利用OmniPlan进行学生资助业务管理的方法研究

2021-04-14李健

卷宗 2021年8期

李健

（北京信息职业技术学院学生处，北京 100015）

1 项目管理的概念

“现代项目管理的理论认为：项目管理是运用各种相关的知识、技能、方法与工具，为满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望，所开展的各种计划、组织、领导和控制等方面的活动。”[1]

现代项目管理的理论和方法的创建可以追溯到工业革命之初，起初发展十分缓慢，直到20世纪初现代项目管理的理论和方法才开始加快发展和完善，“例如，亨利·甘特发明的“横道图”（即甘特图）就是20世纪初出现的早期近代项目管理工具。”在1950年至1980年期间，项目管理技术主要应用于国防部门和建筑工程方面。从本世纪八十年代开始，项目管理的应用扩展到其他工业领域（行业），如制药行业、电信部门、软件开发业等。

“美国项目管理学会(PMI)提出，一个有效的专业项目管理必须具备9个方面的基本内容：项目范围管理、项目时间管理、项目费用管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理、项目综合管理。”[2]

学生资助作为高校学工系统的重要业务，引入项目管理的方法和理念，有助于合理安排工作，提高管理效能。由于学生资助工作本身具有明确的目的性、制约性和过程性等特性，使得项目管理需要运用更为专业的技能、方法和工具，以便科学地开展资助项目管理活动。目前，市场上已经有大量专业的项目管理软件，例如：OpenProj、GanttProject、DotProject、TaskJuggler、Project、PHProjekt、OmniPlan等，本研究主要使用OmniPlan做为学生资助工作项目管理工具。

2 OmniPlan软件介绍

“OmniPlan是由总部位于华盛顿州西雅图市的Omni Group开发的一款规划和项目管理软件。2006年6月6日，该软件以公开测试版的形式发布。OmniPlan for Mac其功能相当Windows下的Microsoft Project。The Omni Group是一个专门为Mac、iPad和iPhone开发应用程序的公司。它多方位独特的生产力类软件获得了三次Macworld Editors’Choice大奖。”[3]旗下的OmniPlan for Mac是非常优秀的项目管理软件，功能强大的同时操作非常简单，界面又非常美观。OmniPlan具有以下功能和特点：

1）简单的任务管理：可以轻松的分配任务资源，通过摘要快速进入任务，追踪任务，方便清楚的了解项目进度。

2）有效的资源分配：通过OmniPlan可以在项目预算内准确地，有效地分配人员，材料，设备等资源。

3）清楚的进度把控：OmniPlan可以科学地进行进度把控，帮助并且控制项目中所有的细节。

4）直观的时间表：通过Gantt图表直观的显示出项目开始完成，以及每一个环节的执行时间，可以便捷的管理项目进度。

5）违规和关键路径：如果时间表出现逻辑错误OmniPlan将显示违例提醒，并对产生问题和可能的解决方案提出建议。

6）显示项目关键路径：OmniPlan可以显示项目的关键路径，以便更为准确的掌握项目所需时间。

3 在学生资助工作中的应用

3.1 任务的分解和创建

将资助项目按照业务条目进行分解成任务包，例如本专科学生资助政策包括：国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、国家助学贷款、基层就业国家资助、应征入伍服义务兵役国家资助、直招士官国家资助、退役士兵学费资助、生活物价补贴、洗澡饮水电话补贴、勤工助学、校内资助、绿色通道等。可以按照以上业务新建任务包，再将工作包分解成若干个任务。所谓任务，就是必须完成以使项目向前得以顺利完成的任何事情。每个任务都有其属性（例如，开始和结束日期、完成百分比和资源分配）。将任务组合到一起，就形成了一个任务包。此外，一个任务也可以从属于其他任务。例如：可以将“国家奖学金”新建为一个任务包，再将这个任务包分解为“发放评审通知”、“开展工作培训”、“院系开展自评”、“学校评审答辩”、“校内公示上报”五个子任务，并且根据工作要求设定每个子任务的计划开始时间和计划完成时间。

3.2 使用关联线连接任务

在学生资助业务开展过程中，各个子任务不可能同时完成，即使有充足的资源可以做到这点，项目的某些子任务也需要等到其他子任务完成后才能开始。这就需要根据各个任务对其他任务的状态的依赖性构建关联。OmniPlan总共有四种关联性分别是：

·完成‣开始是最常见的类型，即当任务A完成后，任务B才能开始。

·开始‣完成关联表示当任务A开始时，任务B才能完成。

·开始‣开始关联表示当任务A开始时，任务B才能开始。

·完成‣完成关联表示当任务A完成时，任务B才能完成。

建立关联时选择需要连接的两个任务，然后点按工具栏中的“连接”按钮。“完成‣开始”关联线会出现在这两个任务之间，起点是大纲中先出现的任务。也可以直接在甘特图中绘制关联线，方法是单击所选任务结束端的箭头并将其拖到下一个任务的起始端。例如：在“国家奖学金”任务中，只有“发放评审通知”后才能“开展工作培训”，这两个子任务之间就是“完成‣开始”之间的关系。

3.3 创建和分配资源

在完成任务关联线链接后，需要为任务创建和分配资源，学生资助业务中的资源是指项目必需的团队人员、设备及材料。新建的项目会自带一个默认的资源，在实际使用中还需要进行创建，可以在资源视图中添加资源，创建资源的方式与创建任务的方式非常类似。创建好资源后回到任务视图，选择任务，然后使用任务检查器的“分配”功能，选择资源名称进行分配。在资源视图中，可以通过将任务从“未分配”时间线（或侧边栏）拖动到资源的时间线来分配任务。例如：在“国家奖学金”任务中，对“发放评审通知”这个子任务，就可以分配一名职员负责完成此项工作，这名职员此时对于这项任务就是一个“资源”，将任务与资源进行匹配的过程就是分配资源。

3.4 更新任务完成情况

在实际业务开展过程中，难免会有项目无法在最初计划的时限内完成。因此建议在OmniPlan中定期检查项目的进度，并根据情况变化对其进行相应的更新。可以通过在任务检查器的“已完成”栏或“任务信息”部分编辑百分比来更新各项任务的进度。或者直接拖移甘特图中任务条的完成情况控点。如果每个任务都按计划进行，可单击同步更新工具栏按钮来将每个任务（或只是所选任务）的完成百分比更新到选定的日期。如果有本来计划现在完成但却没有完成的任务，可以点按重新安排工具栏按钮将其向前移动。