地铁企业档案宣传重要性初探

丁 杨

（沈阳地铁集团有限公司，辽宁 沈阳 110000）

地铁企业正在快速发展，所以在整个过程当中会形成很多档案资料，而且当下随着经济实力的不断增加使得地铁企业举办的规模也越来越大，企业的数量也越来越多，所以对应的档案资料也正在以飞快的速度朝前增加。此时，如果可以通过档案宣传来对整个地铁施工进行详细地记录，可以方面后期相关记录的查找，并且有利于资源的合理分配。但是就目前的情况来看，档案宣传还存在的很大的问题，需要相关人员做出一定的调整。

1 做好地铁企业档案宣传工作的重要意义

地铁工程所涉及的施工事项较多，并且工期较长，一条地铁路线从施工到验收往往需要3-5年的时间，在这个过程中档案宣传需要贯穿整个施工环节。对于地铁企业来说，档案宣传是整个施工过程中获取和记录资料的较为重要的一个环节，通过加强相应的宣传工作在一定程度上能够提高档案记录的相关质量和效率，以此来更有效的找出这个工程存在的问题。首先，有效的档案宣传可以帮助档案实现价值，从而能够为企业减少一些不必要的成本开销，还能将可利用的人力和物力资源分配到合理的地方，实现资源的合理化分配。其次，还可以通过档案宣传来及时地对地铁施工做出一定的调整，从档案中吸取经验，少走弯路，减短工期，提高企业自身效益，增强竞争力。此外，可以让社会的其他人通过档案宣传来及时了解整个企业，从而为企业与各方的合作提供一定的机遇。并且，由于当下档案数据信息的价值比较高，所以相关企业必须要借助档案宣传的手段，找到有助于对企业发展有促进作用的有效信息，然后通过创新才来更好地提高信息处理的能力和速度。

2 目前地铁企业档案宣传的现状和存在的问题

就实际调查发现，目前在地铁企业中很多负责人对于档案宣传持忽视的态度，认为档案宣传会浪费企业的资金，并不会起到相应的作用，所以在进行档案宣传时并未派遣专业的人员。或者是在进行档案宣传时过于流与表面，通常只会对地铁施工和建设中的重大事件进行记录，比如企业大事记，企业文化，年鉴，特殊意义的图片展等，并未充分意识到档案对于整个地铁减少的重要性，无法实现档案的价值，从而使得档案宣传过于形式化。具体分析档案中存在的问题主要有以下几个方面。

2.1 宣传投资不够，理念陈旧

无论是地铁企业还是宣传单位，普遍认为档案管理和宣传并无法帮其获取更大的利益，因此在宣传投资时明显出现宣传资金不足的问题。尤其是对于参建单位来说，思想过于陈旧，着眼于自身利益，认为施工工作具有一定的流动性，建立档案室会花费一定的资金，因此所建的档案室一般不足以存在相关的档案。更有甚者会忽略对档案的管理，利用档案室的空间来存放其他物品，并未派专人进行档案的监管，这样会使得档案的安全性无法得到保障，严重者甚者会造成相关信息的泄露，对企业本身造成一定的影响。此外，地铁企业对于档案的留存也存在一定的问题，有时由于工期过紧，所以可能导致档案信息无法及时录入，在后期资料查找时会导致信息的缺失。

2.2 档案宣传人员缺乏，专业水平不足

在开展地铁企业档案宣传工作的过程当中，相关工作人员的能力对于整个档案宣传的质量来讲至关重要，如果宣传人员的能力达不到相应的要求，会不利于相应工作的开展。但是在实际的工作开展中，有关宣传人员的问题仍然存在。首先，由于地铁企业对于档案的忽视，使得并未派遣专业的人员进行档案管理，更多的是从其他部门抽调人员来暂时接管这一工作。人员的不足使得档案宣传工作并不能细致化，对于许多信息记录回过于敷衍，并不能记录有用的信息。其次，大部分宣传人员的专业水平有限，自身的工作素质和综合素质都比较低，自己的业务能力达不到整个档案宣传的标准。在档案宣传方面，业务也不够熟练，不能够灵活地运用一些档案宣传知识来完成日常的档案管理工作。从知识理论来讲，对于整个档案的相关文献了解程度不够深入，这些都严重阻碍了企业档案宣传工作的高效率开展。

2.3 宣传受众单一

档案的宣传主要针对的是档案业务培训，信息的利用以及根植档案理念，以此来帮助地铁企业的每一位员工都可以以档案作为依据来完成自身的工作。但是就目前的总体情况来看，大部分地铁企业负责人在进行档案宣传时受众过于单一，通常会将档案管理者作为唯一的受众，宣传面过窄，这也就使得档案信息并不能充分发挥其作用。从地铁企业领导层面来说，并没有将档案作为决策依据，在做出决定时并不能借鉴档案中的经验，以此来减少出现错误的风险。从地铁企业的基层工作者层面来说，并没有利用档案来佐证工作的习惯，因此在进行工作时会缺乏一定的数据依据，从而使得整个工作缺乏一定的根据。总体来说，是地铁企业重视高效能的建设工作，认为档案宣传和管理就是资料管理库，并没有技术含量，只需要定期进行数据的记录即可，因此会使得在宣传过程中只对固定的工作人员进行宣教，影响了档案的使用效果。

2.4 地铁企业档案工作定位不准确

目前，我国一共有42家地铁企业，大部分会将档案宣传和管理下设于办公室，即更注重对文字档案的归纳和整理，而对于具有技术含量的图纸或者数据分析则选择性忽视，这也就使得档案宣传工作进行的不彻底，无法有效实现其根本作用。尤其是对于工程进度，设备管理，人事档案等资料，虽然会进行统一整理，但是会存在收集不完整的现象，大部分重要的信息会留存与上层领导手中，比如当工程出现问题来查找档案施工图时往往会出现施工变更而未及时记录的问题，这不仅会影响到工程的进度，更重要的是导致工程的质量不过关。此外，尽管部分地铁企业已经完善了档案宣传和管理工作，但是仍然存在档案资料可参考性低的问题。许多档案部门在搜集资料的时候没有遵循一定的科学性，这就造成资料内容杂乱无章，可利用可参考的效率比较低，这对于后续工作的开展有很大的阻碍作用。

因此，档案工作定位不准确会影响到档案整体的利用价值，相关负责人必须要对档案管理工作进行合理的分配，提高档案资料的可参考性。

3 地铁企业档案宣传的解决方案

3.1 积极解放思想，开展工作创新

在上文提到，目前地铁企业在档案宣传方面存在问题的主要根源是由于相关负责人的理念过于落后，忽略档案的重要性，因此要想全面实现档案宣传工作的创新，需要从根本上着手解决，首先解放思想，以此来进一步促进工作人员的宣传意识的变化。首先，需要保证领导者不能固步自封，纠正“短视”行为，从而不愿意花费物力，人力来进行档案宣传工作。其次，需要在以人为本的基础上，及时观察地铁企业内部工作人员的对于档案的思想动态，尊重个人意见吸取更多有用的建议，以此来进一步完善档案宣传体系。此外，想要更好地提高企业的档案宣传水平，就必须要不断地去更新企业领导人员对于档案管理的观念和看法，必须要改变相应的管理观念，和时代发展共同进步，在整个宣传工作当中，工作人员需要灵活运用新时代的技术，以此来创新工作模式，企业当中的领导团队也需要投入一定的人力和物力用于整个档案信息化建设上，这样可以很好地促进档案信息化宣传工作的稳定发展。

3.2 加强档案宣传人才的培养

在整个档案宣传的过程当中，必须要有专业化的人员参与进去，这才是提高地铁企业档案宣传进程的关键因素。首先，企业在聘请人才的时候，一定要注意引进一些开发档案信息化建设的工作人员，只有这样才能更好地完成人才储备的工作。通过积极的组织相应的档案宣传人才的培养活动，让相关人员得到专业的提升，通过采用相应的培训活动，以此来达到提高档案宣传工作人才的综合素质。不管是从理论知识上还是实践技术方面，都要加大力度来培养人员的综合素质，能够让档案宣传工作人员积累更多的工作经验，在档案管理工作当中会更加得心应手。除此之外，企业也可以采取一定的措施去激发工作人员的工作积极性，通过制定相应的激励机制，可以更好地促进员工不断努力提高自己的专业能力，共同服务于整个企业档案宣传的过程当中。

3.3 利用各种媒体，网络平台增宽宣传面

对于宣传受众面单一的问题，相关负责人需要从宣传途径开始着手，利用信息时代的多样化宣传方式来使档案宣传可以被地铁企业内部员工所熟知。首先，可以利用各种媒体，网络平台来增宽宣传面，使得更多工作人员可以明白档案对于企业以及自身工作的重要性，在进行工作时需要以档案为依据。其次，可以利用聊天平台来增大档案宣传机会，目前聊天平台已经成为人们生活和工作必不可少的一部分，此时如果可以在聊天中带动工作人员对其进行讨论，那么势必可以加深他们对于档案的理解和利用率。

3.4 制定完善的档案宣传方案，提高档案利用率

要想在地铁企业档案宣传方面建立比较完整的方案，要从各个方面了解工作人员对于档案信息的需求，建立科学的方法策略，更好地利用档案来提高工作效率，有效将死档案利用起来。首先，为了方便档案的快速查找，需要对档案进行编目，检索等工作，相关人员可以根据对档案的需求来进一步完善检索系统，提高档案查找效率。其次，为了延长档案的使用时间，需要加强档案的保管工作，在保管过程中需要保证档案的完整性，以便后期的使用。需要进行档案的备份，这个工作可以借助信息技术来完成，进行有效的微缩，以此来减少储存空间。当然，除此之外，相关工作人员还需要将档案进行有效的分类，并且可以及时对一些损坏的档案进行修复，以此来增加其保存时间。总之，档案宣传是为了提高档案的利用率，只有把“死”档案变成“活档案”，才能更好地实现宣传价值，促使工作人员有效利用档案来完成对应工作。

4 结束语

总之，对于地铁企业来说，档案宣传有着极为重要的作用，相关工作人员必须要相关问题来做出一定的调整，可以从创新宣传方案，加大投资力度，增宽受众面来进行着手。并且，在进行宣传的过程中，相关人员必须考虑到档案对于地铁企业的意义，杜绝盲目的档案管理。除此之外，相关企业要加强对档案宣传的重视程度，以此来进一步完善档案宣传工作，提高企业竞争力。