论如何加强医院档案资源开发利用

郑越文

（台州市中心医院（台州学院附属医院），浙江 台州 318000）

医院档案指的是在医院日常管理中产生的具有保存与开发价值的原始记录、文献资料等，是非常宝贵的资源，凭借原始性、真实性的特点在医院管理与运作中发挥关键性价值，加强对档案资源的开发利用能够让医院更有效地发展，为人民健康、社会稳定作出更大贡献。然而现阶段医院档案管理面临网络化、信息化挑战，档案资源开发利用意识薄弱、服务功能单一、信息服务水平偏低等问题越来越突出，制约着档案管理改革的深入，急需改进和强化。

1 加强医院档案资源开发利用的重要性

医院是关系国计民生的公益性机构，在经营发展环节形成大量档案材料和信息，涉及图表、图像、录音、视频等载体，包含的内容较多，例如病历、基建、人事、科研等档案[1]。随着经济社会事业的不断发展和进步，医院的社会服务能力越来越强，医院档案不管是内容还是数量都在不断丰富、增加，在系统地、全面地反映医院发展历程的同时完整地、真实地反映医院医疗、基建、科研、教学、管理等实际情况，尤其能够通过详实记录诊治各种疾病的情况反映流行病的变化与发展趋势，体现出巨大的价值和作用，只有充分开发利用医院档案资源，把死材料转化为活信息，才能把档案的潜在价值变成现实价值，更好地服务医院的管理和发展，满足人们的信息资源需求，确保提供优质高效的医疗服务。因此，加强医院档案资源开发利用显得至关重要，现如今能否加强档案资源开发利用已经是医院深化档案管理改革的重要标志，更是对医院综合竞争力的体现。

2 加强医院档案资源开发利用的基本原则

为了发挥医院档案资源的价值，必须充分加强对医院档案资源的开发和利用，其前提和基础在于坚持一系列基本原则。一是法治原则，根据国家有关档案开发利用的法规，在统一领导和分级管理体制之下严格执行对应规章制度，坚持依法规范医院档案资源的开发利用[2]。二是协同、便民原则，因为医院各类档案资源分散在各个临床科室、医技科室、行政管理、后勤服务等部门，存在数量庞大、归档周期不同、内容不完整等现状，要求档案部门在开发利用档案资源时和各个科室、部门加强交流、协调；结合医院档案特别是病历档案和大众利益息息相关的特殊性，在法律制度和利用方式、服务内容等方面体现出真正为民所用的原则，渗透便民利民理念。三是灵活、效益原则，灵活性指的是医院档案内容极有可能伴随民生的发展而变化，需要采取灵活的档案开发利用方式，避免僵化地理解和使用；效益性则是指根据医院档案资源比较分散的存储情况，短期内整合利用档案资源的难度较大，在开发利用实践中要遵循效益优先原则，提高档案队伍综合素质，保证满足档案利用需求，不浪费资源。

3 加强医院档案资源开发利用的有效策略

档案开发利用是医院档案管理工作的出发点、落脚点，是发挥医院档案资源功能与作用的重要途径，在实际工作中要遵循上述原则，采取行之有效的策略提高档案资源开发利用率。

3.1 更新管理理念，增强档案开发利用意识

要实现医院档案资源开发利用的强化，最关键的是更新传统管理理念，不断增强开发利用意识。为此，医院档案人员要树立主动提供档案服务的意识，了解档案利用者的需求，让他们获得及时可靠的档案资源服务，从而依托掌握大量档案资源的优势服务医院管理[3]。换言之，档案人员要扩大档案征集门类、接收范围，加强档案的征集、接收等，努力建成数量充足、结构合理、内容丰富、质量优化、特色显著的档案资源体系，奠定科学开发档案资源的坚实基础，从而完善档案资源服务模式，为医院创造优良效益。

一是档案人员要建立信息理念，提升开发档案资源的紧迫感，平时经常和院内各科室、各部门联系、沟通，及时了解各项工作对档案信息资源的需求、进展，积极汇集材料，让利用者获得翔实的、准确的档案信息服务；二是建立科学理念，结合实际需求和发展需要认真落实档案的编研选题工作，例如专题汇编、全宗介绍、文摘提要等，通过这些形式满足档案开发利用需要；三是更新工作模式，逐渐从档案资源保管型、封闭型转向参与决策型、开放型，改善情报信息和档案资源的一体化服务，促使医院各类信息相互补充、渗透，强化跟踪服务，例如针对难以归档的基建类、科研类档案利用跟踪服务模式进行收集、归档，形成更完整的信息体系，促成医院档案资源共享。

3.2 改进工作方式，发挥档案资源服务功能

除了在医院档案资源开发利用中融入新的理念，工作方式也亟待改进和创新，创建优良的软件环境更是在网络信息时代发挥好医院档案资源服务功能的基本保障。因为医院档案管理信息化建设离不开资金和资源的支撑，确保基本物质环境满足档案开发利用所需。现阶段很多医院的硬件基础都比较完善，为了更有效地促进档案资源的科学化开发与利用，创建更坚实、更可靠的软件环境势在必行。例如搭建医院数字化档案存储平台，通过这样的方式简化医院档案资源存储流程，节省院内档案管理空间；构建云端存储空间、加密系统，提升医院档案资源的安全系数。考虑到医院档案利用者的服务需求不断趋于个性化、便捷化、智能化，医院档案人员还要主动探索开发档案资源的检索浏览、公共查询、信息推送以及参与互动等服务功能[4]。例如在档案管理工作中注意分析、研究医务人员和科研工作者、行政人员、患者等档案利用者的特征，细化利用者类别，根据他们的个性化档案资源利用需求提供私人定制服务，进行个性化档案资源内容的推送；以安全保密为前提从面向利用者开放医院档案资源的广度与深度上狠下功夫，想利用者之所想，深挖他们的需求，通过文字、图片、音像等多样化形式为利用者多维度地、立体生动地呈现医院档案资源，优化档案利用者的利用体验，提升满意度，最终让医院档案资源开发利用有的放矢，大大提高工作效能。

另外，为了深度开发医院档案资源的价值，在新媒体环境下应更重视制作信息电子书，进一步创新档案资源信息管理方式，优化对医院档案资源的开发利用。即结合档案利用者的需求加强对医院档案资源的电子书页面设计，完善目录项目，方便利用者根据目录查找所需档案信息，提升档案利用速度。那么档案人员在收集整理档案信息时就要详细记录，例如在病历档案管理中详细记录患者的病情、住院日期等，奠定档案信息电子书制作基础。与此同时，优化电子书内容设计，在设计信息电子书时确保档案信息资源的真实性、完整性，充分挖掘档案价值，对原有档案信息要加大检查与修改的力度，确保设计的档案信息电子书与档案资源结构需求匹配；把电子书内容分成多个模块，例如在设计上适当添加案例分析模块，适应利用者的信息需要；保持高度严谨性，例如设计电子书时结合医院档案不同的注释、插图等重新排版，使电子书的信息更合理、更清晰，满足利用需求。

3.3 重视人才培养，提升档案信息服务水平

优秀档案人员是做好档案资源开发利用不可缺少的保障，对档案资源来源广泛、形成主体复杂的医院而言更是如此，在患者诊治、日常管理等过程中形成大量材料，科学管理这些材料和档案人员的专业水平、学习能力息息相关。所以医院档案人员既要熟练掌握档案管理专业知识，又要拥有极强的学习意识和学习能力，及时了解各种疾病知识和医院就诊流程、运作流程等，为开发利用档案资源起到指导作用。当下一部分医院因为经费不足的影响，通常只关注对医务人员的教育和培养，忽视档案人员等基层工作者的职能，忽视档案工作对医院工作的强大辅助作用，很多专业医疗工作者尽管医疗技能突出，却无法胜任基层工作，需要医院合理配置资源，在发展医疗业务的同时重视培养基层工作队伍。例如针对档案人员开设新媒体培训课堂，让他们交流、学习，不断更新知识储备，适应时代发展。

高素质档案人才也是保障医院档案资源开发利用安全的中坚力量，档案资源的整理、查阅等都要由档案人员完成，他们是开发利用档案资源的入口，职业操守直接影响档案资源的安全性[5]。所以对医院档案人员的培养还必须注意职业道德内容，主要包括：增强责任心，要求基层档案人员对经手的档案工作负责到底，形成严谨务实的工作作风；培育保密意识，作为医院档案人员，安全保密是档案管理工作的基础，是医院档案信息安全的关键性条件，关系着医院的安全与利益，开发利用档案资源务必要以安全保密为前提；培养事业心，要求档案人员在日常管理工作中严格按照相关法规和制度办好对应手续，例如对档案的审查和借阅、销毁等都要经历领导签字审批等流程，及时核对用过的档案资源，发现缺失问题必须第一时间找到原因，有效解决问题。

4 结语

开发利用档案资源是医院管理与运营的实际需求，需要通过新的管理理念、科学的工作方式加强档案开发，同时提供人才保障，进一步提升医院管理水平，推动医院稳健发展。当然，档案资源开发利用是医院艰巨的、长期的战略任务之一，要伴随新医改的广泛深入实施不断加快档案信息化建设进程，围绕医院档案资源建设核心，以最大限度利用档案为目标，把握机遇、迎接挑战，持续探索更多合理有效的开发利用方式和策略，进一步提升医院档案科学化管理水平。