医院档案管理电子文件的实施探析

陈 尟

（济南市长清区人民医院，山东 济南 250300）

随着信息技术的发展，医院档案管理工作越来越多样化，促进医院档案管理事务电子信息化，使档案文件的管理方式从传统手工管理模式向电子管理模式转变，利用科学、合理的分类，对电子文件进行整理、保存，大大的提升了档案文件的作用，促进医院日常事务的开展。因此医院要加强信息化建设，利用新型技术提升医院档案管理电子文件的实施。

1 电子文件是医院档案管理的重要部分

电子文件是人们在社会中形成的文字、图像、音频等信息，按照一定格式储存在计算机硬件或者软件设备中。医院电子文件主要是根据医院各行政部门的工作需求，各职能部门发布、创建的电子文件，主要应用于医院人员和患者以及科研中，在医院数据收集、查询、数据运用中发挥了重要的作用。为了保证电子文件的查询、储备、使用，需要根据其形式、类别进行科学的分类、管理、保存。我国医疗相关法律规定，医疗机构门诊病历保存时间需要不小于15年，住院病历保存时间需要不小于30年。

随着信息技术的发展，医院电子档案迅速普及，从纸质文件过渡到电子文件。在医院事务信息化后，各种材料具有网络申报系统自动生产、上报，大幅度提升了工作效率。各种材料由计算机操作代替了传统的手工书写，尤其是在各科研活动中，运用计算机进行复杂的数据处理，计算机技术的应用已经非常广泛，解放了劳动力，实现了工作效率的大幅度提升[1]。因此，医院文件档案完成了从传统的纸质档案向电子文件转换，是新时期医院事务信息化的结果，是医院档案管理的重要内容。

2 医院档案管理电子文件发展分析以及存在的问题

2.1 发展分析

根据中国医疗协会2008年公布的中国医院信息化发展探究中可以知道：全国绝大多数三甲医院建立了医院信息管理系统，医院信息管理系统在医院管理事务发挥了重要的作用，是医院管理运行中必不可少的基础设施，基本实现了电子文件代替了纸质文件；虽然基层医院的信息系统建设发展速度很快，但是仍然存在一定的问题，存在电子文件和纸质文件并存的形式，影响了文件档案的使用 效果。

随着医院事务信息化，档案的生成方式发生了改变，电子文件取代了传统的纸质文件成为新的文件形式。医院档案管理人员可以队员信息系统进行管理，指采集、处理、获取以及运用各种信息，通过信息技术实现信息共享，从而提升了信息的利用渠道，极大地增加了档案的作用，拓宽档案管理发展难度空间。因此，电子文件档案的管理对计算机技术有着极强的依赖性，对电子档案进行归档，需要依赖磁盘或者光盘的形式进行移交，归档分类也将扩宽文件的读取软件或者操作系统[2]。医院档案信息化，让医院人员以及各职能部门更加便捷的获取电子档案文件，提升了管理效率和文件利用率，同时促进医院各类档案资源难度开发，推动的医院档案管理工作的开展。

2.2 存在的问题

在医院电子文件档案管理虽然取得了快速的发展，但是仍然存在以下问题：

医院电子档案管理工作者的素质问题。在纸质文件管理工作中，医院电子档案管理人员需要具备档案专业知识以及熟悉医院相关知识。而在电子文件时代，还有需要具备计算机操作技术、信息网络技术，否则将无法胜任电子文件管理工作，不能保证电子文件完整和安全，及时发现、排除电子文件影响因素。因此，医院档案管理电子化给档案管理人员的素养提出了更好的要求。

电子文件的特性带来的问题。电子文件对计算机设备和信息技术具有较高的依赖性，同时信息具有不可识别性、信息载体的可分离性、信息的可共享性以及信息环境具有特殊性，这些特性都在医院电子文件中得以体现。随着网络的发展，各级医院都采用看信息管理系统，进行日常事务处理，提升了医院日常事务的处理效率。但是在提供便捷的同时也产生了很多问题。首先，电子文件对计算机硬件、软件依赖性，影响了电子档案的收集问题。其次，电子文件便于修改、复制，可能影响了文件的准确性，和原始文件存在一定的差异[3]。再次，电子文件是表现文字处理系统中最后一个文本，没有草稿、原始文件以及正本和副本的校对，让相关人员在收集、整理、使用电子文件时缺乏判断依据。

电子文件的安全管理问题。电子文件的安全性时档案管理的重要内容，只有保证其安全性，才能提升电子文件的原始性、完整性以及真实性。电子文件可复制属性比较强，可以不留痕经的修改，且没有固定载体，且缺乏有效修改鉴别手段，这样导致文件原始凭证的辨别比较复杂，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也十分复杂而困难；同时电子文教比较容易受到外界因素的影响，例如计算机硬件设备、病毒入侵等，极易造成电子文件破坏或者丢失。因此，要提升电子文件的保护措施，确保在文件传输、处理等过程中不会影响文件的真实性和可靠性，从而保证医院电子文件的安全。

3 促进医院档案电子文件实施措施

3.1 提高档案管理人员的素质

医院要建立健全的电子档案管理机制，快速发展电子档案管理工作，做到以人为本，不断提升档案管理人员的业务水平，提升医院电子档案管理水平。档案管理人员作为医院电子档案主要管理人员，直接决定了医院档案管理信息化的成败，因此管理人员必须不断提升业务水平、树立服务意识，增强理论知识和实践操作能力。

首先，医院电子档案管理人员必须具备爱岗敬业的品质和优秀的医德医风。医院电子档案管理作为一项服务工作性质工作，必须要跟随时代的发展，以高度的责任心完成档案管理工作。尤其随着现代医疗技术的发展，电子档案在医院事务中发挥着越来越重要的作用，涉及众多的临床科室和医院的行政管理工作，因此管理人员必须及时、准确的为医院各部门提供服务，保证医院各部门的工作正常开展，保证电子档案的全面性、原始性和准确性[4]。同时电子档案管理人员还要具备一定的医学、法律和行政管理专业知识，以胜任工作的要求。其次，医院电子档案管理人员需要具备发展的眼光，加强创新，突破传统管理工作的弊端。电子档案管理人员解决当前形势下的困难，提供电子档案文件的安全性、准确性。再次，电子管理人员要树立服务意识，不断为使用提供良好的使用体验，不断更新服务理念，推展服务范围，及时收集、反馈信息，改进电子档案管理工作。然后，要提升电子档案管理人员法律意识，尤其是临床一线电子文件，涉及很多和法律相关的内容，需要档案管理人员利用法律知识，规避法律风险，保证电子文件使用合理合法。同时，要提升电子档案管理人员的专业水平。电子档案管理工作中涉及不同种类的单子文件，有文字、图片、音频等形式，可能涉及格式转换等，因此必须有着过硬的专业素养才能解决问题。电子文件在编辑过程中，需要有一定文字功底，以保证电子文件归档公主偶读有效性，因此管理人员必须加强文化知识的学习，提升文化功底。尤其是数字化形势下，电子档案管理人员在大力发展电子档案文件的背景下，要不断探索，增强业务功底，熟练地掌握信息技术，保证电子档案管理工作的质量。最后，电子档案管理人员还需要具备足够的医疗知识，医院电子档案问价难度内容以医疗技术为核心，需要在具备一定的医疗知识，才能在日常工作中更好地理解归档内容，避免出现错误。

总之，医院电子档案管理人员要不断提升自身水平，应对电子档案的发展，不断学习新的知识，提升自身素养，提升电子档案管理的整体水平。

3.2 提升医院电子档案服务质量

在工作中，管理人员必须树立服务意识，为医院各部门、为患者服务，保证服务质量。单子档案管理不仅是将纸质文件数字化，更重要的是利用数字化优势，记录临床工作，对患者的诊断、检查、手术等治疗进行记录，在患者信息共享的基础上，整理成为电子档案文件，构建医疗行业数据共享平台，加强信息共享[5]。因此，保证数据的真实性和及时性是电子档案服务工作的重要内容。通过增强服务意识，提升服质量，为电子档案使用者提供更加优质ID服务。

医疗行业具有其特殊性，医院数据凭条种类很多，在不同大数据平台之间共享电子档案，为医患双方提供更加便捷的服务，是电子档案的功能。因此要充分发挥信息技术的优势，提高医院的服务质量，优化电子档案管理流程，在信息收集、传输、使用等流程中最大限度体用资源共享，提方便使用者的工作效率。

3.3 提升医院电子档案安全性

信息技术的发展，提升了电子档案管理的便捷性的同时，也给信息的安全带来更大威胁。当前电子档案的储存媒介发生了变化，光盘、硬盘以及云储存出现，不断提升了储存媒介的容量和稳定性[6]。但是在专一运行环境中还是存在一定风险，单一存储介质的对于电子档案存在较大的风险。因此采用多种储存方式，降低安全隐患，是保证电子档案安全的有效途径。

3.4 以法律为基础，建立电子档案安全机制

电子档案全机制必须建立在法律的基础上，所有的电子档案工作都应该遵守法律法规，杜绝对电子档案的破坏。医院电子档案关系到大量患者的个人隐私，因此建立安全机制是非常重要的[7]。电子档案安全机制需要做到有法可依，以解决当前电子档案使用过程中存在的问题。在患者治疗的整个过程，都会产生大量的电子文档，医院一般保存和治疗相关的电子文档，对于其他文档没有保存也没有及时销毁，存在一定的安全隐患。电子档案安全机制可以杜绝这类问题的出现，以保证电子档案的安全性。因此，完整有效的电子档案是非常有必要的，提高电子档案管理人员的安全意识，加强管理力度，不断优化医院电子档案管理工作。

4 结束语

综上所述，电子文件作为医院档案的重点内容，在医院的日常事务中发挥了巨大的作用。随着信息技术的发展，医院事务进入信息化时代，医院电子档案文件管理经历快速的发展，仍然存在一定问题，受管理人员的素质、电子文件特性以及电子文件安全等因素的限制，对医院电子文件管理工作的开展造成了一定的影响。医院要加强电子文件档案管理人员难度素养，提升职业操守和专业素养，树立服务意识，提升电子档案服务质量，提升电子文件的安全性，以法律为基础构建电子文件安全机制，从而保证电子文件的真实性、及时性以及安全性，为患者就医、临床医患人员救治以及医疗科研提供准确的文件信息，从而促进我国医事业的发展。