新形势下学校基建档案管理优化策略分析

2021-04-14张佳伟

卷宗 2021年24期

张佳伟

（广西银行学校，广西南宁 530000）

1 中职院校基建档案管理的意义

1.1 记录中职院校建设历史

基础设施档案承载着大量的中等职业学校基本建设信息，真实记录了各类建筑物在使用过程中的规划、设计、招投标、施工、维护等详细信息，学校建筑物及地上、地下管线等基础建设。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各种文件、签证变更、图表、资料等一手资料。

1.2 对中职院校的续建和发展具有参考作用

一个完整的基础设施文件系统将为未来的建设者提供详细的基本信息。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸设计工作中吸取精华，去其糟粕，使施工过程不走弯路，节省时间，提高效率。

1.3 在建设过程中可以重复利用

档案的信息价值不仅是工程建设历史的真实记录，也是工程使用过程中维护、改造和未来学校建设的重要依据。项目施工文件具有可重用或可引用的特性。

2 中职院校基建档案的特征及内容

基础设施档案是中等职业学校在基本建设活动中形成的第一手资料，包括中等职业学校的基本建设图纸、工程价款结算文件、审计结论、书面记录以及后期使用环节产生的经济技术资料，如改造、维护、改造等。中等职业学校基础设施档案不仅具有普通档案的原始记录性、价值性、信息性等特点，而且具有自身的特殊性，包括专业性、真实性、成套完整性、周期长、范围广，这决定了基础设施档案的作用不可估量。基础设施档案又称工程建设档案，直接记录中等职业学校各类工程建设项目的规划、设计、施工和维护活动。其特点和内容体现在三个方面：一是中等职业学校基础设施档案资料来源广泛，贯穿于中等职业学校基础设施项目从立项到全面验收、竣工的全过程。档案资料的范围涉及政府审批文件、设计文件、施工文件、监理文件、供应物资等，难以收集和管理。其次，职业学校建设档案资料要求真实、准确、完整，从开工验收到编写都要收集大量的资料，并作为中等职业院校的基础设施建设项目，项目参建单位和参建单位要按照国家行业标准进行编码，档案资料的收集，不能有一点虚假，以免影响后续工作。因此，确保基础设施档案的真实性、准确性和完整性是优化中等职业学校基础设施档案管理的关键。三是中等职业学校基础设施档案资料内容专业性强，内容复杂，包括气象、水文、地质、环境消防、建筑、给排水、电信、供变电、空调、网络、自控等专业。它们的有机集成赋予了基础架构归档内容的专业性和复杂性。而经常参与中等职业学校基础设施建设项目的各类专业单位也使得基础设施档案的内容更加广泛。

3 新形势下中职院校基建档案管理工作的现状

3.1 缺乏对档案管理工作的重视

在工作过程中，部分工作人员没有认真对待这项工作，导致在填写档案时出现很多错误。中等职业学校的建设过程与档案馆存放的档案不符。这是因为中等职业院校领导干部对档案管理重视不够，导致教职工和教师养成松散的工作态度。

3.2 没有合理的档案管理制度

大多数记录管理规定不完善，有些记录根本没有管理制度。因此，中等职业学校建设档案工作难以顺利进行。截至目前，我国档案事业单位虽然出台了一些管理制度，但实施情况不容乐观。在实际运行过程中，当相关理论遇到实际问题时，往往会出现分歧，难以恰当结合，使管理制度难以在工作中发挥其真正价值，进而影响档案制度的顺利制定，进而导致管理体系的形成。

3.3 基建档案收集整理工作滞后

基础设施档案建设过程复杂，跨度大。在整个施工过程中，各部门之间缺乏沟通和沟通，各部分只关注自己的一部分，会使后续工作滞后。在基础设施项目档案的实际管理过程中，大多数建设单位只重视建设进度和一些硬指标，而忽视了数据的统计部分。然后在工程接近竣工验收的情况下进行补救，根据之前的工作准备材料，只是对上级的工作进行处理，最终档案缺乏真实性，与施工现场情况不符，是当前基础设施文件管理中存在的问题。

4 新形势下优化中职院校基建档案管理的措施

4.1 更新管理理念，增强档案服务意识

为优化基础设施档案管理，中等职业学校档案工作者必须及时转变和更新管理观念，变被动服务为主动服务，增强档案服务意识。档案管理僵化的现状，等待用户的服务状态必须打破，领导必须高度重视档案建设的管理和使用工作，把档案建设管理纳入学校统一管理，激发档案管理工作的主观能动性，提高业务能力，转变管理观念。同时，中等职业学校建设档案部门应加大档案管理的宣传力度，营造良好的外部环境，扩大基础档案的影响力，使中等职业学校教师能够明确人事档案的作用、职能和服务范围，改变自己的基础文件只是枯燥的文字、文件，缺乏参考价值的错误。中等职业学校基础设施档案部门可以通过校园广播、举办讲座、组织档案知识问答等活动，揭开基础设施档案的神秘面纱，唤起人们对基础设施档案的利用意识，树立基础设施档案利用观念，增强档案工作者的档案服务观念。

4.2 用经济手段把控基建档案归档质量

中等职业学校基础设施工程是一项系统工程，涉及人、财、物多，承包方式也十分复杂。根据总承包合同，通常有两包、三包和四包，甚至更高层次的承包。但基本建设项目具有较强的专业性、技术性，对自然人有较高的要求。如果建筑公司投资大，起点高，各方面的管理也很规范，那么基建档案管理就无懈可击，可以相提并论了；如果中等职业学校不面对这样的优质建筑公司，那么基础设施档案的质量就无法保证。所以，职业学校建设部门要联合档案馆，按照国家档案管理相关规范的要求，严格基础设施项目的各方当事人，必要时还可以考虑利用留建基础设施项目的备案保证金，用经济手段有效地约束各承建商的施工档案备案行为，甚至可以同意，档案管理不善的单位和基础设施建设项目的管理人员不得在一定时期内参与学校基建项目的招投标活动；严格控制基础设施建设档案质量，为优化基础设施档案管理奠定物质基础。

4.3 严格执行基建档案三同步管理制度

三同步管理是国家提出的基础设施档案管理的基本要求。一是基础设施项目建设与基础设施档案管理同步，即在基础设施项目准备阶段，中等职业学校档案管理人员要及时建立基础设施档案，积累档案资料，确保档案质量；二是组织审批基础设施项目建设，同步建档，收集整理基础设施项目规划、勘察、设计、招投标、报建、施工、竣工验收、交付使用等一系列资料，并按程序整理归档；三是实行建设工程竣工验收与竣工档案验收同时进行，在工程竣工验收交付使用时提交一整套合格的竣工图、技术资料，促进建设档案收集规范化、制度化。为保证中等职业学校基础设施档案的系统性、准确性和全面性，档案人员应深入跟踪收集，随时保存档案，避免资料丢失，以便妥善保管和利用。

4.4 全面实施部门的档案立卷改革制度

档案建档制度为优化中等职业学校基础设施档案管理提供了重要的制度保障。部门档案改革体制有三大优势：一是部门档案有效提高了中等职业学校各部门开展基础设施档案管理的责任感和积极性；二是部门档案增强了中等职业学校各部门对基础设施档案的归档意识，提高了档案工作效率；三是全面推行部门档案改革制度，可以显著提高中等职业学校基础设施档案归档质量。即使基建部的人员不是专业的档案管理人员，在档案系统的指导和规范下，基建部的工作人员也能迅速提高管理基建档案的业务能力。同时，中等职业学校还应注重施工档案归档方式的改革，以件为基本单位对施工档案资料进行归档，改变以卷为单位的传统做法。基建档案是实施部门档案改革的重要对象。适当改革过去的基础设施档案管理模式，可以通过计算机做好中等职业学校基础设施档案的辅助管理，实现管理的方便和优化，单位档案归档可以满足要求。另外，以件为基本单位的中等职业学校建设档案归档方式，有利于档案的装订，既可以减轻档案人员的工作量，又为进一步推行部门档案制度改革提供了便利。

4.5 推动中职院校基建档案管理现代化进程

以往，中职基础设施档案的载体主要是纸质、实物，管理和使用上存在诸多不便，易损坏。为优化中职基础设施档案管理，推进中职学校现代化进程，中职学校必须加大硬件建设投入，及时购置和更新计算机等必要的硬件设施，并通过高级应用软件存储和使用基础架构归档信息。利用计算机技术和多媒体技术将纸质文件转换成光盘进行存储；结合基础设施档案的统计、检索和通信技术，实现基础设施档案信息的远程传输；结合计算机和光盘技术，实现中职基础设施档案的自动检索和网络化利用，提高计算机在优化中职基础设施档案管理中的广度和深度；缩微格式技术应用于中等职业学校基础设施档案管理，通过缩微形式，真实反映基础设施档案的原貌。它不仅规范化、规范化、统一化，而且可以长期保存。