档案数字化管理的利弊探讨

叶剑平

（武夷山市纪委派驻机构协调中心，福建 武夷山 354300）

从原始档案管理来讲，其主要是对档案内容进行归类，并妥善保管，将这些档案作为后续工作的基础。然而在当前社会下，原本的档案管理已经无法满足实际需求，需要根据社会的发展做出相应的优化，要利用更加高效的档案管理方式，提高些整体效果，加强档案管理工作的利用，才能够保证各项工作的展开，提高档案管理工作的整体发展水平。在这一背景下，原本的档案管理方式已经无法满足发展需求，可能会对后续产生不良影响，所以需要从档案管理工作的实际情况出发，使其能够更好地满足社会发展要求，针对当前存在的问题，找到有效的改进措施。

1 档案数字化管理的优势

1.1 利于立卷制度的落实

从当前的实际情况来讲，无论是企业，还是学校，立卷制度的使用都非常常见，但是依然有很多档案室的管理工作，代替了立卷工作。而这一情况下，就会出现个别档案管理部门为了及时进行立卷管理，会取代立卷单位的工作。但是这部分档案管理工作人员并不是专业，档案管理者对于立卷管理并不是非常了解，也无法判断提交的档案是否完整，这一情况下，就导致整体管理质量并不是非常好，对于后续工作造成了不良影响。在数字化发展中，使档案管理质量获得了较大程度的提高，档案管理数字化发展能够使档案进行网络化管理，通过将档案输入到网络之中，就可以进行统一保管与储存，对于了解档案的实际情况，提高管理工作的整体效率来讲，具有更加积极的意义。

1.2 数字化管理不受限制

传统的档案管理工作会受到时空限制，导致其出现更多的问题，然而档案管理数字化发展能够使其不受限制，满足更多使用者的需求。传统的管理方式下，要想获得档案，就必须到管理室进行查阅，向有关管理人员进行咨询，在获得同意之后，才能够进入到档案管理室。但是在数字化管理方式之下，通过网络平台就能够有效进行档案的管理和查阅工作，而且利用搜索引擎可以在更短的时间内获得自身需要的内容。通过这一方式，不仅能够降低查阅消耗的时间，而且还可以使档案管理工作更加简单，帮助管理人员降低工作难度。档案管理数字化可以有效地进行归类与排序，而且能够通过不同的方式进行保存，更好地进行档案加密，提高档案管理的有效性[1]。在这一管理方式之下，所有想要获取档案的人员在通过身份验证之后，都可以进行档案的查阅，整体管理效率获得了有效提高，而且资料也可以随时进行更新，保证其能够满足工作要求。通过对档案管理系统进行优化，有效降低了资源的消耗，对于提高档案管理工作来讲，具有更加积极的意义。

1.3 有助于档案信息开发

在使用传统档案管理方式的过程中，仅仅是保证档案的完整性，或者是简单的分类管理，而在获取档案信息时，需要消耗更多的时间。经过数字化转变之后，所有档案都能够实现统一管理，有效划分种类，在储存上也更加简单。如果出现了新的档案，也可以随时进行更新，查找更加简便，内容的完整性更强。在用户输入简单的关键词之后，能够快速获取与之相关的所有档案，对于档案信息的利用具有更好的效果，可以满足档案信息管理的深入 需求。

2 档案数字化管理的弊端

2.1 数字化管理人员选择受限

虽然信息化实在能够为档案管理工作提供更大的便利，但是因为部分工作人员本身的技术能力不足，所以无法从事档案管理工作，会对管理人员的选择产生影响。在展开档案管理数字化的过程中，其不仅需要掌握档案管理的基础知识，还需要了解计算机的操作，在这一基础上，才能够实现数字化发展。档案管理工作本身拥有很强的政策性，而且对于技术的要求相对较高，所以管理人员需要拥有更强的综合素质和网络操作能力。很多管理人员会同时负责多项工作，在档案管理方面很难付出充沛的时间，而档案管理人员本身的专业素质参差不齐，也会对后续展开产生影响。除此外，因为管理人员业务能力无法获得保障，使档案分类工作的准确性下降，难以做出正确的管理，必须通过考核，才能够判断其是否能够胜任数字化管理工作。

2.2 数字化管理存在安全隐患

因为网络的快速发展，使档案管理获得了较大程度的提高，但是其中却依然存在一定的安全隐患。在实际进行档案的分类与查询等工作时，可能会导致保密性下降，使更多不法分子通过网络盗取信息，而这一情况就会为档案信息安全产生严重的威胁。首先是档案信息保密的重点是管理程序，并不是所有人都能够进行档案查阅工作，需要在审核确认身份之后，才能够利用档案。简单来讲就是档案管理中，需要进行严格的把关，从文件的保密性角度出发，建立完善的档案管理制度，严格落实监督措施，有关工作人员不能随意登录网站[2]。其次是在档案保存方面需要进行鉴定，这一工作是对档案内容进行判断，分析其能够发挥出的价值，借此做好分类管理，为后续工作提供保障。有关部门还需要对文件的保密等级进行分析，重要文件进行更加严格的管理，避免造成泄露，使其能够更好受到国家法律法规的保护。

2.3 数字化管理档案利用率低

虽然数字化管理方式非常便利，但是我国的使用效率却并不是非常高，在很多部门依然使用传统管理方式，并没有认识到这一方式所带来的优势，并不重视档案数字化管理中形成的资源。简单来讲，是因为管理工作人员对于数字化档案管理的认识程度不足，也并不愿意使用档案管理方式的更新，认为传统档案管理方式能够直接呈现在眼前，把握在手中，是最安全有效的方式，却忽视了网络中更加丰富的资源，而在这种情况下，就导致数字化管理方式无法发挥出比较好的效果，会对网络资源共享造成更大的阻碍。而计算机管理中，有时会限制文字录入字数，也会对档案管理工作产生影响，消耗大量的资源，所以就会导致档案管理过程中造成多方面的浪费。

3 档案数字化管理的优化措施

3.1 提升档案管理人员的专业水平

要想提高档案管理人员的专业水平，首先就是需要使其拥有更强的专业意识，领导者需要进一步认识到档案管理的重要性，将档案管理放在更重要的位置，实现档案管理工作的优化，利用更多的资源，提高管理人员的专业技术能力，进行管理人员的定期培训，使其拥有更强的专业意识[3]。而且有关部门还需要建立完善的规章制度，利用先进的管理措施，使有关工作人员能够承担起档案管理职责。如果存在违反规章制度的情况，则需要及时作出处理，而如果对工作技术有贡献，有创新，档案管理者则需要提供精神与物质奖励。档案管理人员需要自主提升自身的责任意识，积极学习专业档案管理知识，满足社会发展需求，借鉴先进的管理技术与方法，提高自身工作效率，而且还需要有意识的提高自身的计算机操作能力，借此满足数字化发展需求。

3.2 保证档案管理技术的安全性能

很多档案信息非常重要，会涉及集体的隐私与安全，所以在档案管理的过程中，需要进一步提高安全效果，在使用传统档案管理方式时，重要和机密的档案会由专门的工作人员负责，将其存放在更加隐蔽的位置，而且会提高档案机密信息使用过程的规范性，经过多名工作人员的确认，才能够将其取出，如果出现泄露问题，则需要由相关工作人员负责。当前因为实现了信息化的管理，为不法分子提供了更多的机会，导致档案的安全性出现了一定程度的下降，所以在数字化背景下，需要利用更加合理的方式，保证档案的安全性与有效性，提高管理效果。例如使用机密技术，对档案信息中重要部分进行加密，建立完善的计算机网络防火墙和数据库，避免数据受到侵害，控制外界访问，根据使用需求和等级对使用者账号进行划分，为其提供相应的功能权限，避免网络数据共享过于开放。而通过这些方式，就能够有效提高档案管理的安全性，避免其受到影响。

3.3 促进信息档案资源的字化转型

在以往的档案管理工作中，一般是进行纸质档案管理，在数字化档案不断发展的过程中，信息化管理成为主流，在这一情况下，就需要加强档案数字化转型的效果，将原本的纸质内容通过各种方式实现数字化处理。部分保留时间较长的档案很难通过扫描的方式进行处理，所以需要通过工作人员进行人工分析，将其转变为电子档案，因为处理技术本身存在一定的问题，所以在这一工作中，需要对其中信息转化的情况进行分析，在所有纸质档案都转变为电子档案之后，需要由人工进行检查，避免出现任何错误[4]。除此外，还需要建立数据库，通过数据库实现档案信息的共享与开发，建立完善的管理体系，使档案管理工作能够获得更大程度的进步。因为电子档案在储存中可能会受到各种因素的影响，导致数据丢失，所以需要进行备份工作，将备份妥善保管，借此提高档案管理的有效性。

4 结论

综上所述，在科技快速进步的当代社会中，传统档案管理方式已经无法满足实际需求，而在这一情况下，档案数字化管理发挥出了更好的效果，但是同样存在自身的优势与弊端，所以在实际发展中，需要针对其中存在的问题进行分析，借此制定有效的优化措施，降低相关问题所带来的影响。所有档案管理工作人员需要针对有关问题进行分析，改变自身的管理方式，提高责任思想，利用先进的管理制度，满足档案数字化发展的要求。从当代社会可知，档案管理工作出现了很大的变化，所以在档案数字化管理发展的过程中，需要从单位的实际需求出发，改进管理方式，利用先进技术解决新方式中存在的问题，使档案管理工作能够实现更好的发展。