上确保电子文件的可信性。

5.1 制定电子文件管理制度、程序确保可信性

企业应根据国家的相关规定《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《基于文件的电子信息长期保存》（GB/Z 23283—2009）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018） 制定电子文件管理规定，如业务系统数据管理规定、电子文件编写、校对、审核、审批、质保等规定。 企业通过这些制度、程序全面规定业务系统产生的科技文件或数据的编、校、审流程以及信息分发要求，明确各部门在电子文件管理的职责和具体的工作流程、程序，规范各项目在设计数据与流程管理系统上开展设计工作，从而达到提高设计质量和设计效率的目的。

5.2 文档一体化的信息系统保障电子文件可信性

企业信息系统应实现文件编写、 校对、 审核、审定、批准、质保、归档等所有流程的文档一体化管理，确保电子文件的所有流转环节在封闭的信息系统中进行，实现电子文件的全生命周期管理。 对于存在多个业务系统且和档案系统分开运行的企业，应开发业务系统和档案系统的集成接口，共同组成电子文件管理系统的闭环流程，同时在归档环节、移交和接收环节、长期保存环节进行电子文件四性检测，保证企业科技类原生电子文件的可信性。

5.2.1 明确审签、修改的要求

在电子文件管理的流程环节中采用科学、合理的技术和措施保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，实现了文档一体化管理。

（1）电子审签

电子审签管理将实现设计数据以电子数据为中心的管理方式，保证电子数据的有效性，其应用基础主要涉及下面几点：

一是建立合理、有效的产品数据分类体系和电子审核流程，对产品数据的签审进行规范，保证电子数据的有效性，提高签审效率；

二是建立有效的产品数据电子化管理制度，确保电子审签的有效性及电子仓库数据与现行文件的一致性。

（2）文件修改

流程审批过程中，只有编制人员（流程提交人）在才能对图文档进行修改，其他审批人员不能对图文档进行修改，而且只有图文档处在文档编制或修改环节创建者才能进行修改， 在其他签审环节不能进行修改； 如必须修改， 则由项目管理部门发起申请修改后，申请通过后再进行修改。

5.2.2 实施科技电子文件四性检测

企业应参考DA/T 70—2018《文书类电子档案检测一般要求》中规定的文书类电子文件真实性、完整性、可用性、安全性检测的指标及实现方案，调研行业内外电子文件的四性检测方案， 结合本企业科技文件、档案管理流程，构建适合自身的科技类电子文件真实性、完整性、可用性、安全性检测的指标及实现方案，实现电子文件归档和电子档案移交、接收、长期保存过程中的真实、完整、可用和安全。

四性检测分为自动检测和人工检测。由系统直接处理的检测内容，要求在电子档案系统中对于每一项检测要记录时间、检测结果，以查询报表的形式提供给用户。 由用户人工操作的检测内容，要求对于每一项检测要记录操作人、操作时间、检测结果，以查询报表的形式提供给用户。

5.3 使用电子签章满足数字化交付文件的可信性

《中华人民共和国电子签名法》 中第一章总则的第二条对电子签名定义为：“本法所称电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。 ”那么什么是具备与手写签名或者盖章具有同等的法律效力合法、可靠的电子签章呢？ 该法第三章电子签名与认证的第十三条明确规定：“电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：

（1）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

（2）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

（3）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

（4）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。 ”

经过调研， 市场上符合这些要求的产品以金格iSignature 电子签章系统为例，符合《中华人民共和国电子签名法》关于“可靠电子签名”的合法性条件，声称“与手写签名或者签章具有同等的法律效力”。 同时，该产品已经在我单位公文管理系统中应用。 但是电子签章和电子文件的原始性、真实性及长期保存又有一定的冲突， 在对外提供利用时加盖电子签章，在作为档案保管时需要去掉电子签章。我单位将计划探索电子签章在项目电子文件管理中的应用，应对以后进行数字化交付需要满足业主及合作单位对于电子文件的共同认可。

5.4 制定备份策略实现电子文件的长期安全保存

备份就是将数据以某种形式保存下来，备份的根本目的在于恢复，在这些数据丢失、毁坏和受到威胁的时候，使用数据的备份来恢复数据。 通常一套完整的备份系统包含备份软件、 磁带机/磁带库和备份服务器，具体的备份策略的制定、备份介质的管理以及一些扩展功能的实现，都是由备份软件来完成的。

电子文件的备份策略主要包括：备份设备、备份地点、备份数量、备份对象、备份介质管理等内容。 对于传统的离线备份，《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2016）中要求“电子档案离线存储介质至少应制作一套。 可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况，制作第二套、第三套离线存储介质，并在装具上标识套别” 。 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38—2008） 要求异地备份要避免自然灾害损坏， 选取相距300 千米以上，不属于同一水系、同一地震带、同一电网的地点进行异地备份存储。 除此之外，分布式存储的云计算可以满足现代化的在线备份需求。

6 实践

我单位承担的国档局企业数字档案馆（室）建设试点项目推动了本单位科技电子文件的深入研究和实践。 理论方面我单位根据国家的相关标准、规范对电子文件管理进行相关的研究，重点研究原生电子文件归档的可信性，从制度和工作流程上规范电子文件生成的有效性，分析电子文件流转过程中存在的潜在风险，采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件归档的可信性。 实践方面，我单位对核心业务系统和科技档案管理系统进行全面升级，真正实现文件全生命周期管理。在实现传统电子文件管理功能的基础上实现校审信息、变更信息等过程性文件的归档和电子文件真实性、完整性、可用性、安全性检测等功能，保证设计所电子文件的可信性。

目前，我单位主要业务系统中产生的设计文件均只归档电子版本，该模式已获得上级档案业务主管部门同意和业务单位的认可。主要通过以下三种措施保障该业务系统归入档案系统的文件的可信性。

（1）该业务系统产生的科技文件实时向档案系统归档，实现文档一体化管理，信息系统闭环设置保证了通过严格的电子审签流程输出文件的可信性。

（2）电子版本对外输出时加盖我单位认证标识。

（3）发布质保程序保障该业务系统产生的电子文件可信性。

7 结论

该文对于电子文件可信性的研究和管理实践，有助于推进科技类电子文件单套制归档的实施，具有较强的借鉴意义。企业在立足做好传统二维文件可信性的基础上探索图纸的可信性，计划做好三维模型管理的实践。顺应国家和行业的信息化发展要求规范三维电子文件元数据采集方案和归档制度、规范，满足即将到来的核电数字化交付的发展趋势。