提高档案管理科学化水平的路径探究

裴 丽

（山东省科学技术协会学会服务中心，山东 济南 250001）

档案的数字化管理就是把原本厚厚的纸质档案资料用计算机进行数字化存储。这种管理并没有改变原本的档案内容，并且对档案的整体保存度，可查阅性进行了提升。传统的档案管理制度存在诸多的弊端，例如人工使用较多费时费力，纸质资料不宜长期保存或者在保存是需使用大量的保存成本，在查阅时很难找到相关资料。数字化管理的存储技术能够将这些资料存储于网盘库中，并能够从网络上发布出去，使得查阅的过程大大便捷，甚至足不出户。这就顺应了新时代的发展需求，为档案管理的合理化提供了保障。

1 档案科学化管理现状

1）文档存储对于文档的载体要求较高。随着档案数字化的高速发展，对其存储载体也提出了更高的要求。档案数量较比原来大大增加，存储的媒介还是原来的光盘库，磁带库等，这就使得介质的更新迭代进度并不能满足大量增涨的档案信息数量的需要。并且存储形式的更新也较慢，受到以往成熟技术的影响，存储形式依旧维持着原来的方式，让存储的档案在读取和查阅时产生困难。因此电子档案要想长期永久保存仍然任重道远。

2）网络安全。信息技术的普及意味着信息化时代的到来，随着新时代的到来，时代所产生的弊端也渗透到了档案管理行业中。大量的数据传输使得网络黑客以及其它不法分子有机可乘，在档案传输的过程中实施非法入侵或者种植电脑病毒，会极大的造成档案信息的损失甚至是损毁。目前在对数字化档案传输和保存是的加密手段仍存在不足。例如电子编码技术是非数字化转为数字化档案的一种技术，由于档案在联网传输过程中可以被修改，而档案本身并不能修改，这就会产生一定的问题，给档案数字化管理增加了难度。

2 档案科学化管理的意义

1）能够推动档案管理水平的提升。数字化档案管理在新时代是大势所趋，相较于传统的档案管理制度这种新的管理手段在对档案信息的整理归纳和查询使用中都得到了极大地提升。对于传统档案保存的方法十分复杂，而且保存使劲不长，因为原本的保存媒介大多是纸，纸在保存过程中容易受潮，容易起火，而且在长时间的保存下容易使保存信息模糊，甚至在传输过程中容易导致信息泄露等问题。就如比尔盖茨的一张非常著名的照片中所显现的那样，一吨重的纸质文件或许在一张轻薄的软盘中就可以保存，原本的档案资料所需要占据的空间巨大，而且保存和转换介质和信息传输中都需要大量的人工来完成，而数字化的档案管理就不需要这么多的人力，但是因为需要转换介质等原因，对档案管理人员的专业性提出了新的要求。

2）符合时代潮流。先进的档案管理设备和先进的技术使用都顺应了时代的发展潮流。时代要求信息电子化，而数字化的档案管理正符合这一要求，并且当代人们对于信息技术的掌握度比较高，这种管理模式恰恰能满足民众的需要。因此这种新的管理模式必须被大范围应用。对于客户服务以及旧档案介质转化等一系列的问题和挑战，相关技术人员也应符合新时代的要求加以解决。

3）提升工作服务质量。档案的作用就是被查询，因此数字化档案管理应该方便用户进行搜索和查询。提升服务的手段可以使对档案标记关键词，让用户能够通过关键词进行检索，或者提升搜索界面的便捷性使用户更容易操作等。这就对档案的工作服务质量提出了更高的要求，因此在档案信息资源库的使用上相关的管理人员应该注重数字存储设备的保养以及网络的流畅性等。使档案管理和服务质量都能够得到提升，这对档案管理人员的能力和素质都是一项巨大挑战。

4）促进档案管理的稳定发展。在新时代的社会建设中，科学技术水平已经得到了很大的提升，信息化数字化的建设水平更是突飞猛进，受到这方面的影响，档案信息的数量有了极大地增加，并且对于信息的收集，分析和处理查询过程中的难度也在飞速上升，但是这种难度的提升正是档案管理向着现代化迈进的标志，提升档案管理的科学化水平就是推进我国档案管理的现代化建设途径。

3 档案科学化管理中存在的问题

1）档案管理工作的重视程度不足。我国很多的档案管理单位并没有给予档案管理工作足够的重视，并没有意识到档案管理是一项利国利民的工作，并且在管理服务中提供的有价值服务有限。这主要源自于档案管理工作存在一定的复杂性，例如在信息化数字化的时代，档案管理工作也向着数字化的方向发展，这就使得原本已经存在一定复杂性的档案管理工作更加的复杂化，不仅需要在档案管理的过程中投入大量的人力物力，同时也需要相关的管理人员从传统的管理观念中走出来，向着新时代的数字化管理迈进，应用数字化的管理手段虽然使得管理的水平极大的提高，但是给档案管理工作者带来的压力也是不言而喻。这就导致很多档案管理工作者的工作兴致不高，对这项工作产生厌倦，在处理一些数字化的档案时敷衍了事，缺乏有效的管理，这就使得档案管理工作的质量很难得到保证。

2）管理制度存在缺陷。我国的档案管理制度整体的发展相对缓慢，尤其是在信息化数字化的时代背景下，互联网的数字化技术已经影响到了我们生活的方方面面，但是档案管理方面的工作思想上和制度上仍然遵循传统的方式，这就使得管理稍显落后，没有充分地利用数字化的资源进行管理，并且传统的档案管理制度中存在的一些弊端也没有得到解决，这就使得档案管理的质量和效率达不到理想的状态。

3）缺乏综合性的档案管理人才。档案管理工作不仅需要专业的技能和专业的素质，在新时代的要求下还需要将传统的管理技能和现代化数字化的管理手段相结合。当下的档案管理人员普遍综合素质偏低，一方面由于高等院校并没有开设档案管理相关的专业，使得档案管理相关的人才紧缺，另一个方面对现有的档案管理人员来说，学习新的技术和新的管理技巧略显困难，并且从社会上招聘来的档案管理人员的素质也很难达到要求，这就会使得管理的水平难以得到提升。

综合性人才的匮乏使得我国的档案管理工作很难得到精进，并且在管理手段上也会产生不利的影响，因此当局应该重视这方面的问题。

4 档案科学化管理策略

1）建立健全的数字化管理制度。从数字化档案的服务需求和信息安全等方面入手，注重档案存储媒介的存储手段，制定完整的健全的管理制度架构。新的制度要求对档案的高保密性，并且在档案的信息搜集过程中，要保证其完整性和高效性。对数字化管理档案的工作方式和工作人员也应该破旧立新，使整体的档案管理完整有序地进行。同时提升用户满意度，只有更加到位的服务观念和技术手段，才能够对档案数字化管理的整理，归纳，存储，分类和数据传输进行有效的整体提升。

2）加强档案的安全管理。由于网络本身的固有属性，信息极容易泄露，因此对于档案的安全管理不容忽视。这要求档案管理人员不仅要懂得档案管理的相关处理流程，还要对相关技术有极深的了解，例如如何对存储进行加密，对访问者进行身份辨析和控制，对电子传输过程中进行安全性检查等。这些工作都能够提升档案被查询时的安全性。

3）认识到档案管理数字化的重要性。档案数字化管理人员应该有自己专业性的责任感和使命感，自觉的对档案的内容进行守护，并且应该有较强的服务意识，从而构建起档案数字化管理的基石。

4）转变传统的档案管理思想。要对传统的档案管理的科学性进行提升，主要就是从源头上摒弃传统的管理思想和管理理念，并且要借鉴传统管理方式中的优点进行突破性的创造，并且充分的认识到这种管理方式转变的重要性，通过树立科学合理的档案管理思想从而提升档案管理的科学化水平。因此在进行档案管理的过程中可以应用现代化数字化的理念进行管理，从并且重视在管理软件和硬件上的投入，使得档案管理向着数字化，信息化和科学化的方向迈进。

5）注重档案管理人才培养。在信息化的时代背景下，档案管理工作也变得更加复杂，因此对于档案管理相关人员的综合素质是一项极大的挑战，对于档案管理相关人才的培养也势在必行。档案信息管理的复杂化在无形之中加重了档案管理人员的工作压力，并且档案管理人员的综合素质也会严重的影响到档案管理的科学化水平。档案的管理人员管理水平欠缺会使得所管辖的档案杂乱无章，尤其是在数字化信息化的背景下，这种混乱的档案更加无从查起，这就使得档案管理工作变得没有意义，同时也会增加档案查阅人员的检索难度。

目前对于档案管理人员来说，很多管理人员缺乏现代化的相关技能，这些人员的年龄普遍偏大，对于传统的档案管理模式较为精通，但是在信息化的背景下对于更为庞大且复杂的管理工作而言就演的力不从心，这部分人对于信息技术以及一些其它的数字化技术了解得不够全面，因此使得整个档案管理工作都处于不规范的状态。

应该通过加强档案管理相关的人才培养来解决这种问题，通过培训教育或者高校的专业教育来使得档案管理的人才能力能够提升。这是源头上的一种解决措施，也可以从招聘的环节入手，要挑选对于档案管理工作有一定经验的人员，并且这些人最好对现代化数字化的管理手段比较熟悉，对招聘条件的提升能够使得相关管理人员的水平得到提升，其次是要制定相应的合理培训，并制定出完善的考核和奖评机制，从而提升档案管理人员工作的积极性。

6）完善档案管理的相关规章制度。要从实际的角度出发，并根据档案管理的实际需求对档案管理工作的责任制进行完善，并且还要保证档案管理单位内部的管理工作落实到个人。在进行档案管理工作的过程中，单位领导要对每一个相关工作人员进行任务分配，从而保证管理责任的明确性，并且使得管理工作要符合相关条例的规定，使得管理能够服从法律法规政策。

并且管理的责任人要将管理工作严格的贯彻执行，使得档案管理工作能够顺利地开展，档案管理工作的科学化水平越来越高。

5 结束语

综上所述，新时代档案的科学化管理需要相关工作人员的共同努力，从思想意识和技术手段上下手，着重现代电子信息技术在档案管理上的应用，摒除传统档案管理中存在的弊端，全面建设新时代的信息档案管理方案。