医院编外人员档案管理分析

2021-04-14张博文

卷宗 2021年8期

张博文

（佳木斯大学附属第一医院人力资源部，黑龙江佳木斯 154002）

如何能够真正保管好，利用好医院编外人员的档案信息，需要形成一套比较完善的档案管理体系。而在此之前，首先了解现今医院编外人员档案管理的现状是非常必要的。医院编外人员档案现代化管理流程较为复杂，其中涉及的内容也较多，因此在实际管理的过程中，需要相关人员制定全面有效的医院编外人员档案现代化管理方案，将先进的技术手段和技术理念应用在其中，这种方式能够提升我国医院编外人员档案现代化管理水平，促进经济的快速发展。

1 医院编外人员档案集约化管理概述

1）医院编外人员档案集约化管理的概念。集约化医院管理体系是我国现代化医院管理体系中的重要一个组成环节部分，在不断提升现代集约化医院管理水平的整个过程中。第一，制定严格全面的医院管理工作规范。根据管理业务的实际需求和工作流程，制定一套相应的数据归档处理程序，对医院编外人员档案管理中的相关信息数据展开统一归档处理，这种归档方式无疑是实现集约化资产管理的重要基础。第二，提升医院档案收集整理工作质量。这一改革过程中就需要国家统一制定医院编外人员档案管理服务标准，将档案信息共享平台的重要作用得以充分发挥体现出来。

2）医院编外人员档案集约化管理的特点。医院编外人员是促进我国医疗水平发展的主要动力组成的一部分，其在实际档案管理的工作过程中，需要充分保证整个医院编外人员档案管理工作过程的信息全面性和工作有效性，本文将以管理医院编外人员档案的信息管理法为例，将目前现代化的医院编外人员管理信息技术充分应用在其中，保证最终提高医院编外人员档案管理工作质量。医院编外人员档案管理现代化业务管理，在实施工作过程中主要必须具备时效性的特点。医院编外人员医院档案管理现代化医院管理中会需要应用最新的电子信息技术，而这种电子信息技术在实际管理使用中需要具备较强的管理时效性，整个管理流程需要依靠一个电子系统进行完成。医院编外人员需要额外耗费大量的时间人力和人财物力，与其他传统管理医院编外人员医院档案管理传统方式档案相比，能够有效节省大量的管理时间，提升档案管理效率。

3）医院编外人员档案集约化管理的重要性。建立医院编外人员动态管理档案，已经成为对于所有医院编外人员进行动态管理的一种重要工具，医院编外人员档案也就是进行档案动态所必不可少的重要组成部分。在所有医院编外人员管理机构对医院编外人员相关档案内容资料进行分类统一之后，档案管理人员的职责就已经可以完全的分类整合下放到一个人力资源部门当中，要让我想更加便捷和高效的管理完成各项人资管理工作就必须对所有医院编外人员的相关档案资料进行一个集中性的分类整合和统一管理。这样才会更能够有效地帮助完成档案信息化后续的其他一系列信息查询和数据分类管理的相关工作。

2 医院编外人员档案管理中存在的问题

1）医院编外人员档案管理集约化程度低。各级的医院编外人员档案管理工作机制之间的相互制约约束力不够明显，各个档案管理机制比较分散，没有在统一的各级规范化档案管理之下正常运作，彼此之间相互关联性不够。为有效解决这一复杂问题，就必然需要对目前分散于各个部门中密切相关的各类医院编外人员档案管理进行统一、全面的管理整合，统一管理保存，对各类医院编外人员相关文件档案管理进行一种集约化的统一管理模式。

2）医院编外人员档案管理缺乏有效制度规范。国家关于医院编外人员的规章制度很多，内容繁杂。对于医院编外人员的相关定义不够清晰，使得执行起来弹性比较大。还由于现今医疗编外人员档案管理的复杂程度与日增长，关于医院编外人员的规章制度制定时间可能比较早。一些内容并不是很适合实际发展中的医院管理，在执行时会有难度。所以相关完善的制度应该被建立，形成统一可行的管理标准，完善医院编外人员档案管理工作。

3）医院编外人员档案查询服务水平低。受各地管理机制和管理水平的影响，各地的医院编外人员档案的管理查询水平不同，与先进的城市相比查询水平较为低下，且自动化查询过程中有一定的限制，离不开人工的辅助，不能全面实现方便快捷的自助查询。同时，有时在查询时依据不同，查询人员的素质，以及查询窗口的设置，都极大地降低了查询的便利性。进而使得查询工作效率低下，不能满足日益增长的查询需求。

3 医院编外人员档案管理的可行路径

1）推进档案信息化和集约化管理机制建设。将其与医院编外人员管理业务相关的各类档案集中管理整合，在医院高度集中化的管理下即可实现医院对医院编外人员管理相关档案的高度集约化集中管理。在医院进行国有医院编外人员产权管理档案的专业集约化档案管理时，可以将不同专业类型的档案管理集中在一个档案室内，并对档案管理进行一套标准、规范的专业集约化档案管理。通过资源整合、集约化的档案管理模式，大大程度节省了在开展医院编外人员档案管理上的大量重复性和投入，为确保医院编外人员档案管理工作的稳定高效开展顺利提供了有效保障。

2）制定科学管理标准完善档案管理流程。在信息统一与集约规范运用档案管理各类业务时，要充分考虑结合各类档案业务的具体管理属性与功能特征。设置档案归档管理流程，建设完善相应的档案信息化归档平台，对从事档案管理的重要标准数据进行信息统一化归档处理，为推进档案的统一集约化规范管理发展奠定坚实基础。对各类记录档案资料进行综合整理时，应严格划定进行整理的业务标准，规范好整理业务流程与相关执行管理工序，对档案管理的技术质量标准要求也应进行行业统一化跟踪处理，采取此种管理方式也只能为档案资料的合理流转、交接和其他信息技术资源整合利用提供有利条件，以求于在借助医院信息化服务平台后才能对各类档案信息资源整合进行高效而科学的综合管理。

3）整合不合理档案资源拓展档案增值服务。在对其进行开发利用的过程中，可以建立透明化的制度规则，防止医院编外人员档案管理中出现意外情况，针对医院编外人员档案的查询业务，可以将其设定为服务性质，医院编外人员档案医院与政府相互沟通。根据目前的档案资源，定期对资料进行重新编排，这种方式可以大幅度提升医院编外人员档案管理的概率。另外，在医院编外人员档案现代化管理的过程中，还可以将纸质医院编外人员档案与电子医院编外人员档案相互结合，一旦一方档案出现泄露或者丢失等情况，可以从另一个档案中获得缺失信息，保证整个医院编外人员档案现代化管理的全面性和有效性，促进我国医院编外人员档案现代化管理的良好发展。