浅谈设计档案管理及档案工作发展趋势的探究

苏 娜

（五矿矿业（安徽）工程设计有限公司，安徽 合肥 230000）

设计档案是建设项目设计科技活动的真实记录，反映了项目建设从规划设计到竣工运营的整体建设情况，是建设项目竣工验收不可缺少的部分，更是设计过程中的重要史料。因此，设计档案对于设计单位、建设单位、施工单位三方都具有极其重要的保存和利用价值。

1 设计档案管理的基本特征

设计档案主要是反映一个建设项目在工程建设过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、电子文件等各种形式的真实记录。建设工程项目具有投资大、周期长、文件种类多、功能交叉、资源种类多、数量多、规模大等特点，势必会影响设计档案的收集和形成。其主要特征有以下三个方面：

1.1 文件种类多，归档流程复杂，具有综合性的专业特点

设计档案根据工程项目建设周期长、跨度大等特征，会形成各种文件载体，比如原始文件、图表、图纸、电子版图纸、政府批准的许可文件和其他文件，设计任务书、委托书、合同、地质勘察资料、招标资料、规划、可行性研究报告、方案设计和高阶段设计、施工图设计等各类文件，这些文件材料的形成是整个项目建设的重要原始记录，在设计单位、建设单位、施工单位三方中发挥着极其重要的作用。

1.2 项目建设过程中形成的档案数量增多，设计变更增多，设计专业较多等综合因素

设计档案是反映建设项目在建设活动过程中整体情况的真实记录，由于项目建设周期长、跨度大、多个专业相互交叉共同设计等特点，尤其是一些大型工程项目，会形成图纸多达几百张甚至几千张，设计变更会不断替换，档案收集、整理、替换、编号的工作量更是翻倍增加，综合上述种种复杂的因素，对档案管理工作者来说，面临着新形势下的巨大的挑战。

1.3 利用频繁，应用范围广，使用效率高

设计档案是体现建设项目设计专业和技术水平，设计成果具有较高的保存和利用价值。项目在建设过程中，设计图纸不仅要提供给建设投资方，也要提供给施工方，以便于施工方对设计过程的参考和借鉴。在后续项目建设过程中不断出现设计变更和调整，还有在业主方的规划、环评、环保、安全等多种验收和项目延伸的设计施工中提供咨询利用服务，以上诸多综合因素体现了设计档案管理重要性，这种高频率的利用对于设计档案管理提出了新的要求。

2 设计档案的管理措施和档案工作发展趋势

在建设项目设计过程中，设计档案管理首先要符合国家的相关规定和标准，其次要满足建设项目的实际工作要求。科学的制定档案管理措施主要体现以下几个方面：

1）建立健全设计档案管理机制，保证档案材料的收集准确、及时。设计档案在项目建设过程中乃至整个项目结束后都发挥着极其重要的凭证作用。因此，建立健全完善的档案管理网络机制显得尤为重要，在设计单位做好档案管理工作建议从以下几点做起：一是设计单位领导应该重视并明确主管领导主抓设计档案工作，成立档案管理工作领导小组，将档案管理工作纳入工作日程，使设计档案在项目建设的全过程中处于受控状态；二是应该建立健全完善的设计档案管理制度，如《档案工作人员职责》、《档案管理工作网络图》、《档案分类示意图》、《档案库房保管制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等一系列制度，通过加强制度管控和高效执行力度，使设计档案管理工作具有可操作性；三是应该明确设计档案归档范围：包括甲方的委托书、批文、合同、设计条件及要求、地勘报告、审查意见、技经计算书、修改设计函、工程造价书、方案设计和初步设计、设计施工图及电子文档、竣工验收报告、评估报告等，规范档案管理要求，提高归档文件的案卷质量，确保档案材料收集的完整性和成套性，促进档案后续整理工作的有效开展。其次，应明确设计档案的归档时间，要求定期归档，及时归档，促进档案管理的时效性和工作效率。最后，还应对设计归档文件的载体、书写材料、电子文件格式等提出明确要求，要求其必须符合国家标准，确保设计档案案卷质量的规范化。

2）制定科学的分类方案体系，保证档案之间的有机联系，能够有效提升设计档案管理工作水平。设计档案在设计单位形成的项目众多，数量庞大，周期长，跨度大，如果不能科学的制定档案分类方案，会导致后期设计档案无章可循，杂乱无章，造成档案整理工作大量的返工和查找利用混乱的局面，给后续档案整理和利用工作带来极大不便和麻烦，因此，制定科学的分类方案，保证档案之间的有机联系，显得极其重要。

3）建立健全档案管理信息化运行机制，使设计档案信息资源更好地为企业的发展和生产经营提供技术支撑和业务保障。设计档案的利用价值在设计单位具有现实长远意义。首先，应建立档案信息化数据库，建立起一个内容丰富、容量巨大、查询便捷、利用快速的综合数字化档案网络平台，为设计和生产经营提供强有力的知识共享服务系统。其次，应该开发图档管理应用系统。在信息化发展飞速的今天，利用CAD出图，实现设计文件、设计图纸的纸质档案和电子版本一致的图档交接，自动归档的功能，做到利用计算机对设计档案进行分类、编号、整理、编目等一系列工作，在此基础上，实现在局域网内在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能，形成设计和档案管理同步发展体系，开展档案信息化建设工作，能够有效提升档案现代化管理水平，使设计档案信息资源更好地为企业的发展和生产经营提供技术支撑和业务保障。