党校教学档案管理信息化探讨见解

2021-04-14徐晓玲

卷宗 2021年24期

徐晓玲

（中共农安县委党校，吉林长春 130200）

1 引言

档案管理是党校运行发展的一项重点工作。在党校运行过程当中，将在教学中形成宝贵的文件资料，即成为教学档案，对于党校未来教学活动的开展具有十分积极的意义。在该项情况下，则需要能够重点做好教学档案管理，而在现阶段信息技术快速发展的情况下，也需要能够将档案管理这项工作向着信息化方向转变，以此保证该项工作更好地适应信息化时代发展需求。

2 信息化管理意义

2.1 提升管理效率

通过教学档案的信息化管理，则能够有效地实现档案工作实时化、网络化与自动化，在对档案人员工作强度降低的情况下，有效地提升工作效率水平。通过档案的信息化管理，则能够以实时的方式查询档案信息，对自己需要的档案信息进行快速的检索，以此对实际档案管理工作当中的查询负担进行减轻。同时，计算机在管理当中的应用也能够形成催环记录，要求借阅者能够及时归还。在信息化管理方式当中，档案部门不仅需要做好档案的保管工作，且能够在内部信息中心当中直接查阅所需的档案资料，为实际工作开展提供了便利[1]。

2.2 符合发展需求

在现今部分党校工作开展当中，对于档案管理这项工作还存在滞后的情况，依然停留在原始检索利用与纸质档案管理方面，并因此使部分电子档案无法收集、采集与利用。通过档案信息化管理方式的应用，则能够将该项工作向着先进的方向发展，从单途径管理向着体系管理方向发展，从档案目录管理实现对内容与目录合并管理的转变。而在信息技术进一步发展的情况下，则能够实现档案的载体、信息分离使用，能够在多个信息系统当中建立互联，以此实现档案工作效率质量的有效提升，能够对调阅获得的信息资源进行实时的响应，在不受到空间限制的情况下保证查准率、查全率。

2.3 保证档案安全

在原有档案管理工作当中，在查阅档案时往往需要耗费较多的时间、精力与人力。而在档案信息化存储的情况下，则能够对档案查阅、调取的流程与步骤进行省略，对人工检索时间进行有效地缩短。如果想对某项教学档案资料进行查阅，在应用计算机技术的情况下，通过在对话框中输入内容即能够快速的寻找到相应的信息与数据。通过教学档案信息存储方式的应用，也能够避免人员失误、火灾失误等事故导致档案丢失、损毁问题的发生，有效地保障了档案安全[2]。

3 信息管理问题

近年来，党校教学档案在信息化水平不断提升，在具体开展教学档案管理时，也从原有的手工管理向着现代化方向转变。但在此当中，因党校教学档案信息化建设起步较晚，也使得相关信息化工作处于初级阶段当中，在整体水平方面还存在不足，在具体工作开展中也存在一定的问题，其主要表现在：第一，认识不到位。部分党校受到传统档案管理思想的制约，没有对教学档案信息化管理这项工作形成充分的认识，无论是在人员配置、机构设置、硬件建设还是经济投入方面都无法满足档案管理信息化建设要求[3]；第二，制度不完善。部分党校在档案信息化管理当中，在具体制度建设方面存在不健全的情况，没有结合实际成立一套规范整理、分类、收集、归档、查阅的制度。同时，没有严格按照要求对档案进行管理，并因此使相关教学档案存在混乱的情况，且存在没有做好材料归档的问题。此外，临时收集材料在类别方面存在混杂的情况，在需要时无法及时、充分地发挥档案服务作用[4]；第三，安全有隐患。对于教学档案的管理来说，其目的首先即是保证在使用时具有快速、便利的特点，其次即是保证档案安全。对于计算机网络系统而言，其自身存在一定的缺陷，不仅硬件容易受到人为与自然灾害的破坏，且其中的数据信息、软件资源也可能受到病毒的侵扰。如果党校在具体教学档案管理时没有做好安全措施的使用、人员安全意识不足等，则可能使相关档案在管理上存在隐患情况；第四，技术支持不足。首先，电子文件性质的存在，使其在具体保管期限与条件方面受到一定的限制。其次，在档案信息化建设时，很多纸质档案需要使用扫描仪设备实现对数字档案的转化，也因此使转化原始档案具有较大的工作量；第五，缺少专业人才。在部分党校运行当中，并没有安排专门的档案管理人员，虽然也能够对该项工作引起重视、安排专人进行管理，但并非为专业型人才，其主要表现在专业知识老化、结构不合理以及知识面较窄等，且在计算机技术方面存在不足，无法满足档案信息化管理需求。

4 档案管理策略

4.1 转变管理模式

在党校工作开展当中，对于教学档案的管理可以说是其中的一项基础性工作，将直接关系到党校管理水平，可以说，强化对于教学档案的管理，不仅是保证党校稳定运行的一项重点内容，也是保护教学资料的关键途径。在新时期党校档案管理工作当中，则需要能够顺应时代要求，做好教学档案的信息化管理工作，对以往教学档案管理理念进行及时的转变，充分认识到档案信息化管理的重要性，以此实现信息化管理水平的提升。领导层面更需要做好思想的转变，从多方面入手积极推进档案信息化管理，在对信息技术优势充分发挥的情况下，提升档案管理效果，保证相关教学档案能够对党校的教学活动开展提供好的服务。

4.2 基础设施建设

在教学档案信息化管理当中，需要能够以信息技术为基础开展工作，在此当中，做好相关基础设施的建立完善十分关键。在以往党校档案管理当中，其都是以纸质形式存在，在该情况下，则需要能够将现有教学档案信息录入到电子设备与计算机当中，实现现有档案材料的信息化处理，通过扫描、摄影、录入等方式采集档案信息，将其全面的录入到计算机当中，实现相关信息的分类处理，做好科学档案网络系统的构建，保证管理的全面性。在以往传统纸质档案管理当中，主要以人工的方式进行管理，而不需要应用其余设备辅助，在信息化管理当中，则需要积极购入扫描仪、照相机与计算机等等，在做好信息设备配备的情况下，为教学档案信息化管理工作的开展打下基础[5]。

4.3 完善管理体系

为了更好地进行教学档案信息化工作，则需要能够在现有基础做好信息化管理一席的构建，在对管理规范性水平不断提升的情况下，切实提升档案管理质量。在党校教学活动开展当中，教学档案是重要的见证，其中蕴含了丰富的教学信息以及科研成果，也是高校未来教学活动开展的重要信息来源。对此，则需要能够充分结合工作需求做好档案信息化管理机制的建立健全，对其中人员的工作行为进行规范，做好责任意识的强化。同时，要做好档案信息化管理制度的建立与完善，以此保证该项工作的有章可循，切实提升教学档案管理效率与质量。

4.4 做好信息共享

在实现教学档案信息化管理的基础上，则可以通过信息网络平台实现档案信息共享，对党校档案管理网站进行建立，之后，党校的各个部门则可以将自身的教学观念、科研成果等上传到该平台当中。在具体工作当中，全体教师都能够共享信息资源，通过局域网的建立实现相关信息的分享，也能够以此对网站资源起到积极的丰富作用。同时，要做好党校档案管理网站的构建，做好授权划分，只有档案管理人员、领导以及教职工可以进入到该网站当中。其中，由档案管理人员负责进行网站的管理维护，做好档案资料的整理分类，在明确不同关键词的情况下，做好档案入档时间、目录等信息的登记。同时，要对网站做好数字加密技术的应用，保护好网站信息，通过身份验证技术登录网站，在将关键词输入到其中之后即可以快速查询相关信息，以此有效地提升档案管理效率[6]。

4.5 提升人员素质

在党校档案信息化建设当中，人员可以说是其中的重要主体，在具体档案管理当中，其是具体的执行者与操作者，需要具备高水平的信息管理技术，同时具有良好的档案知识，以此才能够通过信息技术的应用实现档案的科学管理。在具体实践当中，党校需要能够强化对于管理人员的培训，重点做好管理人员计算机网络、办公自动化等技术的培训，通过该种方式切实提升人员的信息技术应用能力。在日常档案管理工作当中，也需要能够强化对于档案管理人员的交流，以此有效地提升人员专业水平与整体素质。

同时，人员也是高校教学档案信息化管理的重要推动力量。对此，即需要牢固树立以人为本思想，充分调动工作人员的创造性与积极性，通过强化培训、集中教育等方式做好档案人员独立思考、敬业精神的培养，做好自身发展情况与面临新形势的把握，结合实际做好奖惩制度的建立，以此保证工作人员能够勇于探索实践，始终以认真负责的态度开展档案信息化管理工作，在做好档案管理创新的情况下，对档案信息化管理的效率与质量进行提升。

4.6 强化技术支撑

在档案信息化建设当中，技术是其中的基础与前提，如果缺少高水平技术的支撑，则很难真正实现档案的信息化管理。对此，则需要能够做好以下方面的技术控制：第一，做好性能优良、质量可靠硬件设备的配备，做好对应配套设备的增加，最大程度降低设备受到辐射以及电磁干扰的影响，从源头上降低损毁概率；第二，要做好具有较强通用性信息管理软件的开发，以此保证办公自动化与档案信息化建设间具有良好的融通性，从前端控制、文件记录、档案归档等做好全过程的控制与处理；第三，要做好防火墙、数据备份、身份认证等措施的应用，保证系统无论是软件还是硬件都具有安全的运行特点。