试论新医改下医院档案工作的规范化管理

2021-04-14焦同生

卷宗 2021年24期

焦同生

（鄄城县人民医院，山东菏泽 274600）

新医改具有重要意义，不仅能促进中国特色医疗体制建设，还能使医疗卫生服务质量提升，使全民健康水平提高。新医改对医院管理影响大，原有的管理制度和模式不能适应需求，所以要进行调整和创新。档案工作作为医院重要管理内容，搜集、整理、存储、利用的规范化，有助于医院服务水平的不断提升，也能使新医改脚步加快。故而，医院要严抓档案工作，探寻和摸索有效路径，最大限度确保管理规范化。

1 档案工作的不足之处

1.1 忽视档案管理

医院管理长期以来忽视档案工作，这主要是认识误区和偏差造成的。部分医院认为档案工作并不能为医院带来直接收益，都是一些琐碎的整理和保存工作，能否做好对医院发展不会有实质性影响。认识上不足，导致在管理和安排工作中忽视档案管理，相关的人力和物力投入严重不足。档案工作不受重视，档案管理部门和有关人员也就会对从事工作缺乏认同感，产生既然无所谓，管理就随意的心态。档案管理过于随意化，缺乏规范性，必定会出现很多的问题。

1.2 制度建设不完善

医院档案工作当前出现各种问题，与制度建设不完善有直接关联。档案工作依据的是相关规章制度，而制度本身存在漏洞和缺陷，无法促进管理规范和成效提升。档案管理职责划分有问题，不够明了，无法贯彻和落实责任制，致使管理人员对工作不够上心，有玩忽职守现象，或者是不执行好工作要求，使档案管理较为混乱。档案管理未能针对搜集、整理、归档、保存等，做好制度建设。有些医院虽然针对档案工作制定了管理制度，但缺乏监督与考核，也没有建立配套奖惩机制。档案工作制度在缺少激励的情况下，执行力低下，直接影响管理成效。

1.3 沿用分散式管理模式

医院档案工作开展过程中，由于不受重视，缺乏创新动力。绝大部分医院在新时期，档案管理依然是分散式管理。档案管理主要涉及两个部分，一个是人事行政部门形成档案，另外一个是各个科室的病历以及医疗设备档案等。现在基本上都是各自为政，单独进行档案管理，各个方面消耗和浪费大，且具有混乱一面，无法落实规范化管理要求。档案管理中经常会由于各种问题，出现没有及时收集和整理状况，档案不完整，或者是损坏情况严重，不利于档案利用和医院发展。

1.4 信息化管理水平低

网络信息技术发展，以及向医院全面渗透，使整体运营出现较大变化。医院各项工作开始依赖于信息技术完成，包含挂号、病历、购药等，都已经迈入到信息化管理阶段。基于这种变化，档案工作应提高信息化管理能力。但实际情况是档案管理意识淡薄，信息化建设还有不足，未能统一化和规范化，致使档案管理效率低，信息技术在其中作用有限。此外，医院档案管理信息人才少，主要体现在投入不足，未能引入专业信息化档案管理人才，还有则是缺乏对现有档案工作人员培训。

2 档案工作规范化管理路径与措施

2.1 增强对档案工作重视

新医改下医院档案推进档案管理规范化极为关键，应强化内部自上而下对档案工作认识，明确重要性，使全体人员具有档案管理意识，在平时工作中支持和配合档案工作。医院领导要做好表态，在平时管理和会议上强调档案工作，以引起档案管理部门和其他部门重视，为档案规范化管理奠定基础。

医院在重视档案管理以外，需根据规范化管理需求，加大相关投入。既要有专门的档案管理部门，又要招聘和选拔好管理人才，还要完善档案管理基础建设，以促进档案管理成果的提高。

2.2 完善档案工作制度

新医改下医院管理体制发生较大变化，档案管理作为基础和重要部分，应增强规范性，以适应医院管理变革。医院档案管理依据的是制度，所以规范化管理要完善上层建设，做好制度优化。依据新阶段医院档案特征和管理需求，改进工作与管理制度，确保真正可达到约束档案管理行为，使全过程规范化作用。医院档案管理首先要全局出发，确定整体目标。紧接着要展开分解，依据档案管理分目标进行职责划分，保证每项档案工作任务到具体岗位和特定人。档案管理人员依据分配任务，严格执行规章制度，推进管理工作，这是规范管理的关键。医院档案管理在实行责任制基础上，应抓好配套制度建设。

责任制和管理规章制度执行，需要落实监督与考核，针对档案管理工作动态监控，并对相关人员表现绩效考核[1]。最终依据档案管理考核结果，对工作开展情况准确评价。档案管理要完善奖惩机制，依照考核与评价，对档案管理成绩突出的人员进行物质和精神奖励，就管理中存在问题和成效低下人员惩罚。另外档案管理采取积分制，长期管理表现不理想人员，应对其处理，或者清理出档案管理队伍，达到更好的约束和督促效果，通过制度推动档案管理规范化。

2.3 集中进行档案管理

新医改下为了规范档案管理，应改变分散式管理，朝着集中化管理迈进。医院设置档案管理部门，所有档案应交给特定部门，使其统一管理和集中化管理。这样可杜绝档案管理中乱象，但需要各个科室和部门通力配合。医院行政档案管理、科研档案管理、科室档案管理等，最终要集中到档案管理部门，分门别类的进行管理，并依照标准归档和存储。

集中档案管理中要严格执行档案保管制度和归档制度，明确哪些资料需要归档，明确相关的要求。各个科室和部门要配合档案管理工作，针对所产生的文件和材料，清楚搜集和整理范围，增强依据性，确保档案具有价值[2]。医院科研档案、病历等档案事关医疗研究成果和患者信息，所以要在集中档案管理中做好保密工作，不随意透露信息，同时还要提高应对档案信息被窃取的能力，增强医院档案安全性。

2.3 做好管理基础设施建设

医院档案管理目前有两个部分，一个是纸质档案收集和整理，以及最终按照规定将其归档和存储；另外一个是电子档案建设，包含了转化、归档、保存等。针对两项档案管理内容，必须要做好基础设施建设。医院要有专门用于保存纸质档案的档案室，购置档案柜，确保数量满足保存档案需求。档案室由专人负责管理，未经允许钥匙不能随意给别人，同时无关人员不能踏入到档案室，以防止出现混乱。档案利用要落实审批制，获得允许后按照程序进行借阅。纸质档案由管理人员帮助借阅人员查找档案，并要做好记录，督促借阅人员在期限内归还，防止出现档案丢失或者是被损坏的问题，规范档案管理过程。

新医改下档案管理基础设施建设中，最为关键的是档案信息管理平台，还有相关设施的建设与管理。医院应根据新医改下档案管理需求，与专业团队合作，结合档案信息化管理成功经验等，建立能满足档案管理要求的，标准化和规范化档案管理信息系统和平台。档案管理软硬件建设完成以后，还要完善配套建设，比如录入信息设备。医院档案管理中利用极为重要，应做好检索数据库建设，确保可在需要查找档案中，可根据关键词精准定位档案，提高医院各类档案利用率。

2.4 提高数字和信息化管理水平

新医改正处于信息化快速发展阶段，医院各项事务处理与信息技术深化融合，要求档案管理必须不断提高信息化工作水平，进而提高档案管理成效。档案信息化管理要接收各个科室和部门传递的文件和资料，同时要主动出击，搜集有价值的档案和资料。在此基础上将纸质档案转化，并做好档案分类，将其按照一定条目归档，保存好视频档案、文字档案、图片档案等[3]。人事档案管理主要涉及在入职、培训、绩效考核等，应严格执行信息化管理要求，做好建档工作，并不断根据变化增添内容，可提高档案管理灵活性，还能使档案能够查询到以往记录，促进了规范化管理。

医院档案数字化管理中利用计算机信息技术，必须要规范整理、存档和调取等。另外，医院数字化档案管理要提高主动服务意识，针对新医改下各项工作开展，及时整理和汇总可利用的档案，然后建立档案共享信息平台，将其分享给内部相关科室和部门。这样就能使档案最大化利用，进一步凸显价值，促进新医改成果提升，使医院获得更好发展。档案数字化管理需要提高安全性，防止病历、科研档案等被窃取和非法使用，也要避免其遭遇破坏。这个一方面要完善数字化档案管理系统，定期升级系统和进行补丁修复；另外一个则是要在录入档案中备份，并将其传入到云端，针对重要档案严格执行档案管理保密制度，做好加密处理。档案管理提高防火墙等级，获取档案或者查看一定要经过身份认证。数字化档案管理要强化病毒查杀，提高防御黑客攻击能力等[4]。