事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究

2021-04-14尹梦寒

卷宗 2021年24期

尹梦寒

（国家海洋标准计量中心，天津 300112）

目前，事业单位在许多方面都应用了信息技术，但在人事档案管理方面仍然采用传统的管理方法。这也造成了当前事业单位人事档案管理的诸多缺陷。在这种情况下，应该很好地应用信息技术，使事业单位在人事管理方面得到更好的发展。

1 信息化档案管理的重要性

1）人才发展需求。人事档案可以理解为关于过去人才发展的一些重要信息，是对过去人员流动的真实反映和客观解释。随着互联网时代的兴起，人事档案越来越多，很多相关内容已经无法记录。另外，很多人事档案代表着人才的发展。没有人事档案管理的科学改革和转型，就没有办法有效满足人才的发展需求。因此，电子档案具有不可想象的重要性。

2）档案发展需求。除了人才的发展需求，档案的发展需求也是体现电子档案管理重要性的主要原因。传统的档案管理模式已经难以处理相关档案。只有科学的、基于数据的电子管理模式，才能有效地处理当代档案，使所有档案和资料电子化，更容易保存，更具有保密性。在档案管理过程中，具体的档案会更安全。可见，信息化电子档案管理的重要性是不可想象的。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

1）缺乏创新的人事档案管理理念和思维。目前，我国事业单位在组织开展人事档案管理工作的过程中，仍然遵循传统的管理理念和模式，没有及时创新和优化，没有及时利用当前非常先进的信息理念和大数据理念，同时也没有充分重视现代信息技术和互联网技术发展的优势，并且没有充分利用其在档案管理工作中的主要优势，对人事档案管理流程和环节缺乏优化和创新，使得事业单位人事档案管理工作的整体流程标准僵化，不利于其向动态数据的转化。传统模式下的事业单位人事档案管理非常陈旧落后，不能满足大数据时代发展的基本要求。因此，我国事业单位人事档案管理存在传统管理技术、效率低下、整体服务质量差等诸多现实问题，严重阻碍了事业单位人事档案管理的进一步完善和创新发展。

2）档案管理配套设施不完善。事业单位在组织实施人事档案管理的过程中，没有完善的配套设施，基础设施不完善，无法及时有效地更新档案信息。同时，信息交流存在障碍，导致传输效率低下，也难以充分保证档案的完整和安全。此外，档案管理缺乏充足完整的配套基础设施，使得事业单位人事档案管理面临巨大的安全隐患。很多不法分子会通过档案管理系统中的漏洞和薄弱环节进行一些非法操作，比如被植入木马等病毒入侵，造成数据泄露等不安全问题，难以有效保障事业单位人事档案管理的安全性和保密性。

3）缺乏数字化管理模式。在事业单位人事档案管理中，有许多问题没有得到解决，包括缺乏数字化管理方法。在人事档案管理过程中，传统的管理模式应该向信息管理模式转变，但这种模式转变在实践中并没有得到实施。在传统的人事档案管理模式下，会因为人事档案过多而出现管理失误，这也降低了人事档案管理人员在具体工作中的效率。因此，数字化管理模式的缺失已经成为当前事业单位人事档案管理中亟待解决的问题之一。

4）缺乏合适的管理人员。除了缺乏数字化的人事档案管理模式外，事业单位在人事档案管理过程中，也缺乏相应的人才。在目前的人事档案管理工作中，档案管理人员的老龄化程度非常严重。事业单位档案管理人员一般都是中年人。这样的管理者对互联网并不熟悉，人事档案管理工作中的互联网人才也不多，也导致缺乏相应的人才来适应现状。缺乏相应管理人才的问题应该尽快解决。

3 事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究

1）加强事业单位人事档案信息化管理意识。为有效保障事业单位人事档案信息化建设目标的实现，事业单位领导必须高度重视人事档案信息化发展建设，积极加强各种资源支持和投入，全面完善事业单位综合管理机制，落实人事档案管理科学发展规划。首先，要不断加强人事档案的规范化管理。事业单位应安排专门人员负责人事档案的日常管理，充分发挥个人的潜能，积极创新，充分保障事业单位人事档案向信息化管理模式的发展和转变。二是事业单位要高度重视专业人才档案管理人才的引进和培养。领导必须重视加强人事档案管理人员的日常职业能力培训和评估管理，积极培养人事档案管理人员积极创新档案管理的理念和理念，积极推动管理人员运用科学高效的人事档案管理方法，不断提高专业技能和理论基础，增强职业道德，增强事业单位人事档案管理的有效性。事业单位人事档案管理信息化建设和发展进程的有效推进，离不开领导对这项工作的充分重视，要高度重视具体工作人员专业素质的提升和培训，充分保证日常工作的顺利有序推进。加强提高业务能力的培训，不断提高人事档案管理工作者的专业技能和业务素质，积极推行工作考核管理制度，促进其个人工作方法和技能的不断优化，促进内部人员健康竞争，不断提高其个人工作的责任感和自觉性，积极学习和掌握先进的计算机应用技术，有效发挥其能力优势，推动事业单位人事档案管理向信息化发展有序推进，增强事业单位信息化管理的整体意识和自觉性。

2）完善人事档案管理信息化基础设施配置。事业单位人事档案管理效率的有效提高离不开现代信息化的基础支撑设施。要全面推进档案管理创新、优化和完善，积极创新人事档案管理规范新模式，不断丰富人事档案内部资源，必须积极完善信息化基础配套设施，加强事业单位人事档案管理电子化发展，推动软硬件基础配套设施的及时配置和完善。不断加强档案管理基础信息化建设，有序搭建事业单位人事档案信息化网络管理平台，不断提高其管理工作的现代化可操作性，完善其制度建设和发展，积极实施事业单位人事档案信息高效录入。电子数据信息处理方法有助于提高传统手工录入和整理方法的效率，节省大量人力和时间成本，保证档案信息归档的及时性。为用户更方便地查询和检索信息，保证档案信息的科学规范存储方式，有效整合电子档案管理平台系统与传统纸质档案管理模式，为事业单位人事档案管理增加双重保障，保证档案信息管理的安全性和可靠性，有效提高人事档案管理的有效性。

3）对数字化的档案管理模式进行建立。如果要对事业单位人事档案进行信息化管理，就要建立数字化的档案管理模式，这个策略是适应时代发展的。目前事业单位人事档案数量已经达到很多，如果手工处理，很难发挥良好的管理效果。档案要数字化，存放在相应的智能云盘或计算机设备中。要想达到这样的人事档案管理效果，就要建立人事档案数字化管理模式。在这种情况下，应该引入相应的计算机设备，完善相关的信息管理系统。相关机构的人事档案管理人员要对整个数字化管理工作流程有一定的了解。因此，在事业单位人事档案信息化管理过程中，建立数字化档案管理模式是最有效的策略之一。

4）对信息化平台进行建立。除了利用责任分担机制之外，还应建立一个信息平台，其主要目的是应用员工的人事信息。一方面，在相应的信息平台中，单位人员可以查询打卡记录，让单位人员及时沟通；另一方面，也可以有效应用事业单位数字化人事档案，相应的信息平台可以统计事业单位的人事信息，然后与往年进行对比，了解事业单位的发展和现状。以信息管理平台为基础后，事业单位的裁员招聘会变得更好。此外，该信息平台还可以根据人事信息中的薪酬情况了解事业单位的资金流失情况，从而实现更加完善的发展。因此，在事业单位人事档案信息化管理过程中，建立良好的信息平台是最重要的策略之一。

5）完成档案数据标准化，确保内容真实性。为了实现人事档案的标准化，在档案生成过程中应完成数据标准化，以保证信息内容的真实性。在生成数字信息档案之前，需要对纸质材料进行严格筛选，以确保材料的真实性和可靠性，特别是如果关键信息出现篡改迹象，则需要严格识别真实性，严格禁止档案中出现虚假信息。将纸质材料扫描成数字档案时，为了保证图片的清晰度，需要设置合适的分辨率，扫描出来的图像不应有黑边、倾斜、模糊等情况，以保证红色公章等内容清晰可见，数字档案和纸质档案的材料编号必须一致。生成归档数字素材时，对数据进行规范，确定统一格式，不会随意修改。积极运用大数据分析方法挖掘和应用人事档案数据资源，全面收集人事档案信息，确保档案的准确性和完整性。同时，要实时收集和更新职能部门审核的权威数据，不断拓宽数据来源类型，掌握数据的潜在规律，为人力资源管理决策提供有力支持。从管理的角度来看，要加强档案数据标准化的清查，及时发现因工作原因造成的档案缺失，按照档案管理的标准流程进行操作。

6）提供人员档案信息和数据的安全性。为了实现人事档案的标准化，我们应该完善大数据管理系统，建立一个安全的数据管理平台。首先，它需要配备完整的硬件和软件设施，以便利用大数据技术进一步管理人事档案。在大数据管理中，系统安全是关键的维护内容。为了保证档案信息网络云平台的存储安全，可以设置以下三层安全，第一层是防火墙安全，第二层是针对用户登录的特殊加密和授权安全，第三层是强大的杀毒软件安全。基于上述措施，可以防止非法用户进入系统，降低文件信息数据泄露的可能性。其次，为了保证数据信息的安全，需要在网络平台上将档案资料设置为只读模式，为电子文件提供安全保护；通过添加水印等防伪标记，可以防止信息被恶意篡改。最后，各单位档案部门要合理控制其他部门的查询和访问权限，根据不同的需求设置合理的权限，利用身份识别和密码绑定对查询部门进行认证。为了及时识别档案数据信息的安全隐患，应根据用户访问、读取、写入和访问档案的时间和类型进行日志管理，并定期检查和维护管理系统，以确保系统的正常运行，为数据安全提供保障。随着新文件技术的应用，人事档案在信息采集阶段可以一次性输入计算机终端，在利用阶段可以查阅、打印、复制无数次。一个档案可以被很多用人单位查询无数次，原始档案不需要翻，所以毫发无损。现代信息技术也为个人信息安全提供了技术保障，按照严格的安全管理制度和防火墙技术基本可以得到保障。

7）提升事业单位人事档案管理人员素质。事业单位人事档案管理的信息化发展和建设离不开职业经理人，必须高度重视职业人才素质的培养和提高。人事档案管理人员不仅要具备档案管理的专业基础能力，还要积极学习和提高应用信息技术的实践能力。同时，根据档案管理信息化发展和建设的实际需要，重视专业数据管理人才的引进和使用，加强大数据信息的应用和分析，不断提高事业单位人事档案管理信息化发展和建设的速度和效率。