政府机关数字档案室信息资源建设策略研究

姜智千

（吉林省白山市重点项目服务中心，吉林 白山 134300）

当前，政府机关数字档案室在档案信息资源建设过程中还存在较多需要解决的问题。本文尝试找到科学合理的策略以求能够解决相关问题，促进机关数字档案室档案信息资源建设。

1 着手电子档案收集，规范档案信息资源归档

归档是工作流性质的文件向数据流性质的档案转变的过程，是电子文件向电子档案转变的过程。它意味着业务部门将电子文件的管理权限移交给机关档案室，使机关档案室可以对电子文件进行档案管理。为保证档案信息资源全面归档，机关档案室应采取以下措施：

1.1 健全电子文件归档制度

电子文件归档制度是电子档案收集齐全、完整的重要制度保障。目前，我国已经颁布了《电子文件归档与管理规范》、《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》（国家档案局第14号令）等规章制度，对电子文件归档进行了相关规定，但仍需进一步完善。

首先，编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表。机关档案室应从档案室保管的各门类电子档案实际特点出发，参照传统纸质档案管理规范制订相应的电子文件归档范围和电子档案保管期限表，使电子文件归档有规可依，避免出现混乱的局面。

其次，编制电子文件归档配套制度。从电子文件归档各个步骤进行具体要求，规范电子文件的归档行为，引导档案工作人员摆脱“双套制”管理的依赖心理，推进电子文件“单套制”管理。譬如陆家嘴管理局制定的《归档电子文件整理操作细则》《电子档案长期保存管理规范》极大地丰富了电子档案“单套制”管理方法，为“单套制”管理工作有序开展提供了经验。

1.2 明确归档文件管理职责

为更好地管理电子文件，文件形成部门与机关档案室需明确相关职责，这样才能高效地推进档案工作。

首先，明确机关档案室的职责。简单来说，机关档案室的职责就是保证电子档案的信息及背景信息原始性不被篡改或删除等。具体来说，分成三个部分，一是对归档的电子文件进行审核鉴定，根据电子文件的内容确定密级、保管期限等；二是对电子文件在归档过程生成的数据进行完整保存，确保接收到的数据真实、完整和安全；三是对己接收的电子文件进行长期保存和维护，保证档案信息的原始性与真实性。

其次，明确文件形成部门的职责。电子文件一旦被归档保存，文件形成部门也没有权限对电子文件进行修改等操作。那么文件形成部门要履行哪些职责呢？其一，保证电子档案的真实、可靠，其移交的电子文件没被修改或破坏；其二，完整保存电子文件形成过程中的信息及背景信息，确保信息的完整、真实与可用；其三，鉴定归档文件是否符合要求，保证顺利移交给机关档案室。

1.3 开展档案管理工作培训

档案工作人员素质是高质量完成机关档案室工作的保证，开展档案工作培训是提高档案工作人员工作能力的必要做法。

首先，开展专题培训。针对不同的问题开展专题培训，譬如档案管理系统培训，就系统界面操作，邀请专业技术人员对档案管理系统归档功能进行具体分解，对理论和实际操作进行详细讲解，具体到每个步骤如何操作，以及可以实现什么样的目标。通过系统培训可以实现档案工作人员熟练操作档案管理系统，快速归档相关电子文件，减少因对系统不熟悉而带来的不方便，提高工作效率。

其次，丰富档案工作培训方式。为提高培训的效率，机关档案室应根据不同的内容组织不同的培训方式。譬如档案管理系统培训，可以组织工作人员进行实操，在操作过程中及时提出问题，并将问题及时解决；还如电子文件管理专业知识培训，可以给工作人员报名参加档案局组织的培训班或其他形式的培训，使档案工作人员能够得到系统的学习，提升自己的档案工作技能。

2 立足机关数字档案室，加强档案信息资源整合

档案信息资源整合，即信息资源融合，其核心内涵在于灵活运用网络电子媒介等手段将档案信息连接成为一个结构有序化、管理一体化、配置合理化的整体，形成对用户具有针对性、价值性更强的信息资源。为加强档案信息资源整合，提升档案信息资源质量，政府机关数字档案室应该：

2.1 提高档案信息整合意识

首先，政府机关领导必须充分认识档案信息资源整合的重要性，从机关档案室实际出发，制订档案信息资源整合方案，确定信息内容整合范围，明确整合目标，并结合机关政务信息资源建设，将档案信息整合纳入机关信息资源建设规划中，保障档案信息资源整合工作有序开展。

其次，机关档案工作者要正确认识档案信息资源整合的意义，信息资源整合是一项复杂的系统大工程，工作要求极高。机关档案工作者需要转变观念，与时俱进，充分把握机关信息资源需求特点和规律，深入分析库存档案信息各方面价值，使档案信息资源能满足现实需求，提高机关办公效率以及政务服务质量。

2.2 完善档案信息资源整合机制

为确保档案信息资源整合工作顺利推进，机关档案室应建立完善的档案信息资源整合机制，以扫清档案信息资源整合中遇到的实际障碍。

第一，整合运行机制。档案信息资源整合需要机关内各个部门进行工作配合和协调，机关档案室制订档案信息资源整合运行机制，明确组织领导，从上到下细分各部门工作内容与职责，规范部门行为，形成部门联动的工作格局。从而，提高整合工作的主动性和实效性。

第二，质量评估机制。档案信息资源整合质量评估要贯穿整合工作始终，在整合流程上，确定工作行为规范，保证档案信息资源整合工作符合要求；在整合内容上，以《保密法》等国家法律法规相关标准为评价依据，保证档案信息资源中没有涉嫌泄密等违规内容；在资源质量上，请相关专家人士，对档案信息资源的实用性、可行性等方面进行评估。

第三，信息反馈机制。信息反馈是提升档案信息资源整合质量的重要途径。通过信息反馈可以更加全面地了解档案信息资源的利用需求，调整档案信息资源的整合方向。机关档案室应建立信息反馈机制，以主动走访、网站调研等方式向机关工作人员、组织及社会公众收集反馈意见，保障机关档案室在获取及时、有效的档案信息资源整合建议中，提升档案信息资源质量。

2.3 建立专题档案信息资源库

档案信息资源库是档案信息资源的整合利用的基础，凝聚本机关各个主题档案资源是档案信息资源库的关键，主题档案信息是凸显本机关职能定位的重要体现。

首先，加快推进档案存量数字化、增量电子化工作。对库存传统纸质档案进行数字化扫描，存入档案数据库，完成档案管理系统录入工作，使机关数字档案室数字化率达到98%以上，对部门非现行电子文件通过档案管理系统审核、鉴定归档存入档案信息库，实现电子文件归档率100%。同时，将档案信息进行分类，按照专题或部门进行整合，建立目录级数据库、文件级数据库以及专题数据库，为档案信息资源整合做好铺垫。

其次，主题档案信息资源整合。对存入在档案信息库中的档案信息进行深入挖掘，将具有特定价值主题资源，进行完整、系统整合，组建涵盖不同特色主题的档案信息资源库。譬如自然资源规划局，可以根据土地变迁档案信息，将有关土地变迁的文件，图片等档案信息进行整合，组建土地变迁档案信息资源库。

3 引进新兴技术，助力档案信息资源建设

当前，大数据、人工智能等技术发展迅速，我国已经将这些技术应用于各行业、各领域并取得了不错的成绩，这些技术在数据存储、文本挖掘、数据整合和数据共享等方面体现出无法比拟的优势。在档案领域，云技术、大数据技术等这些技术也开始展露身手，具体表现如下：

3.1 云计算技术

云计算是一种新兴的信息技术，在档案信息安全保障主要体现在：

第一，集中存储。云计算技术是一种分布式计算技术，它可以将档案信息资源存储在一个或多个数据中心，建立多个副本。当我们要调取资源时，数据中心通过算法可以短时间内调取我们所需的资源，关键是这些档案资源由数据中心统一管理和调配，真正实现存储空间的合理利用。而且数据会这些档案信息资源进行检测并及时备份，防止数字档案室在本地存储端丢失档案信息，能够马上对数据进行恢复，充分体现了其可靠性和安全性。

第二，安全日志。在档案信息资源建设过程中，我们会对档案信息进行很多的操作，在我们操作的过程中，我们可能无意的损坏了档案信息。云计算技术的安全日志功能，记录档案信息资源建中的每个节点，能根据受损的原始数据提供有效证据，使得档案信息的访问都会得到记录，方便档案工作人查找，并及时还原数据，保证数据不丢失。

第三，增强数据处理能力。随着档案数字化的进程稳步推进，档案信息资源越来越多，暴露出来的安全问题越来越多且越来越明显。如此庞大的数据管理，仅靠人力是无法完成安全保护的，而云计算技术凭借超强的计算能力，对档案信息资源进行实时监测，能够快速反应病毒和木马的攻击，找到合适的方案阻止病毒的侵害，保护档案信息安全。

3.2 大数据技术

近些年，基于目前我国数字档案室建设的快速推进，档案信息化效果明显，档案信息资源越来越丰富，我国档案部门开始提倡建设档案大数据工程。通过利用大数据技术对档案信息深度挖掘，提升档案信息资源建设水平。

第一，档案信息挖掘。目前，档案信息资源在我国对于一直处于重藏轻用的阶段，很多具有价值的档案信息没有被充分挖掘，发挥其重大作用。因此，机关档案室应该通过对大数据技术对档案资源进行深度挖掘，创造出档案信息资源的新价值。首先，要培养“大档案”的意识。一来通过平时工作的积累档案数据，建立档案信息资源大数据库；二来充分利用专业知识对海量档案信息资源进行鉴别，对相关联的档案信息进行分类整理。其次，通过电子政务信息管理平台，对现行电子文件进行前端跟踪管理，在电子文件办毕后进行及时在线归档。从机关单位出发，建立本单位共享数据库，开通机关各部门以及其他单位档案信息资源利用渠道。最后，利用大数据处理技术对档案信息深度挖掘，开发档案信息资源。

第二，用户数据挖掘。对机关档案利用者信息和利用者的浏览记录进行实时跟踪，通过数据挖掘分析出档案利用者群体以及利用者浏览量，根据利用者群体利用算法推荐该类人群，经常查阅的档案信息资源类型，根据利用者浏览量和浏览记录对高浏览量和高浏览记录的档案信息类别进行深度数据挖掘，推测利用者感兴趣的档案信息，对该类档案信息资源进行重点开发，为利用者提供高质量服务，满足利用者需求。