探析如何做好事业单位人事档案管理工作

陈红梅

（梨树县梨树镇综合服务中心，吉林 四平 136500）

事业单位人事档案囊括职工所有基本资料及相关职业发展信息，是职业生涯规划、职称申报及多项业务处理的关键依据。对于事业单位的现代化发展来说，切实做好人事档案管理工作不仅关系到职工基本信息的记录与完整保存，更关乎事业单位人力资源开发、利用及管理。在传统管理思维及管理体制的制约下，人事档案管理工作长期处于事业单位内部管理的边缘化地位，一方面缺乏完善的信息化基础设施、高效率管理机制优化革新人事档案管理工作流程、方式方法，另一方面既懂得人事档案管理基本内容，又能借助信息技术挖掘档案资源价值的复合型人才十分匮乏，不利于人事档案管理工作的创新突破。为此，事业单位需高度重视人事档案管理工作，立足工作实际确立问题导向，逐步提升人事档案管理质效。

1 事业单位人事档案管理工作基本特点

事业单位人事档案管理工作流程主要包括档案资料收集、档案文件加工处理、归档及保存三大步骤。虽然从流程上来看管理工作较为简单，但人事档案涉及范围广泛、内容庞杂，囊括事业单位职工学习经历、工作简历、职业素养等相关资料[1]。综合来看，事业单位人事档案管理工作具有以下基本特点：1）全面性。事业单位人事档案是职工个人信息的存储与记录载体，既包括职工个人信息、职业素养、成长情况、晋升经历、职位变化等，又涉及职工的家庭情况、思想动态、行为处事等等，是对职工个人及家庭情况的全面反映；2）真实性。事业单位人事档案内容是职工考核评价、职称评定、奖惩激励的重要依据，在人事档案管理工作中需要保证信息真实可靠、客观完整、可比安全，才能保证职工考核、晋升及评比等公开公正；3）动态性。事业单位人事档案时刻处于动态变化之中，会根据职工自我学习及培训经历、职位变化及调整等补充完善相应内容，这就需要人事档案管理工作人员跟踪职工发展进行实时变化，才能够建立完善的人事档案资源；4）流动性。事业单位人事档案会在内部各个部门之间流动，人事档案管理工作人员需找准档案所在位置，了解各部门所使用的档案内容与频率，才能在避免档案丢失的前提下提升人事档案管理工作的服务价值。

2 事业单位人事档案管理工作现存问题

新形势背景下，事业单位内部管理、人力资源管理等面临着全方位调整，职工考核评比、晋升渠道、培训教育等也随之发生改变，传统以信息记录为核心的人事档案管理工作已经不能适应事业单位内部职工全面考核、梯度型培育、人才发展政策制定的需求，呈现出明显的滞后性与局限性。当前事业单位人事档案管理工作问题体现在以下三个方面。

2.1 人事档案管理工作制度不完善

伴随着事业单位机制体制改革进程的持续推进，事业单位人事档案管理工作也得到了充分重视，各级事业单位设置独立机构用以开展人事档案管理工作，虽然在很大程度上提高了人事档案管理工作战略定位，但在实践层面上依然存在诸多问题。其一，对人事档案特点及管理工作价值意蕴认识程度不够深入，依然将人事档案视作职工信息的机械性记录载体，忽视对人事档案管理工作人员潜能、主观能动性的激发，导致部分人员工作积极性欠佳，工作创新意识不足[2]；其二，人事档案管理工作制度缺乏顶层设计与统筹规划，存在制度目标不明晰、执行责任划分不明确、监督考核缺失的问题。一方面未能围绕人事档案资源价值制定完善的管理工作标准、技术规范、工作细则，导致人事档案管理工作人员在制度落实中“无章可依”，弱化了制度的强制性与刚性约束作用。另一方面为设置单独的监督小组跟踪式监督人事档案管理工作流程，致使人事档案管理工作制度流于形式。

2.2 人事档案管理工作方式滞后

在高度信息化时代，人事档案数字化、管理工作信息化已经成为事业单位人事档案管理发展的重要趋势，但从人事档案管理工作实践来看，依然存在管理工作方式滞后的问题，具体表现在三个方面：一是人事档案资料主动收集意识薄弱，通常在职称评定、考核开始前开展档案收集工作，导致档案收集工作过于集中、短时间内工作量较大，加大了漏记、错记事件的发生概率。同时，被动式档案收集无法保证文件格式、文件内容的一致性，后续归档难度较大并且不利于档案信息的数字化转化，降低了档案收集效率；二是收集的档案材料不全面。因缺乏规范化、标准化格式，导致部分档案文件内关键信息与数据缺失，无法为人才培育、人力资源开发及利用提供真实可靠的依据，弱化了人事档案管理工作的服务与决策支持价值；三是归档材料真实性与准确性难以保障。当前大部分事业单位人事档案管理工作虽然初步实现了在线提交及归档，但是在信息安全保障上略有不足，在不经允许的情况下可对归档材料进行修改，削弱了人事档案的权威性与可信度，不利于人事档案管理工作水平的提升。

2.3 人事档案复合型管理工作人才匮乏

事业单位人事档案管理是一项专业性、机密性及能动性较强的工作，不仅需要相关工作人员具备档案管理专业技能、高度职业素养及职业道德，还需要工作人员可以根据不同部门的档案使用需求对档案进行分类管理、挖掘档案资源价值。当前部分事业单位人事档案管理工作复合型人才匮乏，即使现有档案管理队伍熟悉工作流程、积累丰富工作经验并且可与各部门人员和谐沟通配合，但在信息化软件应用、数据挖掘及分析技术使用、档案资料数字化处理方面能力较为薄弱，在很大程度上制约了人事档案管理工作的现代化、高效化、信息化与科学化发展。

3 做好事业单位人事档案管理工作有效对策

基于事业单位人事档案管理工作特点及其在职工考核、职称评定、人才培育、人力资源管理政策制定等方面的价值，建议事业单位人事档案管理工作采取以下策略提升工作质效。

3.1 完善人事档案管理工作制度

为解决当前事业单位人事档案管理工作不完善的问题，建议事业单位从顶层设计及统筹规划出发，建立起系统、整体、兼顾各项工作的人事档案管理工作制度体系。首先深入领会人事档案管理工作的价值与特点，编制相应的人事档案管理工作考核评价指标体系、考核评价标准、考核监督程序，制定与考核结果使用相配套的奖惩激励机制，以此倒逼人事档案管理工作人员在档案收集、材料归档、资源服务方面深耕细作、主动创新，进而为人事档案管理工作注入新的活力[3]；其次，明确划分各个部门在人事单位档案管理工作中的责任。在档案收集阶段，各部门根据档案部门的指导、要求等定期提交格式规范、内容完整的文件材料，档案部门人员则需要对文件材料进行审核并提出整改意见。在档案归档期间由档案管理人员直接负责档案质量、档案信息完整性与真实性。在档案流通期间，秉承“谁使用，谁负责”的原则督促各部门正确使用并保存档案，避免档案丢失或损坏，以此在缩短档案归档周期的基础上最大化提升档案质量；最后，制定完善的人事档案管理工作实施细则，包括档案资料提交时间、标题及格式、内容、提交渠道、审核标准等等，保证各项档案管理工作制度落地、落实。

3.2 提升人事档案管理工作信息化程度

信息化建设是提高人事档案管理工作效率的有效手段。一是要同步部署人力资源管理与人事档案管理，保证二者相互协同，解决当前档案文件收集工作滞后问题。同时，引入自动办公系统，支持档案材料在线提交、审核及加密处理，将人事档案管理人员从简单重复的工作中解脱出来，使其有时间、有精力对档案进行分类存储、数字化处理、资源价值挖掘。二是要编制规范化的数字档案格式，提炼出关键词便于后续检索，根据预先划分好的档案类型在下级目录内自动化补充职工个人及家庭变动信息，以此提升档案管理工作实效性。三是针对纸质档案引入RIDF技术；针对数字化档案引入区块链技术。上述两项技术均具有信息安全保障、自动定位、流程记录的作用，档案流转中可精准确定档案位置，保证档案使用流程有记录、可回溯、有相关责任人签字，既可以保证档案信息安全，又能防止信息篡改。

3.3 加强人事档案管理工作队伍建设

为加强人事档案管理工作队伍建设，事业单位一方面需要针对档案工作人员职业素养、信息化能力组织开展培训活动，提升其工作胜任力与职业道德水平，使其认识到事业单位内部选人用人流程简化、组织架构调整下对人事档案管理工作的新要求、新标准，帮助其快速适应人事档案管理工作新形势[4]；另一方面可吸纳青年技术型人才，与事业单位现有老年职工、中年职工组建信息化管理技术攻关小组、档案质量保障小组、档案资源服务价值挖掘小组，发挥老年职工经验优势、中年职工沉着干练优势及青年职工活跃思想及活力干劲优势，使其在合作互助、交流沟通、创新革新中扎实推进人事档案管理工作效率、效能迈上更高的台阶。

4 结束语

事业单位人事档案是对职工个人及家庭信息的记录载体，也是人力资源开发及利用、人事政策制定、职称评定及职工考核的重要依据。当前事业单位人事档案管理工作存在管理制度不完善、管理方式滞后及复合型人才匮乏的问题。建议事业单位从考核及奖惩机制、责任划分、工作细则编制三方面建立完善的人事档案管理工作制度体系。同时积极引入自动办公系统、RIDF技术、数字化技术、区块链技术等现代信息技术手段革新人事档案管理工作方式。此外加强对人事档案管理工作人员的培训与教育，以此促进单位人事档案管理工作朝向科学化、现代化及信息化发展。