论高校档案管理人员应具备的素质

赵雪梅

（辽宁教育学院，辽宁 沈阳 110031）

所谓“高校档案”，是我国高等学校的一项基本建设，其中收录着教师的教学与科研成果、学生的学习与实践成绩以及学校组织的各项管理工作等等，这些内容都被管理人员进行统一的收集和整理，以此最直观、最准确的表现一个教师或学生的素质。对此，这也要求高校档案的管理人员要具备较为先进和优秀的素质，进而才能更好地顺应新社会的发展要求，积极主动的整理档案材料，利用现代化的手段进行管理和留存，以此促使高校档案的管理工作可以成为真正为学生服务的工作。

1 高校档案管理人员的素质现状

现如今，经过各项研究和调查显示，高校档案管理人员的素质普遍存在以下几点问题和不足：其一，部分高校档案管理人员的政治思想观念较为落后，缺乏相应的法律意识[1]。这主要体现在他们的思想政治觉悟有待提升，业务能力有待提高，对档案管理工作的积极性较低，缺乏一定的事业心和责任感。例如，部分高校档案管理人员认为他们的工作只需要将各部门上交的材料进行收藏即可，没有对这些材料进行系统的整理和规划。其二，部分高校档案管理人员的业务素养普遍较低。虽然高校对档案管理人员有着学历上的要求，但是大多数都要求大专或本科学历，并没有档案学专业的限制，导致现如今的工作人员中缺少专业对口的人才，致使他们的业务能力较差。其三，高校档案管理工作的人员流动量较大，队伍建设不稳定。由于高校档案管理人员的薪资待遇比其他部门低，而且缺乏晋升和提拔的机会，往往留不住人才。

2 高校档案管理人员应具备的素质

2.1 政治素质

所谓“政治素质”，是指高校档案管理人员应该具备的政治观念、品质、态度和作风[2]。由于高校档案是一项较为政治性和机密性的工作，要求工作人员要具备较高的政治觉悟，有着一定的责任心和事业心，进而才能防止学生或教师的档案出现泄漏的问题。

首先，高校档案的管理人员应该具备坚定的政治信念。他们要坚持并践行党的方针政策，不断加强思想政治教育工作，从而树立正确、健康的世界观、价值观与人生观。例如，对待工作不徇私枉法，对待集体和个人要公平公正。

其次，高校档案的管理人员应该具备高度的保密意识。严格执行国家制定的保密政策，处理好档案使用与保密之间的关系，从而保障教师或学生的档案不被泄漏。

最后，高校档案的管理人员应该具备较强的法律意识。他们就要了解国家目前的政策和方针，还有熟悉与档案管理相关的法律法规，从而按照法律的规定和要求进行工作，不触犯法律，尊重法律。

2.2 职业素质

由于高校档案管理工作所涉及的内容较为复杂，该工作又有着较高的灵活性，这就要求高校档案的管理人员应该具备高度的职业素养，例如对待档案归档工作要细致严谨等等，以此才能保障档案管理工作的顺利进行[3]。

首先，高校档案的管理人员应该具备爱岗敬业的精神。因为，只有管理人员明确自身工作的重要性，并且积极主动的对学生或教师的档案进行整理和归类，才能很好完成一系列较为严谨、细致和复杂的工作。简单地说，只有他们忠于职守，做好本职工作，才能确保其有效的履行职责。

其次，高校档案的管理人员应该具备无私奉献的精神。因为，高校档案管理工作是一个相对平凡的工作，管理人员每天要对较多的档案进行收集、整理、归档等工作，只有他们具备兢兢业业、无私奉献的精神，才能确保档案管理成为一项优质的服务工作。

最后，高校档案的管理人员应该具备实事求是的精神。高校档案管理工作需要工作人员具备严谨的工作态度，容不得有半分马虎和虚假，必须保证档案的真实和完整，以此尊重事实，尊重学生或教师实践成果。

2.3 业务素质

所谓“业务素质”，是指高校档案管理人员在从事工作时应该具备的专业知识和技术能力[4]。因为，高校档案的管理工作具有较强的专业性和技术性，只有管理人员掌握科学化、标准化的档案整理方法，才能确保他们成为精干的人才。

首先，高校档案的管理人员应该掌握高度的理论知识。其一，他们应该掌握有关《档案管理学》、《档案保护技术学》以及《档案文献编篡学》等知识，进而掌握档案管理的基本要求。其二，他们还应该拥有较为强大的专业技能，例如可以利用各种实操方法和技术，对材料进行收集与整理。

其次，高校档案的管理人员应该具有较强的综合能力。其一，文字书写与概括能力。其二，管理与协调能力。其三，创新精神与实践能力。这样才能正确面对档案管理中出现的各种难题，勇于接受新事物，开辟档案管理的新思路、新方法。

最后，高校档案的管理应该具备广泛的管理知识。这主要体现在管理人员除了要掌握专业的基础知识以外，还要了解社会科学和自然科学的知识，并且学习与之相对应的其他专业知识。

3 高校档案管理人员提高素质的对策

3.1 增强专业知识的学习

现如今，我国高校档案工作已经受到教师、学生和家长的重视，为了提高管理工作的效率和质量，大部分学校虽然已经引进了较为先进的技术和管理设备，但是由于传统的档案管理方法和思想根深蒂固，使得这些先进的技术和管理设备的应用成效较低。出现这种现象的主要原因就是，管理人员没有及时更新并优化自身的专业知识与业务能力，对现代社会出现的先进技术和管理设备认知较低，从而缺乏一定的应用。对此，这就要求高校应该增强管理人员对专业知识的学习，引导高校档案管理人员自觉调整并优化知识结构，借助讲座或学习的机会，不断掌握新技术，学习新知识，从而将先进的技术和设备引用到档案管理工作中。首先，“引进来”。高校应该适当或定期聘请专业的档案学专家或人才开展讲座，将档案管理的新方法和新思路传递给高校档案的管理人员，从而确保他们在听讲的过程中，不断更新自身的观念，以此提高管理效率。其次，“走出去”。高校应该给予档案管理人员一些外部学习的机会，例如去其他学校学习其他工作人员的管理工作，进而将其中的积极因素应用到自身的档案管理工作中，并学习先进设备和技术的使用方法，以此促使档案管理工作更加现代化。与此同时，高校还可以给予档案管理人员一些进修的机会，组建一个学习团队，让他们参与在职学习的活动，从而不断更新自身的档案管理观念和思想，进而指导所有档案管理人员的工作。

3.2 建立广泛的社会关系

在传统的高校档案管理工作中，之所以管理人员的工作效率和积极性较低，主要原因是他们缺少社会活动的参与，缺乏广泛的社会关系，从而导致他们认为档案管理工作是相对低级、枯燥的工作，没有建立良好的事业心和责任心[5]。显而易见，在这样的思想和观念的影响下，高校档案的管理工作必然存在一定的弊端和缺陷。对此，这就要求高校的相关部门应该为管理人员的工作提供物质保障，例如对在岗的工作人员创造进修学习的机会，或者对在岗的工作人员进行定期的工作培训或外出参观，以此不断提升其专业能力和业务素养。首先，这就要求高校相关部门应该建立一个相对高技术、高水平、高素养的管理队伍，让他们参与各种各样的与档案管理有关的社会活动，参加社区或国家举行的档案类比赛等等，进而让他们快速地掌握和学习档案管理的新方法，不断拓展知识视野，开拓管理思路。其次，高校还应该引进现代化的高科技手段，例如大数据或云计算等等，弥补传统档案管理工作的弊端和不足，将复杂的管理工作借助计算机等手段进行简化，从而减轻管理人员的负担。同时，高校还应该促使管理人员之间建立良好的社会人际关系，为他们创造交流与分享经验的机会，进而迎接数字化时代的到来。

3.3 提高团队的协作能力

在我国高校教育体系中，高校档案的管理人员不仅是档案资料的管理者，更是档案资料的收集者、开发者与研究者，他们的身份和工作任务是相对复杂的。对此，为了加强高校档案管理工作的质量和效率，就必须加强高校档案管理人员对理论知识与实践技能的认知能力，提高他们的语言和文字的整理与分析能力，从而确保他们可以协作的完成档案管理工作，促使档案管理工作可以有效地为人们所学习并研究。首先，高校应该对高校档案管理人员的专业知识进行定期考核，借助考核或竞选等形式，锻炼他们的业务能力和竞争精神，从而确保他们在实际操作的过程中可以得心应手。其次，高校还应该明确档案管理工作并不是一个人就可以完成的，它往往需要多个人、多部门进行协同合作。对此，高校应该组建管理能力或方法相似的管理团队，确保每个人都能参与其中，共同完成管理任务，展现自身的工作优势，提高成就感和责任心。

4 结束语

总而言之，社会时代在不断的变化，经济与科技在不断的进步，这对教育教学事业而言既是挑战，更是机遇。高校档案目前已经成为高校、教师和学生之间交流和沟通的桥梁，这就要求高校档案的管理人员不断提高自身能力和各方面的素质，例如政治素质、职业素质以及业务素质等等。同时，高校还应该制定出提高管理人员素质的有效策略，增强专业知识的学习，建立广泛的社会关系等等，促使高校档案工作朝着现代化、科技化的方向发展。