新时期医院文书档案数字化建设研究

宋山三

（重庆市急救医疗中心（重庆大学附属中心医院、重庆市第四人民医院），重庆 400014）

医院文书档案主要包含病人的病例、医院发展过程中的工作材料，以及人事调动、基础建设材料等等多方面的资料与内容。医院文书档案记录了医院各个发展阶段的重要信息，对于医院日常管理与发展而言有着重要的意义[1]。所以在新时代之下，加强医院文书档案管理工作，推动医院文书档案管理智慧化、信息化发展已经成为当下医院提升管理水平与管理效率的有效手段。因此，当前医院应注意分析自身在文书档案数字化建设中存在的问题，然后结合医院实际情况构建对应的文书档案数字化建设策略。

1 医院文书档案数字化建设的概述

正如上述所言，对于医院而言，文书档案管理有着非常重要的意义。所谓文书档案数字化管理主要就是借助计算机、互联网以及物联网等技术革新文书档案管理存储和传输方式的一种新型管理模式。这种新型管理模式不但能够节省档案管理的空间，同时也最大限度规避了档案管理和利用方面的局限性。具体而言主要有以下特点：

1.1 文书档案管理智能化

要做好医院文书档案管理，那么必须有完善的档案管理系统作为依托。档案管理系统的存在能够帮助档案管理人员减轻工作强度，避免重复劳动，从而浪费人力的情况出现。同时有智能化档案管理系统的存在，档案管理人员的档案管理工作能够更加智能化，这就极大地提升了管理效率[2]。

1.2 文书档案管理经济化

传统医院文书档案储存与呈现的形式大多为纸质或者其他有形介质，不但占用空间同时调取与管理方面也存在诸多不便。医院文书档案数字化之后，以数据形式储存与呈现，不但能够极大限度的节省存放空间，同时也能够方便调取，有效缩减档案管理成本。最主要的是，数字化的档案对于保存环境要求相对较低，对于人力、物力、财力消耗相对较少，更加经济方便。

1.3 文书档案管理高效化

医院文书档案管理的数字化建设有赖于计算机，在构建过程当中要充分发挥计算机的潜能，使得医院文书档案能够充分利用互联网进行便捷传输，使得医院部门之间的信息能够实现及时共享。另外在利用的范围与渠道上也有进一步拓宽的可能性，在此基础上档案管理人员的管理工作更加高效，且利用率也更高，如：医院工作人员借助档案信息系统，能够及时调阅病人的既往病历，为诊断治疗提供参考和帮助。

2 医院文书档案数字化建设现状

在新时代背景下，医院逐渐认识到文书档案数字化建设的重要性，并增大这方面的投入，但从许多医院在这方面建设的实际情况来看，却表现出较多的问题，如：在文档一体化建设方面显得相对滞后、在职责分工方面显得不明确等，这些数字化建设中存在的问题，都在很大程度上影响到实际的建设效果。下面对相关问题做具体分析：

2.1 一体化建设滞后

就当下我国医院文书档案数字化建设与利用的实际情况而言，部分基层医院普遍存在文档一体化建设落后的问题。主要是医院的办公系统与文书档案管理系统之间没有建立有效的数据域业务联系，因此双方负责人员无法直接调取数据和进行相关资源的更新与补充，尤其是文书档案，管理系统化程度相对较低，所谓数据化仅限于档案与文书录入打字储存，对于管理人员来说，没办法直接在系统中处理公文，浪费了时间、精力以及财力，最终难以提高文书档案管理效率[3]。

2.2 职责分工不明确

医院文书档案对于医院的重要性就在于，其记录了医院发展各个阶段的具体情况，具有十分高的保存价值。但是就现阶段而言，部分医院的档案管理部门与其他业务部门之间的联系与分工并不明确，那么就造成诸如档案收集、数字化加工、质量验收以及档案挂接等问题很难落到实处高效完成，一般会出现互相推诿等问题，最终影响医院整体管理。

2.3 信息安全没保障

互联网方便了各类信息流通与储存，那么相应的各类插件以及非法程序也容易对计算机和医院的档案管理系统构成安全威胁，这对于医院文书档案管理工作而言有着非常大的负面影响，如果管理不当很容易造成信息泄露[4]。但当下不少医院仅仅重视对于文书档案的利用，但却没有相应的加强对其安全保障，不但缺乏对档案管理网络的有效监管，同时对于数字秘钥等加密手段也没有合理利用，更没有做好信息备份管理，从而导致信息泄露、被盗取以及被损毁等情况时有发生。

2.4 医院文书档案管理人员综合素质不足

医院在推进文书档案数字化建设、信息化建设的过程中，对相关档案管理人员的综合素质提出新的要求，要求文书档案管理人员不仅应掌握档案管理方面的知识，而且还应具备较高的信息化素养。如：要求文书档案管理人员能够熟练操作相关的文书档案管理系统，同时具备较高的信息化安全管理意识，以此才能保证文书档案数字化顺利实施。但是从当前许多医院文书档案管理人员的实际情况来看，在信息化素养方面却显得较为不足，不仅对信息化规范处理文书档案的认识不足，而且在信息化安全防护方面的工作也做得不到位，以致医院文书档案管理数字化建设效果受到影响。

3 医院文书档案数字化建设的有效手段

为有效提升医院文书档案数字化建设的效果，当前应对数字化建设中表现出来的问题引起足够的重视，然后采取具有针对性的手段来改善，主要可从推进一体化建设、明确各部门职责、加强系统安全管理、提升医院文书档案管理人员的综合素质等方面入手。

3.1 推进一体化建设，提升智能化管理水平

要做好一体化建设，提升文书档案智能管理水平，首先要慎重选择档案管理软件，好的档案管理软件能够助力管理者完成各项信息的管理工作，不但能够降低管理成本，同时也能够提高办公效率，起到事半功倍的效果。其次，医院要做好办公系统与档案管理系统之间相关的业务关联，赋予档案管理人员一定的管理权限，从而确保档案信息以及资源能够得到及时的更新与补充，同时也方便了信息的调取与使用，提高档案利用率。最后，建设文书档案自动化存储系统，对档案管理软件录入信息进行自动化存储，并根据信息类型做出分类处理，便于后期检索调用。

3.2 重组数字化流程，明确各部门职责

第一，医院文书档案数字化建设首要问题就是将所有纸质文件信息化、数字化。具体而言主要包括档案的收集、整理、扫描以及其中图像处理、储存、目录建库、数据挂接、验收以及备份等等。纸质档案可以通过扫描、数字处理和存储技术对文件进行修复，保证陈旧档案中的具体内容能够看清楚，这是医院文书档案管理数字化的重点[5]。

第二，已经归档的电子文书档案要做好文件管理，这需要档案管理部门对其数字化的质量进行严格的把关。举例来说，将已经归档的档案修设置为只可以阅读不可以修改的模式，保护电子文件的信息原始性和真实性，避免被篡改，且相关具有修改权限的人员，在对电子文书档案做出修改后，在电子信息系统之中会保留对应的修改记录信息。

第三，各部门之间要做好分工，对于业务部门而言需要做好归档文件的收集以及数字化的加工等方面的工作，而档案管理部门的职责则是要目录建库、数据挂接以及进行档案备份，对于档案进行全面的管理。这方面需要医院组建数字化建设的专业团队，提高其文书档案管理的水平，以便医院文书档案管理能够规范化进行。如：对于采集录入的档案信息，应安排专门的人员进行筛查，确保录入信息的准确性和满足医院文书档案规范。

3.3 做好安全保障，加强系统安全管理

医院文书档案管理数字化建设必须要做好安全性管理，这就要利用相关的信息技术：首先，医院要构建安全可靠的内网与外网环境，避免病毒与恶意程序的入侵。比如办公系统、档案管理等通过内网进行具体管理，需要与外部其他单位进行数据联系，则通过其他计算机来实现，保证档案管理环境的安全和稳定；第二，医院要充分利用云加密、数字秘钥等方面的加密技术，对文书档案进行进一步加密，避免信息泄露和非法访问；第三，医院的文书档案管理要充分利用云空间存储，做好档案的相关备份，定期筛查复制，避免信息备份工作发生疏漏，从而导致信息损毁和损失[6]。

3.4 提升医院文书档案管理人员的综合素质

当前医院在推进文书档案数字化建设的过程中，应充分认识到相关管理人员素质的重要性，采取有效措施提升文书档案管理队伍的综合素质。首先，应积极吸纳优秀文书档案人员加入，通过院外招聘的方式，选择一些具有数字化管理经验的人员加入，以此改善管理队伍的整体素质；其次，应加强培训体系建设，通过院内培训改善文书档案人员的思想，使之认识到文书档案管理对医院发展的重要作用，同时加强一些专业性技能的应用培训，如：病毒、恶意程序的查杀与处理、云加密、数字秘钥等加密技术的应用等，提升文书档案人员的信息素养；最后，应建立对应的绩效考评机制，将绩效考评结果与文书档案人员的薪酬、晋升机会相关联，从而激发相关人员自主学习意识，促进其专业素质提升。

4 结语

综上所述，在信息化背景之下，医院文书档案管理却存在建设滞后、数字化建设缓慢以及安全性相对较差等问题，对医院整体工作开展产生不良影响。为了适应时代发展以及医院管理需求，文书档案管理应当加快智能化速度，明晰相关部门的具体职责，构建完善的管理制度，加强管理人员的专业素质，从而推动医院文书档案管理工作朝向更加高效和科学化的方向发展。