关于大数据时代下档案管理工作的思考

阎瑞洁

（山东广电网络有限公司青岛分公司，山东 青岛 266000）

物联网与云计算的出现对国家、企业以及个人等产生了划时代的重大影响，而继这两项技术之后，一项新的技术变革——大数据（Big Data）正悄然改变着世界。大数据是一种无法利用传统数据软件工具及时抓取、处理的数据集合，其具有数据量大、数据类型多样、数据处理速度快等特点。在大数据时代，实现大数据与档案管理工作的结合已成为必然趋势。大数据技术的引入为档案管理工作提供了更多的可能性，加快了档案管理工作的创新步伐，为档案管理的信息化建设与数字化发展搭建了广阔的平台。

1 大数据时代给予档案管理工作的机遇

1）为档案管理工作提供更多可能。大数据技术为档案信息的存储管理、信息资源的收集以及档案知识的挖掘提供了更多可能性。一方面，档案管理人员通过信息分类保存、数据备份等方式大大减少了人工管理对原材料的消耗，延长了档案寿命。同时，利用大数据对档案的增长以及使用情况进行分析，可为档案管理工作指明方向，便于工作人员提供更契合群众需求的个性化档案服务。另一方面，大数据为档案信息搜集以及档案知识挖掘提供便利。大数据时代，工作人员可对不同类的档案信息进行智能化分析，评判其价值，以拓宽归档范围，丰富档案归档信息。大数据时代的档案信息良莠不齐，利用大数据可从海量的档案中提取出重要内容，并通过相应的数据处理模式将档案中存在的历史性、经验性知识挖掘出来。

2）推动档案管理工作不断创新。在大数据时代背景下，档案管理工作将实现迅速革新。目前，我国很多档案部门都采用了电子档案的保管形式，并在档案搜集方面更多地利用大数据来达到广搜集、深挖掘的目的，这大大提高了档案储存、收集的效率。区域内不同的档案部门运用标准一致的档案信息管理系统可实现电子档案信息的共用共享，这不仅丰富了档案信息的数量，也提高了档案服务的质量。另外，信息技术以及一体化信息管理系统的应用让档案的类型由纸质变为电子，这让档案的整合、保存、检索、使用以及编码等工作流程也更加方便，更加规范化，大大提高了档案管理工作的质量，是档案管理创新的一种体现。

2 大数据时代档案管理工作面临的挑战

1）档案搜集、存储难度更大。随着多媒体技术以及大数据技术的发展，图片、视频、音频等非结构化档案资源越来越多，档案的管理与搜集环节面临着重重困难与挑战。一方面，大数据时代档案搜集与管理难上加难。在无纸化办公风靡的当今时代，机关团体、企业以及相关部门依靠电子文件方式传达工作信息早已屡见不鲜。通过网络途径进行线上沟通确实提高了工作的效率，但由于目前电子归档发展尚不成熟，这导致图片、音视频等此类档案信息无法得到更有效存储与管理。另一方面，档案数据资料分类整理缺乏可靠的信息系统作支撑。目前很多档案部门都引入了档案管理信息系统，但一些部门并未根据自身档案数据的特点建立针对性的存储管理系统，这让数据存储与利用面临严峻挑战。

2）档案信息的安全性遭挑战。大数据时代，档案信息的存储方式由线下纸质存储变为线上电子存储，这虽然节省了一定的人力、物力与财力，提高了管理效率，但随之而来的档案信息安全性问题却势不可挡。一方面，存档介质不安全引发档案信息安全危机。现如今很多档案管理部门在存储档案资料时惯于使用硬件磁盘，但这一存储介质长期存放会发生一系列物理或化学变化，轻者影响磁盘内档案信息的完整性，重者可能会导致档案信息遗失。另一方面，档案信息安全保障体系待完善。目前，很多部门或单位都利用大数据或云计算建立了“云档案”管理系统。但是由于信息安全防护工作不到位，一些服务器或管理系统极易遭受非正常网络攻击，这导致很多涉密档案信息遗漏、丢失。

3）档案管理工作创新不足。就目前来说，我国数字化档案管理工作存在创新不足、实效性差的问题。这主要表现在两点：第一，数字化档案管理体制不健全。大数据时代，档案管理工作要有健全的档案管理制度、人员考核制度以及奖惩制度等，但很多部门在这些制度的构建上有所缺失。第二，档案管理工作的创新驱动力不足。档案管理人员为工作创新的主要驱动力，但相关调查研究表明，一些档案管理人员的专业素质有待增强，其对大数据的了解不足，信息技术能力较差，不能更好地胜任档案数字化管理工作开展。

3 大数据时代下档案管理工作的优化思路

1）完善档案管理工作的设施设备。在大数据时代，档案管理工作的数字化建设需要加大资金投入力度，完善相关设施设备。首先，优化档案室环境，引进先进的防火、防潮、防水设施设备，创造优良的档案室管理环境。这一则可防止纸质档案因受不良因素影响而致使档案信息遗失，二则有利于档案室计算机软硬件设施的正常工作，同时防止档案硬件磁盘发生化学或物理变化。其次，投入资金加大档案室软硬件设施设备的完善。硬件方面，相关责任人可在档案室中引入一些配置较高的计算机、扫描仪、摄像机、打印机等设备，使档案室的配置迎合大数据时代对档案管理工作的基本要求。软件方面，重点应采用各种数字化、信息化管理系统。例如，可引入先进的档案搜索系统、存储系统、信息安全管理系统等，不断提高新时期档案管理的数字化建设水平。

2）建设信息化档案管理系统。构建信息化档案管理平台系统是大数据时代档案管理工作优化的有效方式。大数据时代的档案管理工作面临着更加复杂的外在环境，打造信息化档案管理平台是提高工作效率的关键。一方面，平台系统打造应首先考虑系统性资源对接便利这一因素，保证所构建的信息管理系统具有较强的信息共享性。档案管理部门应引入或设计出兼容性好、整体性强、数据存储量大、智慧性高的系统平台。同时，该平台要具有丰富的档案信息处理功能，以实现各个档案管理工作内容的一体化。另外，还要确保平台有多个数据接口，保证各个子平台能够自由接入。这样，信息管理系统才能在满足基本档案信息管理要求的基础上，使各个区域、部门之间的数据能够互相连通，有效打破数据壁垒，实现资源共享。

另一方面，平台系统打造还应考虑个性化需求因素。我国的档案资料类型不一、种类繁琐，各个部门所处理的档案信息内容也大不相同。在具体的档案信息化管理系统建设时，各个部门应根据自身档案管理类别的差异性，并基于档案管理工作人员的基本诉求，打造出具有个性化特色的档案管理信息系统。同时，系统应具备对音视频、图片等文件信息自动搜集或手动搜集的功能，以加快电子文件归档的速度。另外，信息管理系统还要具有较强的操作性与实用性，要能够确保档案管理人员在经过简单培训后能够上手操作。这样，运用平台系统才能进一步提高档案信息收集、存储、转换、查询、整理以及利用的效率。

3）增强档案管理的安全性。目前档案数字化建设缺乏必要的安全保障，这是大数据时代档案管理工作面临的新挑战。为了走出这一困境，档案部门应运用多种方式增强档案管理的安全性：第一，在数据化档案管理平台上进行加密技术处理。信息化档案管理虽然方便、快捷、效率高，但却容易出现信息安全风险，机密信息泄露概率较以往任何时期都要大。因此，技术人员可通过在档案信息系统平台上设置防火墙、声纹认证等方式增加信息系统的安全防护级别，防止档案信息管理系统被黑客、木马攻击。第二，经常进行计算机系统漏洞修补，并采用杀毒软件进行定期杀毒，为档案信息管理系统安全运行创造良好的环境。可利用权威性高、杀毒效果较好的360杀毒软件定期扫描系统漏洞并进行修复，还要在恰当时期借助软件进行系统杀毒，扫除潜在的病毒安全隐患，确保档案数据信息的安全性。

4）不断完善档案管理机制。数字化管理机制在档案信息化管理中发挥着十分重要的作用，为了提高档案信息管理水平，应从以下几点来落实：第一，应优化档案数据化管理制度。一方面，完善相应的规章管理制度。档案信息化规章管理制度不仅要具有较强的操作性与实践性，还要具有普遍的约束力，这样便可通过让员工学习规章制度来增强整个部门的档案管理意识。另一方面，完善数字化档案管理的操作流程，将标准化操作的细节以制度规范的形式定格下来，以提高档案管理的效率。第二，依据《档案法》以及相关的网络安全保密条例制定安全责任防护管理制度。安全责任防护管理制度可增强档案管理人员的责任意识，规避因人员因素造成的信息泄露事故。第三，完善档案管理人员考核制度。要对档案工作人员的日常工作进行严格考核，制定相应的奖惩制度，对优秀者实施一定奖励，对出错者给予相应惩罚。

5）锻造高素质的档案管理人员队伍。锻造高素质的档案管理人员队伍首先应把好招聘关，要招聘专业知识扎实、档案管理专业技能强、大数据应用水平高的优秀档案管理人才。其次，加强对档案管理人员的培训，重点集中在人员档案管理知识与信息搜集能力、数据库应用与网络信息处理能力培训方面。在培训中，可采用“线上+线下”培训的方式。在线下培训时，可聘请领域内专业人员担任培训讲师，对档案管理人员进行反方位、多层次的内容培训。在线上培训时，培训人员可采用网络授课的方式将一些经典的大数据档案管理案例呈现出来，让档案管理人员通过反复观看获得新知识、新技术。最后，还要加强对档案管理人员的创新意识培养，使其主动掌握先进的管理理念与技术，为档案管理的数字化建设做贡献。

4 结语

档案管理工作涉及档案信息搜集、整理、保存、检索、统计、利用等多项内容，十分繁琐复杂。传统手工化的档案管理工作低效且容易出错，而利用大数据进行档案管理能有效规避这些弊端，实现对档案信息内容的数字化管理。但就目前档案管理工作的现状来看，工作人员在工作中面临着重重挑战，档案信息化管理成效并不理想。针对这种情况，应着重从完善档案管理设施设备、建设档案管理信息系统、优化档案管理机制、增强档案管理安全性、建立高素质管理人员队伍等几点予以完善，以便为档案管理工作的顺利开展提供切实保障。