新形势下医院档案管理工作的思考

孟晓宏

（河北省张家口市妇幼保健院，河北 张家口 075000）

1 新形势下医院档案管理工作的现状分析

1.1 医院档案管理体制落后

在现有的管理模式下，缺乏完善的档案管理制度。但是，现阶段许多医院还没有创建科学的、完善的档案管理制度，档案管理还存在资源缺乏连贯性，管理不够细致、档案管理分散等问题，致使档案无法发挥其作用。在医院日常的经营管理过程中，医疗档案比较繁多，如果不能做好档案管理工作，会导致各部门配合问题，由于质量问题影响存在安全隐患，导致管理不达标。构建医院档案管理网络，通过简化搜索分析流程，医院发展中没有充分利用信息化技术，大部分医院档案管理，利用传统工作模式，不能够有效地解决档案管理存在的问题。

1.2 档案管理工作过于传统，没有创新意识

医院档案管理工作人员应加强专业知识的培训，不断提升档案管理技能水平，在现有基础上积极创新，但就目前的医院档案管理来看，管档人员缺乏专业性，使其在新形势下，医院方面没有认识到档案管理工作中存在的不足，医院档案管理中存在问题工作人员不能及时解决，还有一些工作人员根据个人经验处理问题，导致日常档案管理创新意识缺乏，阻碍了医院档案管理工作的创新。

1.3 未拥有专业化的档案管理手段

很多医院适应当前社会发展，进行医疗手段改革，在现有的基础上聘请专业的医务人员、加大投入力度购买先进的医疗器械，但是却忽视了积极引入先进的管理技术，导致档案管理工作发展比较落后，使医院整体发展水平不能向前推进。还有些医院尝试利用现代科技手段强化医院档案管理，但是在具体应用过程中，档案管理工作者并没有运用专业的管理知识，导致各项新技术手段在医院档案管理工作中流于形式，不仅影响了档案管理工作的日常工作效率，而且还影响医院的长期稳定发展。

1.4 不够重视档案的管理

目前很多医院发展与管理的重心都是在临床一线，对于档案的管理，做不到足够的重视，也没有意识到档案管理的重要性，无论是档案管理的硬件和软件设施都不够到位，做不到档案资料的合理利用。同时，医院的工作人员多为医护人员，他们一般会认为档案管理是应由专职的人员去管理的，从而缺少了档案归档管理的责任心。所以，临床工作中所形成的档案没有办法做到完整的归档与保存，加之对档案的管理工作不够重视，所以致使档案中的数据无法对日后的医教研以及医院的发展中发挥本身的作用。

1.5 医院意识不到档案信息中的风险

医院的档案中记录的是病人的病例资料，其中不缺乏一些病人较为隐私的资料，还有一些医院研究和医学科学项目的研究成果。所以，在对档案进行保管时，应特别注意档案的安全存放，另外，在这个大数据信息时代，信息本身的交流有所增加，这样虽然有助于各个医院信息的交流，促进医院的共同发展，为我国医学的进步起到带动作用。但是，需要注意的是，大数据信息时代，既方便了信息的交流，同时也增加了信息数据泄露的风险性，医院对于档案的管理也没有过高的安全重视，所以，档案的泄露是医院档案管理值得重视的一个问题。如果档案泄露，病人的隐私信息落到一些不法分子手中，那无论是对病人还是对医院都是一种损失，医院会逐渐失去病人对其的信任，对于医院的研究数据，如果信息泄露，被人恶意窃取其所研究的数据，这对医院来说，损失是无法估量的，想要让医院对档案有一个规范的管理，就要首先让医院意识到，档案对于医院发展的重要性。

2 新形势加强医院档案管理工作的措施

2.1 逐步的完善档案管理机制

先进的管理模式需要完善的管理规则来执行，医院档案管理的一个重要环节是建立健全的档案管理机制，从而达到档案管理的规范化和有序化。为了能够更好地适应新形势的发展需要，满足现代化社会对医院档案管理提出的要求，需要对档案管理工作的机制进行科学化的规范，并且强调管理人员的责任，使他们严格的规范自身的行为。在制定档案管理制度的过程中要统筹安排，协调各方利益，按实际需求与现实可能性制定严谨的医院档案管理制度。第一，档案管理制度要对档案管理工作做出明确分工，制定档案管理的具体工作细则。第二，参照相关的工作法规，制定科学合理、规范化的管理制度，从体系化的角度认知档案管理工作的重要性。第三，严格按照规范制度完成标准化的管理模式，并有针对性的总结档案管理，档案数据分析，档案整理，档案保存及使用的一系列细则，形成违规操作的评价机制。此外，医院应该适当的建立起奖惩制度，通过合理的奖惩与考核机制监督管理人员的行为，对医院内部的档案管理工作者实行定期的考核与评价，根据其日常的表现，适当的给予优秀人员鼓励，并且严惩消极怠慢的工作人员，及时督促管理人员的进步与发展。

2.2 利用信息技术实现管理方式的创新

在信息飞速发展的今天，档案管理现代化已成为不容置疑的事实，作为新时代的档案管理者必须具备超前的意识，要熟练掌握计算机应用的基本知识，学会运用信息技术开展医院各类档案文件管理，这对档案工作人员而言是一种机遇，也是一种考验。有部分医院开始尝试着运用现代化信息技术手段展开医院的档案管理工作，但是因为档案管理工作者并没有及时学习相关知识领域，使其难以科学地运用，这样会导致工作效率的低下，阻碍了医院的稳步发展。首先，档案管理人员需要充分利用网络信息技术，积极地为病历档案等档案文件管理创造条件，在有限的空间内提高医院档案管理质量，从而达到档案科学化、规范化的管理要求。然后，采用现代化的档案管理技术，降低医院档案管理的财力、物力以及人力等成本。其次，医院要在加强对档案资料大数据的积累，多搜集各个医院对档案管理的有效信息，在实践中逐步发现自身适合的方式，并且以大数据的形式存在这个建档的系统之内。同时，分析医院对档案文件收集、整理、保存工作重点数据，以数据的形式体现出各类方式的优势和功能，最终满足对市场的总体需求。根据这些实际情况，对比传统的档案管理方式，为医院档案管理提供更多，更好的解决方案。

2.3 加强对档案管理人员能力的考察

在信息化时代高速发展的今天，人才的培养至关重要，人才的培养能够为医院各个方面发展提供一定的资源优势。这就要求医院工作者遵循一定的工作理念，贯彻新时代的政策实施，进一步提升医院档案管理的质量和水平。在对档案文件管理方面也要不断创新发展，促进每位档案管理人员对管理模式的创新和应用。建议医院应该根据自身的实际状况和档案管理岗位技能需求，制定科学、合理以及可行的人才培养计划，采用继续教育以及专业培训等方式，提高档案管理工作人员的技能水平和专业素质，创建合理的人才选聘制度、考核制度以及晋升制度等，于此之外，对档案管理人员的专业知识和能力水平进行不同程度的检测，这样才能充分地调动档案管理工作人员的积极性和主动性不断地提高其综合素质水平。医院领导层和管理层应重视档案管理工作，强化管理意识，将档案管理工作纳入医院的日常考核中，采取科学有效的措施，及时的将管理工作落实到每一位工作人员的责任中，这样就能确保档案管理工作可以充分地发挥出应有的价值。与此同时，医院文件档案的管理人员需要强大的耐心与细心，每个工作人员都会多多少少都会遇到一些管理问题，在遇到问题时就需要敏锐的思维能力和灵活的应变能力，才能做到临危不乱，快速做出应变，我们应提倡在档案管理岗位上兢兢业业、对档案管理作出贡献的人员给予奖励。

2.4 健全专业化档案管理模式

医院档案工作管理机制需要逐渐向科学化过渡，进而满足当前社会对医院档案管理提出的新要求，适应当前社会形势。相关工作人员必须要认清自己的职责，医院方面建立相应的制度强化考核，根据工作人员日常表现进行有效奖惩。在医院档案管理工作中实现专业化发展，有效调整档案管理工作的各项任务，实现档案管理流程优化。在现代化发展过程中，通过各项新技术影响医院档案管理，让医院档案管理工作逐渐实现现代化管理。同时办案管理工作人员要提升自己的计算机基础，掌握基本的操作技能，并且要把管理流程明确，利用新技术提升工作效率，使得医院的档案管理逐步专业化发展。结合当前国家发展形势，保证各项先进措施落实到位，满足现有条件下对医院档案管理工作的要求，确保医院档案管理工作落实在实践中，为医院发展打下基础，促进医院长期稳定发展。

2.5 做好档案的数据防护，确保档案的安全

随着档案管理方式的与时俱进，对于档案管理工作人员的意识，也应做一个专门的培训。档案数字化存档管理的过程中，其安全性主要是依赖档案管理人员的意识问题，首先，应让管理人员了解档案管理这一工作的重要性，还要告知档案管理人员档案泄露会对医院所造成的不利影响，只有深刻地认识到自己工作的重要性，才能做好档案的保密工作。另外，在对档案进行数字信息化时，应严格的做好移交工作，必须遵守移交手续，明确相关人员的责任，仔细地检查档案原件，以免造成发生档案文件丢失、错乱等情况，保证档案的准确性。已经成功完成数字信息化的档案应加强防护，对于需要保密和不需要保密的档案，应进行严格的区分管理，并按照规定定期检查与记录，确保档案存放的安全性和保密性。一些重要的档案资料，应根据存放系统的安全性进行备份，保证档案存放的安全性。对于档案的借阅，应严格遵守借阅手续，核实借阅人的身份信息，明确档案借阅的用途，防止档案信息泄露。

3 结语

综上所述，是本人对新形势下医院档案管理工作的全部分析与思考，医院档案管理工作是整体工作的核心，因此需要重视对管档人员的技能培训，使他们的工作能力得到提升，并且提高他们的综合素质，认真地投入到档案管理工作中，尤其是在具体的实践中积极探索与创新，勇于跳出传统管理的框架，突破模式化管理的局限性。医院档案管理还有更大改革创新空间，只有不断的完善档案工作机制，才能不断激发档案工作生机与活力，促进医院档案工作的进一步发展。