大数据背景下档案管理工作的创新研究

2021-04-14崔洁

卷宗 2021年24期

崔洁

（日照园林环卫集团，山东日照 276826）

大数据产生的基础是信息技术的快速发展和应用，互联网信息和物联网信息等引来了数据规模的空前膨胀，数据量呈几何数式的增长，远远超过了现有设备和设施的承载力，人们对信息的实时性有了更高要求，这就对数据处理带来一个更高的挑战。如何迅速而准确地处理好海量数据，使其为生活、生产提供良好服务，是大数据时代亟需解决的问题。目前比较流行的是云计算，可以为数据的存储、计算和分析等提供相应服务。国内的电商软件公司阿里巴巴、京东等在数据管理、数据仓库和数据分析方面都取得了较大了突破，在能较为准确地了解用户的基础上，也为用户提供了大量便利，因此，档案管理在大数据的时代下，也要寻求变革和突破。

1 大数据背景下档案管理的研究背景

2 大数据背景下档案管理的研究意义

首先，有利于更好地保证档案收集的完整性，保护档案文化资源不流失。档案资源是记录人类社会发展、个人情况说明的历史证明，档案资源的完整性对国家、社会和个人都具有非常重要的意义。在档案收集匮乏、技术相对落后的旧时代，以档案来源、重要与否来对档案就行归档，是受当时的客观影响所限。而我们现在身处信息爆炸的大数据时代，我们就要颠覆以往的思想，提出了把所有数据都收录的新思想，档案的来源更加多元化，所有的信息都可以归档收录，极大地增强了档案资源的收录范围，有利于保证全数据档案的完整性。

其次，对传统的档案业务进行优化，增强了档案业务管理能力。在传统的档案管理工作中，档案的管理主要靠人工，档案的收集比较被动，靠索要为主，效率较低。在大数据时代，大量新技术被运用，如云存储、云计算、云分析等，档案管理出现了更为先进的网络平台，可以在网上更为方便快捷地办理一些原来需要现场查找的业务，实现了全技术支持、全智能服务，可以大大减少档案管理工作者的工作负担，提高档案管理的工作

再次，大数据背景下的档案管理有利于挖掘档案信息更深层次的附加信息，为社会创造更多价值。档案被查找利用才能体现他的价值，在海量的档案资源最后那个，目前使用过的仅仅是很小的一部分，更大量的档案资源还未体现它的使用价值，还在等待我们需要时去挖掘它们更大的价值，利用大数据存储技术和软件系统，有利于在我们需要时把具有社会价值、文化价值、民族价值的档案进行深入分析，以供我们后期使用。

最后，有利于构建更为科学合理的档案管理机构，更能充分发挥它们的职能作用。随着科技的飞速发展，传统的档案管理已经远远无法满足信息量暴增的管理需求。这就要求我们在大数据时代下，对档案管理进行创新和改革，对档案管理机构进行重新定位，并对他们的职能进行优化，可以极大地提高档案的收录量和保存速率，在节省了人力、物力、财力的同时，也为以后的工作提供了便利。

3 大数据背景下档案管理建议措施

3.1 改变档案资源采集方式

传统的档案收集是采取积极开展接收和征集，档案部门为丰富收藏，相对比较被动。而在大数据时代，档案资源的来源更为多元化，不能依旧采取被动采集的方式，来源于网络的实时消息，档案形成者公众化都需要档案采集部门改变原有的工作方式，积极地去收集更多、更好的档案资源。

一是对网络资源的手机应该采取主动抓取的方式进行采集归档。网络资源具有数量巨大、更新速度快，有用信息和垃圾信息同时都是一瞬即逝，而没用的垃圾信息还占绝大多数，一旦错过，有用信息很有可能就会被垃圾信息所掩盖过去，想要再次找回就要花费成本的人力物力。网民对有用信息也缺乏保存归档的意识，不知道这些信息要怎么保存，保存好后交予谁保管。这时，档案部门就要发挥自己的职能优势，改变以往被动收集资源的方式，要主动出击，主动完成有用信息的采集和归档，同时定期培训网民的有用信息的归档意识，多一个人多一份力量，使网民在自己力所能及的范围内，为相关部门提供有价值的档案资源。

二是培养用户实时归档。形成档案的用户，大多数是针对党政事业单位人员而言的，过去是采取按时归档。在大数据时代，我们应该采取更为积极便捷的归档方式，多通过网络平台或系统，将处理好的档案上传到系统，负责操作系统的相关专业人员在接收到相关档案文件时，按照分类就行档案的归档处理，这样使原来杂乱和不方便寻找的纸质档案，变得容易查找和准确，同时也减少档案的重复档案的归档次数，保证准确性的前提下也减少了档案归档的工作量。形成档案的家庭和个人，也可以登录相关档案部门开通的网站，随时查找自己需要查找的信息，可以做到足不出户就办理完业务，方便自己的同时，降低了相关档案管理人员的工作任务，既解决了集中归档时间紧任务重的难题，又为归档质量提供了保证。

3.2 档案管理相关人才培养

人才是关系到大数据时代档案管理行业发展的重要因素，在社会高速发展时期，只有不断创新教育体制的改革，把人才培养与社会发展紧密结合，培养出知识结构和专业能力与当前社会发展相匹配的人才，才会推动档案管理行业得到快速发展。教育创新有两方面，一是教育内容上的创新，二是教育形式上的创新。在教育形式上要采取学位教育与非学位教育相结合的方式，我国目前档案学的学位教育相对比较完善，全国有1000多所高校都设有档案学，为档案管理行业培养了大批专业人才。在我国非学位教育则相对较弱，普遍存在着质量不高，社会认可度低等问题，在这一方面我们应该向发达的欧美国家学习，他们在非学位教育方面的体制较为完善，为学生提供了丰富的非学位教育课程和实践内容，包括资格证书认证、网络课程和实践课程等，使学生可以通过多种途径和方式学习到所需的专业技能和知识。除了理论课程，要多通过实践与调研，着重培养学生的实际应用能力，使学生能够更快地融入社会，适应行业的发展。在档案教育中，还应注意加强职业道德教育，提高档案管理人员的职业素质和职业自豪感，逐步提高公众对档案从业人员的认识和评价，提高档案职业的社会地位和声誉。

3.3 跨域合作机制

大数据时代一个多元的时代、自由的时代，档案管理工作在这一背景下也同样具有了更广阔的包容性和开放性，档案管理从业者要主动出击，努力跨越学科与地域的限制，寻求跨学科和跨领域的合作，争取做到多方共赢的局面。在信息高速发展的现阶段，档案管理界的学者和工作者们已经达成了共识，他们统一认识到了多元合作与跨域合作的重要性，并进行了多次深入研究。早在2012年国外就举行过类似主题的档案工作者年会，他们鼓励档案管理从业者要开阔视野、不要局限于档案行业寻求多领域的跨界合作，将新理论与新方法运用到档案管理工作中，带动了档案管理工作的快速发展。档案管理的跨界合作主要表现在信息管理、统计分析等其他学科的先进理论，来推动档案理论和实践工作中的创新；另外，档案管理行业引用人才不仅仅局限于本专业，将有利于行业发展的数据分析、数据管理的相关人才也吸收进档案管理领域。在开展档案管理相关活动时，也要专门寻找与提供大数据分析的相关企业合作，借助数据分析专家的力量，在他们的指导下，共同开展档案收集、管理和分析工作，利用先进的理论和硬件条件，来为社会和群众提供更加优质和高效的档案信息服务。

3.4 完善档案管理监督机制

完善档案管理监督机制不仅能规范档案管理行业，对从业者也可形成有力的保障，主要涉及监督的对象、主体、信息的收集与反馈和完善改进几个环节。监督的对象主要有档案信息库的建设情况、档案服务的效果和档案专业人员的综合素质等。对档案管理发展影响最大的是档案专业人员的专业水平和业务能力，是监督管理体系的重中之重。监督主体包括档案管理的相关管理部门、社会群体组织和个体群众等。相关管理部门是组织内部的监督，主要对档案管理相关工作进行检查和指导。社会群体组织的监督则是对档案管理工作的一种业内的自我约束。个体群众的监督则主要是在个体使用档案信息资源过程中的个人感受与评价。因此，在档案管理过程中，更要注重个体群众的意见与建议，对于发现的问题和不足，要及时调整和完善，促进档案管理行业平稳有序地发展。

4 结语

目前我国在档案管理工作中还存在着诸多问题，其中包括档案制度、档案管理人才培养和档案管理监督考核方面都有待提高，这使得档案管理工作效率和作用效率不高，档案管理没有达到预想的结果。在大数据时代下，档案管理工作同时面临着更大的机遇和挑战，在这种形势下，就要求我们在开展档案管理工作时，必须要正确认识大数据时代档案的特征，对档案工作更加重视，增加档案管理工作过程中相关领域的技术借鉴，努力提高档案管理工作的整体水平。