数字化背景下干部人事档案管理思考与探析

2021-04-14冯小春

卷宗 2021年24期

冯小春

（重庆市垫江县老干部服务中心，重庆 408300）

所谓干部人事档案“数字化”建设的本质，也便是通过设置电子档案的方式来提高我国行政部门的档案管理工作效率。由于实际工作过程中常常会出现干部人事调动的情况，并且随着工作的不断推进开展也需要对干部个人档案进行相应的完善与补充，从而就暴露出了传统纸质档案的管理模式不仅效率低下，并且还极易出现一些人为疏忽的问题。因此得益于信息技术高度发展所带来的优势，人们开始不断思考档案管理工作的数字化建设措施，希望能够以此改变传统工作模式中的不足之处。

1 干部人事档案管理数字化建设的现实意义

1.1 信息记录更全面

在传统的纸质干部档案中，通常仅仅只能够记录一些文字与图片内容，关于干部的真实个人记录依旧存在记载不够全面的现象。如此一来便使得一些职称评定、岗位晋升工作缺乏相对完善具体的参照，无法真实体现出干部的个人真实水平。而在数字化档案视角下，其不仅能够具体的将纸质档案内容继承过来，同时还能够在此基础上进一步补充影像、音频内容，并包括一些更为详细的指纹记录、表格数据等等。因此相对于传统档案来说，数字化的干部档案无疑更为全面，使得人们在进行档案阅读的过程中能够直接对干部形直观印象[1]。

1.2 提高干部档案的信息质量

干部档案的最大功能便是真实记录一个人的工作历程，以便于今后人们可以通过档案记录的真实信息来对干部形成客观而真实的评价。因此对于人事档案来说，其在建档过程中的根本要求便是需要尽可能保证自身的可查阅性以及所记录的信息质量。而在数字化人事档案中，其建档方式是由计算机程序进行统一操作，因此在格式方面保持着高度的统一性，无论是原始档案信息还是后来的添加内容，都会以规范格式呈现在人们眼前，使得信息调阅工作更加直观高效，并且有效地保证了电子档案的信息质量。

1.3 便于储存管理

传统的纸质档案在管理过程中往往面临的各种各样的威胁，例如水、火、虫蛀甚至一些自然灾害等等。因此在进行档案管理工作的过程中不仅需要耗费巨大的时间成本，同时还要相关部门每年支出一定的资金成本来进行维护。而在数字化档案不仅管理便捷，同时还可以进行相应的备份处理，极大提高了档案管理工作的安全性与稳定性。

1.4 确保人事调动的合理性

数字化人事档案管理的优势不仅在于更加精确高效，其最主要的意义在于能够通过自身的系统分析进行精确化的人事岗位调动。在基层工作岗位当中，常常面临着频繁的岗位变动。而在此过程中不仅需要上级单位充分考虑干部的专业领域、性格特点、实际水平，还需要综合干部以往的工作业绩来判断其是否适合该工作岗位。而利用数字化档案管理，则可以通过系统的数据分析与筛选，自动选择出符合相关条件的人才以供人工选择，如此不仅保证对人才的合理利用，同时也能够确保人事调动工作的准确性[2]。

2 现阶段干部档案数字化管理工作中需要重视的问题

2.1 缺乏必要的网络风险管控机制

随着信息技术的快速发展，为人们带来不仅只有工作的便捷与提升，同时也带来了前所未有的巨大挑战。在数字化档案管理模式中，由于数据资源统一存放在系统的数据硬盘当中，以此极易引来一些不法分子的窥探，通过盗取、篡改、泄露干部个人信息，来获取相应的不正当收益。这种方式不仅会造成干部的人利益的损失，同时也会严重扰乱社会正常秩序，为基层单位的工作将开展造成一定的负面影响[3]。

2.2 对于数字化人事档案的利用效率不高

如上文所述，数字化电子档案的实际价值，在于能够有效提高基层单位对于人力资源的合理利用。但是在实际工作过程中，由于部分员工观念转变不及时的缘故，因此在进行人事档案数字化建设的过程中常常会表现出来一定的不适应，无法完全发挥出数字化档案的最大价值。一些工作经验丰富的资深档案管理人员尽管能够快速熟悉电子档案的操作规范，但也依旧只是沿用传统形式来进行档案的保管与记录工作，没能够利用系统的分析功能为岗位人事调动提供相关参考，因此还需要有关部门进一步加强工作人员的教育培训工作。

2.3 人才队伍配置不健全

数字化人事档案管理模式虽然能够实现高度的自动化与智能化工作模式，但在实际工作过程中，依旧需要以人力管理为根本才能够发挥出系统的最大价值。然而在当前阶段，人才缺失现象依旧是数字化干部人事档案管理工作中面临的主要问题。根据《干部人事档案数字化技术规范》的标准，在设置工作人员个人电子档案的过程中，包括档案扫描、人员建库、数据存储、目录建库、数据备份、数据验收、安全管理、数据交换等各个环节都需要专业技术人员按照一定的工作标准来进行建设，不仅对于工作人员的技术水平有着严格要求，还需要其必须保证具有先进的职业素养，如此才能够确保档案数字化建设工作的规范进行。但是在实际工作过程中，由于专业的技术人才稀少，因此导致档案管理水平没有获得实质上的提高[4]。

3 数字化背景下的机关干部人事档案管理优化策略

3.1 强化人事档案的日常管理

首先，各个基层单位需要加强对干部人事档案数字化建设工作的认识，通过适当的资源倾斜，来尽快完善自身的大数据系统建设，以此将干部的人事档案管理工作全面转移到数字化管理模式当中，而传统的纸质档案文件则作为一种必要的辅助备份手段，以此实现精简人力开支，并加强对资源利用效率的目的。

其次，基层单位的人事档案管理系统需要尽快实现与省级单位之间的完美对接，通过统一整合全省的人才资源信息，来加强基层人事变动的准确性，使得各个部门的专业人才都能够得到相应的重视与开发，被分配到合适的岗位来发挥自身的最大的职能效用，以此体现数字化人事档案管理工作的准确性与实效性。

最后，各个机关单位的数字化干部人事档案在进行建立的过程中，需要统一遵循规范化与标准化的操作流程，严格依照相应的技术规范来进行操作。具体实施标准，可以设置统一的档案文字、图像、影像、音频格式来进行干部个人信息的建立，以便于日后工作人员进行档案查阅以及不同数据之间的格式转换工作。同时，相关的档案管理人员还需要不断加强自身的职业素养建设，在进行干部人事档案的操作管理时需要严格遵循相关的操作行为规范，避免由于人为操作不当而为干部人事信息带来不确定性因素[5]。

3.2 完善档案风险管控机制

由于干部个人档案信息的敏感性，因此在日常工作过程中必须要保证设置专业的安全管理团队来对其精细明维护，以此全面保证数字化档案系统的安全运行。

首先，对于系统的操作必须根据访问人员的级别不同来设置相应权限，避免由于人为因素造成档案风险增加。同时档案安全管理团队该需要实行“三员分权”机制，根据不同的管理员权限来对系统进行维护管理工作。其中系统管理员需要负责用户档案的创建与修改；安全保密员则负责管理使用权限，根据工作人员的不同需求予以其一定的操作许可，但是其本身不具备操作系统的能力；安全审计员则负责查看系统的工作日志，检查其中是否存在违规操作与入侵迹象，从而及时发出预警，确保数字化档案系统的安全性。在此基础上，各个基层单位需要进一步加强网络安全建设，并严格管理各类数据的存储、录入、访问、传输行为，并绑定MAC（媒体存取控制）地址的方式，来限制访问用户仅能够使用固定设备登录系统，以此在最大限度上保障干部人事信息的安全性。

其次，干部的人事档案信息会随着其个人工作经历的推进而不断产生新的数据与相关内容，因此为了保证数据信息不会出现丢失风险，工作人员可以采用多冗余机制来对干部人事档案中的个人信息进行管理，在进行人事信息变动的发过程中对相关数据进行多级拷贝备份，通过双中心系统模式来保障人事数据的安全性。

3.3 加强人才队伍建设

人才是发挥出数字化人事档案管理工作最大价值的主要力量，因此随着技术不断更新与升级，相关的档案管理工作人员也需要不断强化自身的责任意识与专业素养，如此才能够满足新时期的工作需求，更好地对干部人事信息资源进行开发利用，并打造出优质品牌形象的数字化档案管理工作模式。

为此，无论是资深的档案管理工作人员，还是掌握一定技术功底的年轻专业人才，都需要彼此相互学习对方的优秀工作经验，通过打造高效合作的一体化工作团队，来实现全面提高档案管理的工作效率。此外，上级单位还需要重点关注同时拥有技术与管理经验的复合型人才，通过宏观角度的统筹管理，来确保各个岗位上的工作人员都能够发挥出自身的最大价值，并更好地的适应档案数字化管理发展的需要。并且相关单位的领导者还需要随着时代的发展特征，来不断加强系统的更新升级工作，同时积极组织工作人员去了解一些新型技术与工作理念，以此为干部人事档案数字化发展提供有力的人才保障。例如，各个机关单位的领导者可以采用与高校或地方图书馆、博物馆之间进行合作的形似，组织一部分档案管理工作人员到相关的工作岗位接受培训，通过学习一些先进技术与管理经验，来不断提高自身的业务能力，从而更好为干部人事档案管理进行服务[6]。