人工智能对档案管理的影响及发展建议

刘 鸽

（滨州市中心血站，山东 滨州 256600）

“人工智能”一词源于上世纪中后期的达特茅斯会议，其实质是推动机器实现像人一样完成智能任务的技术，其经历了三个阶段的发展，第一是机器学习阶段，即智能系统运用算法从经验中进行学习；第二是机器智能阶段，即算法由普通算法向高级算法的过度；第三是机器意识阶段，此时的机器已经不需要通过外部数据指引，而是通过自身经验进行自我学习。人工智能的研究呈现的是进阶式发展，其功能和应用领域日渐广泛。而在新的时代背景之下，人工智能为档案管理提供了更多可能性，促进了档案知识库以及智慧档案馆等活动的变化，而众多事业单位也在日常档案管理工作中引入了人工智能的运用，促使档案管理效率不断提高。因此研究人工智能对档案管理的影响以及发展策略意义非凡，本文将从优势发力、因地制宜、基础建设以及包容开放四个角度加以论述。

1 人工智能和档案管理的研究现状

档案管理和人工智能两者看起来毫无关联，但经过研究解析发现两者有很多相关联的地方。首先，根据对档案的理论以及实践来考虑，其发展与信息技术息息相关，若信息技术不复存在，档案管理的方式将还是人为传统的管理方式，而运用纸质版档案有着不便于查找以及管理的显著缺点。随着信息技术的发展，纸质版的档案逐渐变为了计算机数据档案，相对事业单位的档案管理工作也减轻了很多，这些现象都证实了档案管理与人工智能的关联性。其次，档案领域的发展离不开科学技术，换句话说，事业单位若想实现在档案管理的发展，就必须要获取最先进的计算机技术以及管理工具，可见，人工智能在档案领域的应用给档案管理带来了重要影响。

自1982年档案领域的工作者就将人工智能应用到工作其中，有一些研究学者对人工智能在档案的作用及影响展开研究，用智能技术代替人的思维进行工作，有效减少档案整理时间，也有效使得档案查找工作变得更加便捷简单，随后有不少的事业单位的档案管理工作人员纷纷引进人工智能进行结合工作。目前看来，我国档案领域在人工智能方面的研究主要是以下几点：首先是人工智能在档案工作中的应用，有研究工作者认为，建立计算机数据档案为档案管理工作提供了新路径、新发展方向，但是，随着信息技术的发展，传统式档案管理机制也面临着大改革。还有一些研究工作者认为，人工智能在档案界的应用对于一些档案管理工作比较简单，技术含量较低的单位带来了一定的冲击性，但是人工智能的出现，为档案领域带来了智能化、使得其工作变得更加简捷。其次，人工智能在档案管理工作实践的应用。有一些事业单位通过人工智能技术为档案管理工作带来了很大的便捷性，其利用人工智能进行资源收集、档案检索、形成数字化档案、等工作，同时还提高了档案的服务质量。笔者认为，人工智能在档案领域的应用，可以实现移动端档案业务，满足了人们的个性化需求。我国对档案管理与人工智能的研究主要偏向于档案管理活动的实践、以及风险分析。在具体的应用技术方面还处于试验阶段，相关事业单位的档案管理人员应该彻底抛弃传统的管理理念，学习利用信息技术进行档案管理工作，才能得以长期发展。

2 人工智能对档案管理的影响

人工智能的大热带来了经济、政治、文化以及科技等方方面面的变革，从其知识构成上，这项技术不仅包含了语言一类的基础知识，更在哲学能方面有了新的内涵。通过对国内外的研究成果进行梳理并结合人工智能在档案管理中的结合现状，笔者认为人工智能对档案管理的影响主要体现在三个方面。

2.1 推动档案管理理论的发展与创新

从我国目前的档案管理发展现状来看，虽然人工智能已经在档案管理中逐渐应用，但是在新技术环境下的档案管理理论仍有欠缺，从而难以在档案管理过程中起到正面作用。随着互联网技术的发展和变革，传统的档案管理要素发生了天翻地覆的变化，如何发展传统档案鉴定理论，如何使传统档案分类的方法论适应现在的信息化技术都成为人工智能背景下归档工作面临的问题。档案对于事业单位而言也是一门学科，其要求事业单位在进行档案管理工作上进行大量实践，通过总结和梳理确保管理理论的发展与创新。对于事业单位而言，档案管理工作的进行必须依据一定的档案管理理论进行，事实证明，人工智能通过促进档案管理理论发展能够切实提高事业单位的核心能力和办事效率。

2.2 促进档案管理模式的优化和升级

通过对现有的文献进行整理，笔者发现，人工智能技术在档案管理工作中的应用十分广泛，几乎涵盖了档案管理工作的所有流程，因此，人工智能带来的技术变革将会影响到现有的档案管理模式。不管是档案工作自动化系统的开辟、档案的智能化管理还是档案管理基础业务活动的更新与迭代、档案的整合与检索都体现了人工智能技术与档案管理工作的深度融合。因此，对于事业单位而言，必须要重视人工智能技术带来的机遇和挑战，以开放的心态将人工智能技术运用到自身发展之中，通过探索“人工智能+档案”的模式，形成科技推动档案工作转型发展的显著优势。

2.3 推动档案管理人员的改造与升级

档案管理人员的综合素质，是档案数据化的直接影响因素，相关人员每天与档案有密切接触，在人工智能技术快速发展的时代背景之下，档案管理人员的素质得到了明显提高，有效规避了因员工失职导致的相关资料档案的丢失。同时，人工智能技术的引进为事业单位的专业人员进行培训提供了便捷，单位能够借助相关技术定期对员工的专业知识进行培训从而保证档案得到妥善的保管。此外，人工智能技术的变革也推动了档案管理人员的自我学习，使其能够顺应时代数据化的潮流，加强自身在档案管理专业知识和技能方面的学习，不断积累档案管理工作经验，发挥正确且积极的内部效应，促使档案管理顺利且运转高效。

3 人工智能推动档案管理发展的建议

3.1 从来源的优势上发力

针对档案领域来说，可以正确判断档案管理技术的发展趋势、把握档案管理的形式变化，就可以使档案工作变得更简捷的，使得档案部门得以持续性发展，倘若做不到上述两点，则可能会有生存危机。曾经有学者认为，人们在学习计算机或者人工智能的时候，若学习数据是带有瑕疵的，那学到的技术也是带有瑕疵的。所以，档案领域的工作者要认识到数据的重要性。档案对于事业单位的发展有着显著的正面效应，档案内的所有信息都要非常精确且不能出差错，不论是纸质版还是数字化版的档案数据，在进行管理时，都要非常认真。档案部门的档案数据质量以及数据管理都是有根源优势的，与互联网上的一些形态各具的数据信息相比，档案更具备完整性、真实性。随着我国电子政府的服务的发展，对于档案服务，要实现跨机构、跨部门传输，因此，档案领域的工作人员要积极转变其管理理念，将数据档案的优势发挥出来。为后期的人工智能技术对档案数据的管理以及分析奠定良好的基础。

3.2 因地制宜发展

以宏观视角来看，部分事业单位在进行人工智能技术的运用时受到了层层阻碍，这是由于不同的事业单位侧重的领域不同，因此，必须因地制宜，制造出是以事业单位发展的管理系统。当前的事业档案电子化建设已经走向成熟，不过没有对档案进行统一的系统管理，相关部门有必要通过自身事业档案的特点，制定出统一的管理系统，使整体运行更有效率，最终形成自身特有的管理体系，这种系统既能够提高档案工作的效率，对单位的运营效率也有不可磨灭的作用。通过建立富有单位特色的管理系统能使事业单位运营一条不紊的进行，最终实现档案数字化的全新发展。

3.3 基础内容建设

在人工智能环境下，事业单位的档案管理呈现出数字化优势，而在档案管理过程中，最基础的内容便是档案的储存，档案的存储说白了就是数据库的建设，在对数据进行搜集和整理之后，加以分析，得出的结论以及其中所运用到的数据即构成了数据库，这个数据库并不是一次性的产物，而是随着事业单位的发展日趋健全和完善的，最终形成一个庞大的信息数据库。但是数据库的建设离不开相关信息技术的发展，在对信息的收集阶段，要运用到很多的处理和鉴别技术，而在整理阶段，目录等一系列的信息技术也派上了用场，最后的分析阶段要用到很多大型的数据分析技术才能得出相关的一些结论。通过对人工智能技术的使用，纸质版的信息转变为了信息化的档案，在完整性等方面有了保障，在后期的查阅和检索中，技术仍是不可或缺的一环。

3.4 运秉承包容开放原则

随着我国信息技术的发展，大数据在各行各业的应用起到了重大的贡献，但是大数据在专业实践中的应用却很难开展。经过学者研究后，得知，大数据的应用在专业实践中难以开展的原因不是因为我国技术不成熟，主要原因是因为我国缺乏专业技术人才，有很多单位的工作人员只是简单了解大数据，而对其并没有专业性应用知识，因此难以展开工作。在档案领域也是如此，所以，档案管理工作人员应该以包容和开放的态度与专业技术人员进行合作交流，并展开合作学习。多方协同是我国各行业发展的主流趋势，各行业进行取长补短，互相学习，促使两方都有效发展。面对档案管理工作的改革，事业单位的档案管理工作人员要秉持包容开放的态度进行学习，不断改善、完整其专业结构以及管理理念。

4 结束语

总的来说，档案管理工作一直是事业单位的重点工作之一，而随着人工智能技术的变革，档案管理工作有了更加丰富的内涵。本文通过推动档案管理理论的发展与创新、促进档案管理模式的优化和升级以及推动档案管理人员的改造与升级三个方面阐述了人工智能技术对于档案管理工作的影响，并从优势发力、因地制宜、基础建设以及包容开放四个角度提出了其发展的相关建议。