探讨档案信息电子化的发展前景

赵 茜

（河北省退役军人总医院，河北 邢台 054000）

档案信息管理工作在整体医院管理当中占据了十分基础的地位，对各个环节的顺利运行也会起到直接影响。当前，互联网信息技术的发展为医院档案管理提供了新的机遇，但电子技术的综合性与复杂性也会带给医院档案信息一定的安全隐患。因此在实际开展档案信息管理的过程中，应对电子化管理模式的发展前景与模式树立正确的认识，进而通过先进的技术手段来为医院档案信息营造一个安全的管理环境。

1 医院档案信息管理的特点

1.1 类型众多

随着市场经济的不断发展，医疗卫生机构也需要开展相应的变革。在现代信息技术的支持下，传统档案管理模式逐步被电子化管理模式所替代，进而有效实现了对病案、人事、统计、财务等多种类型档案的科学管理。这样的管理模式一方面带给医院档案管理更多的便利，另一方面也大大提升了医院档案种类及数量，提升了整体管理的难度。

1.2 载体多样

在传统的管理模式下，医院的档案信息往往是以纸质材料的形式管理的，进而也具备了占据空间大、易丢失损坏以及查找不便利等弊端。随着现代化技术的发展，医院档案也获得了更多的载体形式，借助电子化信息技术完成档案管理可以进一步实现流程简化与成本降低，从而为医院整体管理的开展奠定基础[1]。

1.3 利用率高

档案信息是医院管理过程中的重要组成部分，近年来，在刑事诉讼、交通事故以及保险相关方面的工作中，医院档案的利用率不断提升，而总体的角度上来看，社会对医院档案的需求也是在持续增长的。

2 推进医院档案信息电子化的必要性

2.1 确保信息的真实完整性

传统的档案管理模式已经不能满足现阶段医院工作的实际需求，而将智能化、电子化的管理模式引入到档案管理工作中不仅能有效提升规范性与完整性，还可以明显减轻各个科室汇集档案工作的压力。与此同时，通过系统存储的方式可以帮助医护人员在较短的时间内调取资料，充分提升档案信息的利用率[2]。

2.2 实现信息的有效共享

医院内部的档案信息种类十分多样，其中主要会涉及医疗科研、人事安排以及党建工作等多方面内容，同时这部分资料也来源于不同的科室与部门。在对档案信息进行管理的过程中，如果采用电子化的管理模式可以更好地建立起档案数据库，从而为后续的工作对接与信息共享提供便利。

2.3 提升档案工作服务水平

档案管理工作很大程度上影响着医院各项工作的开展，同时也是促进各科室工作稳定推进的重要基础。在开展电子档案管理的过程中，应充分以各科室的档案信息服务需求为基础，进而对电子信息系统的相关功能进行开发，实现对信息价值的深入开发，促进医院档案综合服务能力的显著提升。在这样的环境下，电子化的档案管理模式可以显著提升办公室工作效率，不仅可以提升查找速度，在分类与统计等方面的工作上也可以表现出明显优势[3]。

3 医院档案信息电子化的发展前景

3.1 对档案工作的全方位推进

结合档案电子化的发展前景来看，档案信息电子化势必会推进医院档案管理工作的全面提升。在传统的管理模式中，档案资料的储存往往是以纸质或机读形式为主，而推进电子化管理模式以后就可以对其开展不同形式的收集、筛选和加工，进而帮助人们更好地完成资料利用。总体来看，档案管理电子化在未来发展过程中主要可以体现出以下几方面优势：第一，可以加深对档案资料价值的发掘，充分发挥其潜能。现阶段，大多数科室与部门对档案的使用较为单一，整体的功能开发也比较简单，这样低效率的利用模式将会造成人力、物力、财力的大量浪费，而在电子化管理模式下，可以最大限度地实现物尽其用，促进档案工作效率的有效提升。第二，在电子化的管理模式下，可以显著提升档案信息的时效性。以往在进行信息收集、整理的时候需要的时间较长，一定程度上会导致信息失效，对档案信息的应用价值也会造成十分严重的影响。而电子化的管理模式可以提升整体工作程序的连贯性，保证其应用价值。第三，在以往的档案信息管理工作中，很多时候都会涉及经费不足的问题，而受到经费问题的影响档案管理工作质量也会相应降低，而在档案信息电子化模式下，其整体成本消耗将会显著降低，为提升整体工作成效奠定基础。第四，在档案信息电子化模式下，其具体的研究成果可以更好地进行分享与传输，进而显著提升了其社会影响力与服务范围，档案管理部门在医院内部的地位也将会得到显著提升。因此在日常开展档案管理工作的过程中，应注重将更多先进技术引入其中，引导档案事业适应电子信息技术的发展变化，为其可持续发展奠定基础。

3.2 对档案管理现状的改善

档案管理过程中的安全问题一直以来都是管理的重点与难点，不论是传统的纸质档案还是电子化档案都难免会存在相应的安全问题，其主要包括以下内容。第一，实体档案的安全问题主要是需要承担破损与丢失风险，一般来说会涉及档案库房环境安全以及外部包装等方面的内容。通常情况下，医院内部会设置专门的区域进行各类档案资料的保存工作，但如果温度、湿度管理以及防火工作开展的不完善就很容易造成档案损坏。与此同时，传统的文件袋、纸质文件盒等包装方式在功能上较为单一，防潮、阻燃等效果都不明显，进而也很难起到良好的保护作用，第二，除了纸质档案的保管问题以外，电子化管理模式也将会面临一定风险，其中最为突出的就是计算机病毒，病毒可以通过快速传播来对电子档案安全进行损坏，在很短的时间内就可以完成复制与扩散；而部分病毒文件还带有加密技术，从而难以对其加以跟踪。与此同时，病毒还可以进一步感染正在执行中的文件，这样不仅会影响相关程序的正常运行，还会导致档案文件损坏、丢失。同时，黑客的入侵也是影响档案管理质量的重要因素，黑客可以通过对网络远程控制完成对文件的遥控操作，并对档案信息进行修改、删除，从而造成十分严重的后果。第三，医院内部档案管理人员的专业素质也是影响工作质量的关键因素。现阶段，很多管理人员并没有对档案信息管理树立正确的认识，因此没有实施良好的安全管理举措，进而对信息安全造成严重的影响；而且部分档案管理人员在信息资料管理工作中缺乏严谨的工作态度，同时也没有落实完善的安全权限设置，这大大提升了档案信息资料损坏的概率，限制了医院内部管理工作的有效开展。针对这样的安全管理问题，在实施电子化档案信息管理的时候应对以上安全问题进行重点管理，有效落实完善的安全管理机制，提升档案信息的安全性。

3.3 建立完善的档案电子管理环境

在医院内部创建良好的管理环境是提升档案工作水平的重要手段，通过创设安全的档案电子管理环境不仅可以显著提升档案信息的安全性，还可以后续储存、运行等环节奠定基础。在此过程中，医院可以建立相应的安全预警系统并对电子信息进行备份，为确保系统的运行状态，医院还可以配备专门的电源室。作为直接参与档案管理工作的人员，其网络安全意识与专业素质将会对工作成果产生直接的影响。同时医院也可以定期组织相关安全培训来有效提升档案从业人员的综合素养，促进档案管理及服务工作质量的不断提升。对于在传统工作模式工作下的员工来说，很难在短时间内完成工作思想与模式的转变，因此医院可以针对这部分员工实施有针对性的档案电子化工作规范并完善工作手册，从而更好地帮助这部分员工了解日常工作流程与规范，并可以结合具体的工作需求提出建设性意见。除此以外，医院还可以落实精细化管理原则，针对工作人员构建绩效考核机制，有效实现对档案管理工作的量化，从而使医院档案电子化工作的开展更加规范化与合理化。

3.4 档案信息共享的全面推进

推行档案管理电子化的一个重要目的就是实现档案信息的传播与共享。在档案信息化管理技术的应用下，医院各个科室与部门人员都可以在信息化系统当中完成病例信息、医疗信息以及财务信息等的查询，从而为自身工作提供更大的便利。值得注意的是，在信息共享的整体氛围下，医院内部各个科室部门工作的效率将会得到显著提升，以住院部的工作为例，医护人员通过医院档案信息管理系统可以直接获取相关病患的信息，进而以此为基础对用药剂量、治疗方案等内容加以确定，从而有效实现对每一位病人具体医疗过程的把控。像这样以病人病例档案信息中的治疗方案为基础展开治疗可以大大提升相关工作的精准性与针对性，同时还提升了医护人员的工作效率和质量；而财务部门在工作的时候则可以结合档案信息化管理系统中的信息完成对财务信息的综合统计，大大提升制作财务报表的概率切实提高财务部门的管理质量；除此以外，医院内部的医学科研部门也可以进一步通过档案信息共享来获取所需信息，针对病例中的具体症状、诊断、治疗等过程来完成数据信息的统计与整合，并得出其进一步的具体方向与策略。总体来看，医院的病例档案信息在医院整体运行当中发挥了十分关键的作用，而电子化技术的实施可以进一步帮助零散的数据信息加以分类与整合，而医疗人员也可以通过对该类实证信息资源的利用研究出更加科学有效的治疗方案与技术手段，实现医院整体医疗水平的提升[4]。此外，在信息共享的环境下，医疗人员与管理人员可以更加充分地认识到电子化管理模式的优势，进而日后在过程中为相关管理制度的实施作出贡献。

4 结语

综上所述，信息化技术的引入使得医院档案信息管理工作面临的全新的机遇与挑战。为进一步提升医院档案管理水平，应着手于电子信息系统建设，同时提升对档案管理工作的重视。在此过程中，医院管理管理层应在信息化平台建设中投入更多资源，并组织相关培训来提升工作人员的综合素质。此外，医院在进行电子化档案管理的时候应充分加强对安全问题的关注，从而为推进医院的现代化建设奠定基础。