新时代人事档案管理人员的综合素养提升策略分析

2021-04-14蔡建平

卷宗 2021年24期

蔡建平

（沅陵县人力资源服务中心，湖南怀化 419600）

在新时代背景下，各行各业的发展都与信息技术息息相关。而在各行业发展的过程之中，人事档案管理工作也一直是发展的首要前提及保障。在此基础上，对为人才服务的档案管理工作提出了新的发展需求，对人事档案管理人员的综合素养也更加重视。因此，为进一步做好人事人才工作，人事档案管理人员综合素养的提升就是势在必行的。

1 人事档案管理人员综合素养发展阐释

1）人事档案管理人员综合素养提升的重要性。首先，人事档案管理是一项基础保障性工作，其服务于机关团体、企事业单位及社会各行各业，为用人单位选人用人提供全面真实的档案信息和有价值的参考依据。在此背景下，人事档案管理人员政治素养及综合素质就非常重要。特别是机关团体、事业单位人事档案工作人员要求政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律。档案工作人员若具有高水平的专业素养，就可以更好地服务于单位和社会，服务于高校毕业生的档案管理工作，以高效的方式为学生提供服务，做好学生迈进社会的第一个中转站。其次，在如今，各行各业的竞争最终体现在人才竞争，人才已成为社会及行业发展的重要保障。所以，作为为人才提供服务的人事档案管理部门，其工作人员的政治、专业素养及综合能力就显得尤为重要，在一定程度上影响了单位人事档案管理的水平[1]。最后，进入新时代，信息技术已成为制约社会各行各业的发展的瓶颈。这也意味着，人事档案管理工作要适应现代化、信息化、数据化的发展，引入信息化管理模式势在必行。为此，2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议对《中华共和国档案法》进行修订[2]，增加了档案的信息建设内容。因此，人事档案管理人员的专业素质、知识水平、信息技术能力已成为胜任岗位的重要依据。

2）新时代下人事档案管理人员综合素养发展要求。在新时代指引下，人事档案管理人员要具备如下综合素养：第一，正确的工作理念及价值观点。档案管理工作与个人工作的升迁调动息息相关，所以工作人员必须要具备良好的政治素养与价值观念。用正确的观念严格要求自己的工作，坚持正确的政治导向。人事档案管理工作人员还要强烈的爱岗精神，热爱档案工作，尽职尽责做好档案服务工作。在具体工作中，档案管理人员就要坚定党的指导方针，坚持贯彻落实我党的政治路线与相关政策。用有用正确的知识武装自己，理论联系实际，提升档案管理工作的质量。与此同时，档案管理人员还必须具备严格的保密意识，避免出现认识档案信息泄露问题。第二，专业扎实的工作技能。一个人的工作能力不仅与具体工作态度、工作理念相互联系，还与工作人员的专业水平及素养直接关联。档案管理工作需要较强的专业性和技术性，这就要求工作人员在实际工作时要将每一个工作步骤落实，细化工作流程，掌握专业理论和技术能力，确保档案管理工作的质量。而且档案管理工作是一项非常琐碎细致、程序繁杂的工作，涉及内容较多，如档案资料收集、整理、编目、装订、归类等等，整个工作流程中需要以认真、细致、负责的态度，加之专业的工作素养，才能保证工作不出现差错[3]。档案管理人员要变被动为主动，积极收集、鉴别、整理档案资料。与此同时，信息化的发展不仅要求档案管理人员具备专业的工作技能以及素养，还要求管理人员具备一定的电脑水平。面对信息化法，法治化时代，人事档案管理人员应具有较强的法律意识、专业知识、计算机操作能力，档案专业的信息技术应用操作能力。第三，档案管理人员还要具备一定的探索创新精神。在实际档案管理工作中，工作人员要结合新时代的发展要求进行创新，具备乐于奉献的精神，有效发展人事档案管理的创造性，进一步优化档案管理流程，提升管理效率，提高档案利用效率，为未来的档案管理探索出新方式、新思路、新机制，使档案资源发挥出更大效能。

3）现阶段人事档案管理人员综合素养培育存在不足。在新时代背景下的人事档案管理工作提出了更多的要求，使档案管理工作向自动化、信息化、集约化的方向发展。但是在实际管理过程中仍然存在宏观层面与微观层面的问题。从宏观角度来看，人事档案管理工作没有及时跟进时代前进的步伐，在管理工作中的信息化转变不彻底，没有将信息资源有效合理开发，致使档案管理工作无法与国际接轨。从微观角度来看，基层档案管理单位因为领导人员的忽视或者档案管理人员自身能力的问题，导致人事档案管理无法向信息化及时过渡，具体表现如下：第一，从思想形态来看，许多基层档案管理人员没有及时转变思维，更新工作方式。工作人员积极进取的意识不强，缺乏创新意识，无法适应时代发展要求，在实际工作求稳求保。与此同时，因长期的“常态化”档案管理工作的影响下，一些工作人员对于以往的工作模式习以为常，被动地接受档案信息，缺乏主动积极性，影响了整体工作效率。对信息化管理的理解与认识不到位，难以适应现代信息化管理要求；第二，档案管理人员整体队伍专业性不强，综合素质较低，专业技术人才较少，专业知识普遍不高，且年龄普遍偏大。这种现象就导致档案管理人员综合素养的培育延缓，使工作能力无法与社会档案需求相互匹配，工作管理效率低下；第三，档案管理人员职业道德急需提升。现如今许多档案管理工作人员对于档案管理缺乏正确认识，也没有相应的职业政治敏感性。特别是一些机关单位工作的档案管理人员由于工作没有得到领导的重视，所以对待工作也更加懈怠，缺少正确的工作态度；第四，人事档案管理工作基础设施不完善。新时代下，大数据管理已经成为社会各方面发展的风向标。在实际人事档案管理中，因资金、场地、人员的局限，仍然沿用传统的管理模式。没有建立相应的数据库，没有根据工作的实际需求加强硬软件建设，致使在档案借调过程中花费过多时间环节[4]。

2 在时代背景下提升人事档案管理人员综合素养举措分析

1）注重人事档案管理人员思想法律意识教育。“思想是行动的先导”，要提高档案管理水平，就要先加强档案管理人员的思想教育、法律法规教育，从思想内化为行动。首先，让档案管理人员认识档案管理工作的重要性。只有档案管理工作人员理解认识到这份工作的实质，认识到档案管理工作与社会企业发展竞争息息相关，才会从“内因角度”重视自身综合素养的提升。其次，档案管理部门要加强对工作人员的业务知识培训，让工作人员充分了解学习《档案法》相关法律法规及人力资源相关档案业务知识。与此同时，管理部门要根据本单位本部门发展情况，结合时代发展，制定出符合自身实际需要的档案管理办法。最后，管理部门要将档案工作人员职业道德、爱岗敬业意识培育作为常态化工作开展，提升工作人员的思想素质，让工作人员积极提供档案服务[5]。

2）注重档案管理人员专业素养的提升。档案管理人员要紧随新时代工作要求发展，不断提升专业水平，适应现代化的发展要求。现在档案管理工作由过去的人工管理转变为信息化管理，工作内容也由单一的文件管理转变为电子化归档整理，这就意味着档案管理人员要不断提升自身专业水平和技能，进一步提高档案管理工作的质量。一方面，掌握基本的电脑工作。目前档案管理工作的每一流程都需要借助计算机实现，所以档案管理人员要学习基本的计算机使用常识，便于在档案收集、归档、编目、储存时提升工作效率。另一方面，档案管理人员要紧随时代发展潮流，积极学习新兴网络信息管理技能，正确使用互联网工具，学会基本的网络检索操作，用新技术助力档案管理工作的升级。

3）加强档案管理人员之间的交流培训。在实际工作中，由于信息化高速发展，政策变换因素影响，人事档案管理工作为适应需要应不断改进创新。因此，人力资源管理部门可以通过交流培训的方式，优化管理模式，提升管理人员综合素养。首先，管理部门加强信息技术应用培训。让人事档案管理人员对新技术、大数据、多媒体等进行深入了解，从而不断提高现代信息技术的应用能力，为档案管理的信息化提供保障。其次，由于人事档案管理工作变化较快，政策变化也根据时代要求不断改进。所以，管理部门在面对新政策时，要及时将政策下达到各基层部门，让工作人员及时开展学习领悟，提高政策与当地档案管理发展，让档案管理工作更上一层楼。最后，管理部门还要加强外部交流培训。通过业务讨论交流会议，不断取长补短，学习他人优秀先进的管理方式方法。与此同时，外部交流培训还能够帮助管理工作人员开拓知识，增长见识，改进提升技能，不断提高适岗能力，提升综合素养[6]。

4）加强完善档案管理工作的基础设施。在时代发展要求下，人事档案管理也正朝着技术性与信息性的方向发展。所以信息技术就成为档案管理工作的基础设施。因此，人力档案管理部门要完善基础设施，为档案管理工作做好软硬件设备、现代通讯技术的投入使用，加强档案管理的信息化建设。在此基础上，管理工作人员可以借助信息化发展为契机，使档案管理工作更好地服务于人事人才工作[7]。

5）注重自身知识学习。档案管理工作是专业性很高的一项内容，为了提高管理人员综合素养，优化人力资源管理服务模式，改进人力资源管理问题，档案管理人员必须持续学习，丰富档案管理知识结构，增强自身知识储备，全面发展自身能力，在知识保障的前提下，不断做好工作创新，提升管理水平[8]。

6）做好信息化的提高与创新。新时代的发展特征在于信息技术的不断发展，社会结构的多元发展。在此背景下，人事档案管理工作需要处理的文件以及管理的数量不断上升，传统的档案管理模式也无法满足现代化的发展要求，因此档案管理工作必须创新升级。在此过程中，档案管理人员要在工作过程中不断提高自身信息化水平，在管理过程中运用新兴信息化技术创新档案管理。为此，人事档案管理人员要积极借助现代互联网资源，学习更多先进、科学的管理方法与技术，也可以积极参与对外交流讨论，让人事管理工作人员接触到更多先进的管理手段。拓宽专业知识与技能，提升自身信息化水平。此外，档案管理单位也要定期与工作人员沟通，了解实际工作中出现的问题，帮助他们解决不了的难题，激发员工的工作热情，让他们在工作中有积极探索与创新的热情，助力档案工作的全面升级。