城乡居民社会养老保险档案规范化管理策略探究

包雪婷

（商水县人力资源和社会保障局，河南 周口 466100）

城乡社会养老保险档案管理工作可以通过对居民的社保数据与信息进行录入与管理，从而为社会保障体系提供有力支持。根据我国社保相关制度，参保人员需要办理多道证明手续，包括建立个人账户、定期缴纳费用等，相关流程的设立可以有效保护居民的相关权益，但随着参保人数的增加，多数居民出现在办理过程中出现信息衔接不流畅，对参保相关制度不清晰等问题，导致城乡居民办理流程的速度受到了一定影响。上述多种问题对社保事业的进一步发展造成了影响，因此，要提高对档案管理工作的重视度，提高相关管理工作的规范化水平，让我国社保事业更加科学、合理、有序地进行。

1 规范化档案管理的重要性

1）有助于推动养老保险的进一步发展。目前我国正在进行养老保险相关事业的改革，以确保能够有效、全方位保障居民利益。在相应新政策与改革策略的落实中，管理人员需要对参保人员的档案资料进行详细整理、全面掌握，对符合年龄要求的老人提供相应的服务工作。在此过程中需要涉及大量的管理工作与审核工作，会大幅度提升相关人员的工作量，对经办效率造成一定影响，这就需要规范化的管理工作进行调度与分配，以确保庞大工作流程的正常运行。

2）保障居民自身利益。养老保险与每位参保人员的利益息息相关，是参保人员养老期间的经济来源之一。参保人员需要经过缴纳保险费用、办理退休手续、领取退休待遇等多个流程，在这些流程中需要涉及大量信息与资料，而规范化的管理工作可以确保各个流程的正常实施，可以保障资金的正常流动。尤其是在办理保险关系转移、基金转入转出等手续时，规范化管理工作可以对各个手续流程进行严格管理，为今后的待遇环节提供重要保障与依据。在实际应用中，需要建立参保人员的相应管理体系，将每位参保人员的个人信息与投保信息进行准确记录，将档案管理机制不断优化、完善。除此之外，还需在各个流程操作中适当融入现代化技术，从而全面提升档案管理水平。

3）居民参保意识较弱。随着老龄化进程的不断加快，老年人口的数量不断增加，越来越多的人认识到了养老保险的重要性，但仍有部分居民难以积极参与该项目中来。出现此情况一方面是因为多数居民对社会养老保险的相关程序、缴费标准、政策规定等信息的了解程度不高，甚至有部分居民对入保条件都不甚了解。另一方面是因为居民参保观念存在偏差，多数居民认为参保对自身意义不大，甚至有不少居民认为参保与否是政府部门的事情，与自己关系不大。还有一方面是居民的参保意识不高，很多居民存在“家庭养老”的意识，认为自己没有必要缴纳养老保险的费用，认为自己的晚年可以依靠下一代。

2 目前管理工作中存在的不足

1）档案管理制度上的不足。随着人们生活水平的提高，城乡居民提升了对养老保险事业的认识与重视程度，越来越多的居民积极参与到养老保险事业中来。这一情况一方面推动了养老保险事业的发展，同时给相关管理人员的工作带来了一定的压力。由于参保人员的不断增多，各种养老保险相关问题也随之出现，如重业务轻管理现象，相关管理人员注重办理业务过程，忽视了对档案的管理工作，难以做好不同档案的分类、保管，导致在运作相关流程需要档案时无法及时、迅速找出，进而直接导致参保人员的利益受损。再如档案管理工作流程不明确，各种操作细则、制度不明确、对相关管理人员的约束力度不高等，进而导致文件、档案、资料等缺少统一整理与记录，极易造成相关资料缺失、档案不完整等情况。

2）在管理人员上的不足。城乡居民档案的管理工作具有一定难度、复杂性，其中包括大量的档案信息、环节信息等，需要耗费大量的时间与精力，在此过程中需要做到详细仔细，若在某个环节人员操作失误很容易导致参保人员的信息登记错误或填写错误等，从而对后期档案归档与整理造成影响，对人力资源与时间精力造成浪费，对参保人员的利益造成损害，这就要求相关人员在收集与录入过程中做到仔细、准确。但目前多数管理人员的专业能力较差、专业素质普遍较低，主要是因为有些管理工作是由其他部分人员兼职或代理完成的，有些管理人员年龄偏大等。由于此类人员未接受过专业管理与技能知识的培训，缺少相关管理经验，对管理工作的重视度不高，管理行为较为散漫，从而导致管理工作无法顺利进展。

3 城乡居民社会养老保险档案规范化管理策略

1）提高居民认知。随着城乡居民社会养老保险事业的不断进展，虽然有越来越多的居民参与到养老保险事业中，但仍有很多居民并没有参与进来。其最大原因是对政策的了解不够深入，甚至有许多居民对政策几乎处于不了解的状态，这些情况侧面反映了养老保险事业宣传工作方面存在一定的不足。在以往宣传工作中，虽然已经投入了大量的人力与资力，采取了召开动员大会、分发宣传资料等广泛覆盖的宣传方式，但其效果仍难以达到理想标准。因此要及时改变宣传方案、创新宣传方案，结合当地实情与个体特色制定出适宜的宣传方案，选取易于居民理解的方式，宣传相应法律政策知识，让居民进一步了解政策、信赖政策，从而提升对养老保险事业的认可度与参与热情。例如首先可以通过与移动通信商建立合作的方式进行宣传，向居民发送关于养老保险制度等内容的短信。接着可以建立网络平台，建立具有当地特色的养老保险系统，在系统中及时更新政策的最新动态，定期发送科普内容。其次为加强居民对相关知识的认知，可以进行以社区为单位的知识竞赛，通过有奖励志趣味问答，让居民掌握各养老保险相关知识。最后，相关宣传人员要做到将相关政策知识融会贯通，在宣传中用直接、明了的语言向居民宣传管理方式、保险制度等。与此同时，要加强居民对养老保险相关的法律意识，让居民学会用法律途径维护自身的利益。

2）加大宣传力度。在宣传过程中要注重转变居民“家庭养老”的观念，提高居民参保意识与参与积极性。首先可以开展专题讲座、培训学习等形式，让居民真正感受到参保对自身的利益，从而积极参与进来。可以借助电视、互联网、微视频等新媒体进行传播，让居民了解最新政策动态。可以组织相关工作人员深入到基层进行宣传，向居民发放相关资料、讲解相关政策，或利用条幅、宣传栏等工具进行持久宣传，从而转变居民传统观念。

3）加强监督力度。为提高相关部门的经办能力，必须要加强各环节的监督力度。首先要加强对养老保险基金的管理，可根据当地养老保险的实施现状制定并细化相应管理制度。接着要加强对相关部门的监督，建立起当地统一、完善的监管体系，提高监管的透明度，让群众能够清晰地了解到其养老保险基金的现状与流动情况，以便于及时发现错误、纠正错误，从而确保养老保险制度的顺利实施。最后要发挥社会公众力量的监督作用，将单一内部监管模式变为多方位的监管模式。

4）规范管理流程。档案管理本身就是一项内容复杂、流程繁琐的工作，每一道流程都关系到参保人员信息准确度与相关基金发放情况，因此管理人员在工作过程中要做到详细、合理。首先要结合当地保险档案的实际情况，进行制定统一管理标准与规范，从相关制度上确保档案管理的准确性。接着要做好相关流程的监督工作，确保整个流程规范有序，确保可以满足参保人员的查询需求，并及时根据当地情况对档案管理的制度与技术进行不断创新，进而全面提升管理工作质量。

5）融入信息技术。随着科学技术的不断发展与普及，各个领域都已经对计算机技术与信息技术进行了充分应用，档案管理工作也要做到与时俱进，及时引入信息管理技术。以往管理工作主要采取纸质版形式进行登记与录入，在登记录入、管理收集、信息查询等环节造成大量时间与人力投入，且在管理过程中极易受到外界环境的影响，出现丢失、缺损等问题。而信息技术可以有效避免上述问题，将信息技术引入到档案管理模式中，除原有纸质版档案外，还可以建立电子信息库，电子信息库的存储数量大，内容准确，可以做到及时、快速查询。除此之外，可以将信息库与信息管理平台相结合，听取观众对档案管理工作的意见，不断优化管理工作制度，从而全面提升管理效率。例如，首先在经办业务方面，建立业务档案一体化管理系统，建立各个系统端口的信息对接，将人工经办流程转变为系统自动分配流程，从而避免人工干扰带来的风险。如将税务征收系统与养老保险业务系统相连接，可以避免参保征收数据因手工录入而导致的误差，从而提升基金流动的安全性。接着将养老保险管理系统与公安部门民政部门等数据进行连接，实现对参保人员数据信息的实时对比与核查，从而有效避免冒领、骗保等行为。

6）推行补贴制度。为进一步促进居民参保，提高居民养老水平，要对不同需求的居民实施不同的激励制度。一方面要加大低保户、残疾家庭等困难居民的补贴力度，切实解决该人群的养老问题。另一方面，要对不同缴费年限的居民实施梯度补贴政策，以此激励居民连续参保，提升居民的缴费年限，让其获得更高额度的养老金。在梯度补贴设置过程中，要及时根据当前市场物价水平推算老年人每月养老金对其生活水平的影响程度，针对多数额度较低、养老金水平较低的居民，可鼓励其提升缴费梯度，全面落实“多缴多得”制度，让居民在法定退休年龄之时，可以领到更高额度的养老金，以保障其养老生活需求。

4 结语

综上所述，社会养老保险是我国保险中的重要部分，其档案管理工作的有序开展对当地社会稳定与经济发展具有一定的影响，且直接关系到每一位居民的社会权益。但目前我国一些地区在管理方面存在一定不足，需要在档案管理工作中不断完善制度，通过提高相关人员的综合素养、提高档案管理效率、细化相关管理制度、加大对居民的宣传力度、创新管理手段等形式，以实现档案管理相关制度规范化、信息化管理，推动当地劳动力资源合理流动，让社会养老保险事业朝着可持续的方向发展。