新形势下如何做好企业单位文书档案管理工作

2021-04-14方菁

卷宗 2021年24期

方菁

（上海核工程研究设计院有限公司，上海 200233）

现阶段企业内部文书档案管理存在着一定的问题和不足之处，文书档案信息作用发挥存在“跟不上趟”情况。此外，文书档案管理在企业日常工作管理中处于基础性地位，随着企业运营管理体制、工作内容不断发展变化体现出企业发展轨迹和各项基本的信息，对于企业的持续健康发展有着积极的指导意义。因此，需要对文书档案管理中出现的问题进行分析，提出有针对性地解决措施，不断改革完善管理体制与运行机制，推动企业文书档案管理工作的深化。

1 企业单位文书档案管理工作的重要意义

企业单位的管理层要高度重视文书管理活动，在实际的管理工作中，充分落实各项工作细节。具体应从以下两点着手：第一，作为重要的信息凭证，文书档案的完整性直接关乎档案管理工作质量，为尽可能地提升档案管理活动水准，企业单位的相关部门要尽可能地保障文书档案的价值，为后续的查阅打下良好基础，以便企业单位管理层围绕文书档案对历史的相关经验进行总结和反思，规划企业单位的发展路线。第二，提升管理水准，国内市场化改革的不断深入使得企业单位涌现了大量的不稳定因素；因此，企业单位管理层更应充分重视档案管理工作，保证档案资料保存、分类、整理、收集等各项工作的质量，进而提升档案管理工作质量；借助文书档案资料，充分反映企业的实际经营发展状况、企业面临的困境、企业内外环境等，使得各部门的档案管理人员能够围绕企业单位的各项业务，不断加强各项工作的针对性，进而全方位提升企业单位的行业竞争力，推动企业单位的稳定、长久发展。

2 新形势下企业单位文书档案管理工作现状

2.1 能力不足

从目前的文书档案管理人员队伍看，均存在一定的能力不足现象。从事多年文书档案管理人员，学历偏低，很多都没有接受过全日制大专学历以上的教育，凭经验做事。他们对于新人的培养亦是口口相传，缺乏专业化的正规业务培训。而一些新同志，则由于文书档案管理岗位相对于企业其他岗位，薪酬待遇偏低，而缺乏工作热情和进取心，“做一天和尚撞一天钟”的人员并不少见，档案管理工作自然就无法很好地完成。诸如收集范围不明确、工作不及时，用纸、装订不规范，办理程序混乱、原稿不齐全、编号不规范等情况时常出现，甚至于“屡查、屡改、屡不绝”，严重影响企业文书档案管理工作的健康发展。

2.2 对文书档案管理工作的重视程度较低

目前许多企业单位都将主要的关注点放在了中心业务上，忽视了文书档案管理工作的重要性。企业单位的文书档案是用于企业单位的各项公务活动详细地记录，是企业单位内部管理工作中的重要环节，有利于维持企业单位内部秩序，并为规划企业单位的发展目标和发展战略提供关键依据。因此，忽视对文书档案管理工作不仅无法使企业单位顺应新形势的发展，还会导致工作人员在实际的工作过程中常常出现不规范、不严谨的问题，严重影响了企业单位的文书档案管理工作质量。

2.3 技术落后

目前，许多企业文书档案管理技术比较落后，主要表现在：对文书档案信息管理的硬件和软件资金投入不足，缺乏适用于文书管理的软件。同时，传统的文书档案几乎都是纸质，占用的存储空间大，查阅不方便，信息化管理手段的缺失致使文书档案管理还处于比较低的水平。

2.4 信息化程度较低

目前有一些企业单位在进行文书档案管理工作时，使用的是纸质档案和人工管理的方式。一方面，纸质文书档案不易保存，很容易在管理的过程中出现丢失、破损等问题，在进行数据信息查找时也十分困难，进而影响企业单位文书档案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常会由于人为因素而造成误差，影响了文书档案信息的准确性，进而降低企业单位文书档案管理工作质量。

3 新形势下企业单位文书档案管理工作的策略

3.1 规范档案管理机制

在单位内部从事文书档案管理的人员，必须要带头遵守、执行与之相关的规定和守则，在工作中要严格遵循审核、签发流程，杜绝滥发文件，对签发手续、附件，要认真核对，确保其完整性。若某些内容需要复审，要对修改内容遵照相应程序进行复审，整篇公文的字体、用纸、标号、排版等均按照技术标准执行。

3.2 加强对文书档案管理工作的重视

在新形势的背景下，传统的文书档案管理工作受到了大数据技术和信息化技术的冲击，使得企业单位文书档案管理工作面临很大的挑战。基于此，若想更好地提升企业单位的文书档案管理质量。首先要做的就是提升对文书档案管理工作的重视程度。一方面，企业单位的管理者只有明确了文书档案管理工作的重要性，才能够对后续的管理工作提出正确的决策，进而在新形势下，结合外部环境的发展，不断完善自身文书档案管理工作；另一方面，有关工作人员也应该加强对文书管理工作的重视程度，在实际的工作过程中充分发挥自身的能动性，不仅对企业单位的文书档案进行收集和管理，还要进一步分析、归类和利用等环节，让文书档案管理工作能够在企业单位内部管理工作中发挥出最大价值。

3.3 提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案管理是否具备质量与水平，档案管理信息化建设能否得到有效开展，在一定程度上取决于档案管理人员是否具备综合素质。基于此种情况，管理人员必须切实提升综合素质，即丰富的管理知识与信息化建设理念。首先，管理部门需要加强现代化硬件设施的投入，同时建设出现代化工作环境，从而确保文书档案管理人员在正在意义上了解现代化设施设备，管理部门可开展相关培训活动，帮助管理人员学习设施设备的使用方式，而管理人员需要在日常的工作中提高使用率，以最快的速度熟悉并掌握使用的方式，从而提升管理的水平与效率。其次，笔者认为管理人员能够主动探究新技术，不断学习新知识才是提高综合素质的根本途径。因此，管理部门可以建立学习激励机制，将学习信息化档案管理作为考核的一部分，逐步形成终身教育机制，以此提高管理人员学习信息化管理的积极性，培养管理人员主动学习的能力，争取实现档案管理人员的知识储备能够随着时代的发展而有所提升。最后，绝不可忽视沟通与交流的重要性，各个部门领导应在日常的工作中多鼓励员工之间进行合作与交流，通过此种方式，能够更为高效的实现优质资源整合，帮助档案管理人员学习更多的知识与高科技手段，以此为文书档案管理进行信息化建设提供更多的信息源。

3.4 采用专业化管理模式，引入先进的管理方法

文书档案管理应当是办公室的一项重要工作，但目前许多单位对这项工作都不够重视，没有从单位整体工作层面对该项工作进行安排，规划不及时，部署不到位。因此各单位要结合文书档案管理工作中检查出的问题进行相应的改进，对于工作中好的做法，则要积极推广。还要提高管理人员对文书档案管理工作的重视程度，尤其是在当前信息技术飞速发展的时代，必须转变文书档案管理理念，以先进理念来指导工作实践。办公室文书档案管理人员要清楚地认识到信息时代对于文书档案管理工作的要求，积极学习先进的管理方法，尤其是要学会利用网络资源和互联网工具来实施管理。信息技术的应用，大大降低了文书档案管理的繁琐性，使得整个管理流程都更简洁，工作效率更高，因此对于先进技术的学习和应用是非常有必要的。

3.5 做好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是文书的前身，其质量的好坏直接影响着文件储存的质量。如果没有高质量的档案，没有高质量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是无济于事。文件人员应具有较强的文件管理意识，并对文件的每一部分建立归档制度。在办文档时，通常考虑文档内存任务，实现文档与文件工作的集成。相关单位领导需要把好人才入口关，注意招聘具备专业文化知识、技能的人才，以为档案队伍的充实建设奠定下坚实的支撑作用。要注重现有人才的应用，大胆应用具备专业理论知识和技能特长的年轻干部，稳定现阶段文书档案管理团队，解决其存在的各种实际问题，保证投入到本职工作中。

3.6 尝试建立文书档案管理信息系统

目前“互联网+”与各个行业的融入都越来越深，许多管理领域引入了信息技术，建立了信息化的管理平台。利用计算机和信息管理系统来处理办公室文书档案，不仅规范了整个管理流程，而且减少了管理疏漏，提高了管理效率。因为文书档案资料主要作用就是提供各种信息，需要从庞大的档案数据中检索出有效信息，这就涉及档案建设系统。在当前的信息社会中，建立文书档案检索系统是非常必要的。

3.7 建立完善的办公室文书档案管理制度

办公室应该在当前文书档案管理的基础上建立一套完善、适合本单位情况的办公室文书档案管理制度，以便文书档案管理工作更好、更顺利、更高效运行。根据具体问题具体分析的办法，可以针对文书档案管理员、档案使用者提出的难题，逐步将需要增加的新需求加入规章制度中，制定出来的规章制度会更加完整、科学且具有操作性。规章制度的建立，目的在于执行。首先，领导者必须起带头作用，从意识上、行动上支持文书档案管理工作，要求各部门严格按照文书档案管理制度贯彻执行；其次，单位要做好文书档案管理员思想教育工作，为其提供良好的工作环境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文书档案管理人员必须严格遵守规章制度，并将执行过程中遇到的问题及时反馈解决，保证办公室文书档案管理更好地服务于单位。