信息化背景下优化事业单位文书档案管理的策略试析

杨晓旭

（新疆白杨河流域管理局，新疆 乌鲁木齐 830000）

单位的档案记录了事业单位从建立到发展过程中的重要信息，文书档案则是事业单位中部分的记录档案转化成纸质版的档案，其中包含的种类繁多，例如各种指示、决定、命令、报告等。由于种类繁多，在日常的文书档案工作过程中需要耗费大量的人力、物力。在信息化的背景下，将能够有效地解决耗费过多人力、物力的问题。并且还能够一定程度上的提高档案文书工作的质量水平。

1 信息化对事业单位文书档案管理的影响

在事业单位的正常工作开展中，文书档案管理工作时基础的工作项目，文书档案的正常开展才能使得事业单位内部其他工作的开展更为顺利地进行。但由于需要进行档案管理的事项和事项种类较多，并且牵扯到很多细节点，所以在实际的文书档案管理时很容易出现疏漏。不仅如此，在对内某份档案资料进行查询时，由于档案过多常常需要耗费较多的时间才能找到具体需要的文件，这样一来的相关工作效率被大大降低，同时的资源被过多的损耗，导致的发展受到一定程度的阻碍。信息化时代的来临，给事业单位的文书档案管理工作带来了巨大的冲击，将信息技术有效地利用到文书档案管理工作中能够显著提高管理的工作效率，减少管理工作开展过程中的错误率，提高查询档案的总体速率。不仅如此，将纸质档案内的信息转移成计算机记录能够有效地解决纸质档案易丢失、易被腐蚀的问题，能够更好地满足事业单位发展的各项需求。所以，事业单位的档案管理工作的信息化管理是其发展的主要趋势[1]。

2 现阶段在事业单位的档案管理工作中存在的问题

2.1 事业单位自身对于信息化建设的力度不足

随着社会的不断进步，信息化技术逐渐在各行各业中普及开来，信息化技术已经显著的促进我国的经济发展，大力的提高单位的工作效率。因此能够很明显的看出，信息化技术对于我国进步和发展的作用和重要性。事实证明，事业单位内的各项工作开展同样需要信息化技术的推动，通过利用信息化技术事业单位的档案管理工作效率可以得到质的飞跃。但就目前而言，国内的事业单位文书档案管理工作的开展过程中还尚未大力引进信息化技术。在事业单位内部的相关工作人员自身没有引起对信息化技术使用的意识，没有看到其对发展的作用，仍然在采用传统的文书档案管理方式对档案进行管理；还有部分事业单位的领导对于信息化技术的看法有着不一样的观点，一些领导认为建设信息化技术需要耗费大量的经济成本和人力成本，所以对信息化技术的建设采取保留看法，仍处于观望阶段。这样一来，就会使得事业单位的发展受到了极大的阻碍。另一方面，还有一些事业单位虽然能够在其内部开展信息化技术相关建设，但仅仅停留在表面并没有具体的根据建设需要全面的完善对档案管理的体系建设[2]。

2.2 事业单位信息化构建中缺乏良好的技术设备

事业单位自身在建设信息化建设过程中，想要使得信息化建设能够发挥最大的作用来推动文书档案管理工作的开展则需要紧跟时代发展的脚步，在信息化建设的过程中引进先进的设备，并及时地掌握各种新兴技术与信息化建设相互融合，这是发展信息化建设的重中之重。如果在对文书档案进行整理的过程中，没有引进一些新兴的技术，那么信息化建设实际上只能被称为一个噱头，没有实际的实践内容。就目前而言，事业单位内部进行的信息化建设发展十分缓慢，主要是由于事业单位没有对相关的技术设备进行引进，大多数情况还是在采用传统的档案管理设备。时代在不断的发展，传统的文档管理设备已经无法满足新时代背景下对档案管理工作的高要求，并且传统设备由于过于老旧和落后在使用时很容易出现故障和各种问题。在对设备的故障维修过程中，又需要耗费一定的人力、物力和时间，使得档案管理工作的实际开展尤为缓慢，档案在管理过程中也缺少足够的安全性。传统老旧的管理设备，不能给予档案管理工作开展充分的帮助，同时反而还会给档案管理工作带来更多危险性、不确定性。由此可见，落后的档案管理设备会极大程度的阻碍事业单位的发展，放慢信息化建设的进程。

2.3 事业单位档案管理信息化建设中缺乏专业水平高的技术人才

在事业单位的文书档案管理工作中，相关档案管理工作人员的工作效率、对任务的执行力度尤为重要。如果单单只是在事业单位内部增强信息化建设，但是没有根据信息化建设的开展做出相关的工作调整的话，再怎么引进相关设备和技术，信息化建设对于事业单位而言都只是空谈。现阶段，在事业单位内部负责文书档案管理工作相关人员普遍存在专业水平较低的现象，整体的专业素质不强，大多数的文书档案管理人员都来自一些退休返聘的工作人员，这些工作人员虽然具有一定的档案管理经验，但对于新兴的信息技术掌握程度较低，导致档案管理工作效率迟迟不见提升。不仅如此，事业单位对于档案管理没有引起足够的重视导致其对于相关人员的专业培训也不够上心，整个档案管理工作中缺乏对员工的定期专业培训，从而导致管理人员在实际的工作中不能很好的使用相关设备仪器来完成档案管理相关事宜。使得档案管理工作的开展无法得到延伸。

3 事业单位档案管理信息化构建的主要策略

3.1 增加对资金的投入力度

事业单位要充分的意识到不论是进行任何建设都需要耗费大量的资金和人力、物力等资源，要正确的认清开展信息化建设的好处远远高于其前期需要投入的成本量，事业单位对于信息化建设要向对工程项目建设一样一视同仁。只有投入充分的资金才能够保障信息化建设的顺利开展。不仅如此，事业单位在进行信息化建设过程中还需要大量的引进各种新兴的设备以替换掉一些老旧、落后的管理设备来推动档案管理工作，最终信息化建设在档案管理中的运用才能有良好的保障。所以，在事业单位开展信息化建设时需要得到相关部门的支持和扶持，采用现代化的管理办法，来不断地对传统的档案管理工作以及配套设施硬件（扫描仪、计算机等等）进行更换、升级。在更换相关设备时，相关工组人员要对还在进行阶段的档案数据进行记录，并把所有数据记录转移到新的设备上。除了更换新的管理设备，档案管理工作的开展还要具备足够的安全性，以保障档案数据不会对外泄露或被人窃取，因此事业单位的档案管理部门还需要建立完善的安全保护系统，才能更好保障档案管理工作开展过程中档案资料的安全不被窃取，私密信息才能得到充分的保障。

3.2 增强数字化档案管理构建

在以往的档案管理工作中，对所管理的档案和资料都需要进行是备案，并将其归类成册方便后期的管理。但纸质档案随着存放时间的推移再加上不停地对档案进行翻阅，使得一些纸质的档案容易出现瑕疵或者缺失。此时，信息技术的运用变得尤为关键，利用信息技术实现对档案的管理，能够给档案管理的各项工作开提供极大的便利，为档案管理的工作人员节省了大量的查找、保存档案的时间。在今后的档案管理工作中有了信息技术的帮助，档案管理工作的安全性将得到长时间有效地保障，这是档案管理过程中能够最看重的一个优势。通过信息技术进行的档案分类能够有效地规避人工归类档案带来的一些不足和漏洞，并且可以解决一些难以解决的问题。为了更好地保证档案的保密性和完整性，在文书档案管理工作所使用的互联网网络中，事业单位可以根据自身保密需求设置与外网之间的隔离层。将档案信息进一步的保护起来，利用防火墙对事业单位的档案做强力的保护，避免一些违法的数据信息或者黑客进入到单位的档案管理网络中来盗取保密信息。

3.3 增强对管理人员的专业培训，提升信息化管理意识和技术水平

档案管理工作开展需要运用到信息化技术的范围较大，并且档案管理涉及事业单位内部的大部分工作人员，所以有效地开展信息化管理对发展有着非常大的影响。为了能够适应时代发展的需求，有效地推动信息化建设在文书档案管理工作中的开展，事业单位自身要增大对信息化建设的资金投入，全面创新文书档案管理的工作体系，制定出有效、合理、科学的档案管理计划，并增强对管理人员的专业培训。档案管理工作大部分涉及事业单位自身，这就需要对相关档案管理工作人员具备对应的专业知识、专业技术的培训，以此提高管理人员对工作的积极性和责任感、使命感[3]。不仅如此，还可以在单位内部创设相关奖惩制度，对于表现较好并且认真、专业的完成自己工作任务的档案管理工作人员单位可以进行适当的奖励，而对于那些在考核过程中不合格的管理人员则需要增强对其的培训并给予一定的批评教育，以此来不断的推动档案管理人员对工作相关专业知识的学习积极性，推动管理人员熟悉掌握更多的管理专业知识，事业单位的管理体系才会逐渐壮大和完善。

3.4 创新管理观念

事业单位想要有效地推动档案管理工作的工作质量以及工作效率，创新自身的管理理念也是尤为重要的，要将现阶段符合时代发展需要的管理知识来指导自己开展相关的管理工作。将信息现代化的管理理念落实到对文书档案管理部门的管理观念上，引导档案管理工作朝着正确、有效的方向不断的迈进，才能进一步推动档案管理工作适应新时代发展的要求。文书档案管理较为复杂，而信息技术能够减少这种复杂性。作为事业单位的领导，应当重视对文书档案管理部门的管理工作，创新自身的管理理念，从传统的管理办法中跳出来，寻找新的管理方式，来推动事业单位文书管理工作的信息化建设进程。将信息化建设渗透到档案管理工作的每一个角落，以较少对人力资源的浪费，避免在档案管理工作中由于人为导致的失误，将文书的档案整理简化，推动信息化建设在档案文书管理中的进一步落实。

4 结束语

信息化技术水平的提高推动了社会的发展，在事业单位的日常工作中信息化技术也扮演着重要的角色。事业单位内部的档案管理工作是单位工作的重要组成部分。为了进一步的提高档案管理工作效率和信息安全性，利用信息技术能够使得档案管理工作的开展更易操作，也更有保障。同时，事业单位自身还需要增强对档案管理人员的专业培训，提高其专业水平、增强其管理意识，全方面的促进档案管理工作的转型和发展。