现代企业制度下企业档案管理研究

2021-04-14袁海静

卷宗 2021年24期

袁海静

（天津京滨工业园开发有限公司，天津 301712）

从企业的角度来进行分析，档案管理工作有着非常关键的作用。能够真实地记载企业发展各个阶段情况，并搜集较多真实地数据，为企业后续工作的开展提供参考。因此，企业必须要对于档案管理工作予以充分关注。现代企业制度对于企业有了新的要求。在这一情况下，档案管理人员必须要更新自身的工作模式，充分展现出档案的价值，使企业获得更好的发展。

1 进行企业档案管理工作需要遵循的原则

在新时期，开展档案管理工作有了新的要求。档案管理人员必须要坚持以下原则进行档案管理工作，从而更好地满足企业发展需求。

第一，要坚持真实性原则。现代企业所进行的决策是否科学、合理，能否满足企业进一步发现需求，会被所使用的档案信息是否科学、真实所决定。如果在进行档案管理过程中随意的篡改信息，并不注重信息的真实性，很可能会导致企业所制定的决策并不科学，企业无法获得预期的经济和社会效益，严重时甚至会引发金融风险，阻碍企业的后续发展[1]。因此，在进行档案管理工作时，必须要注重对于数据的核对，使数据处于真实可靠的状态下，并明确造价数据，确保所进行的决策是行之有效的，能够为企业发展提供动力，满足企业可持续发展需求。

第二，要坚持系统性原则。企业在开展档案管理工作时，具有自身的组织结构，并且不同工作人员的责任和义务存在一定差异，需要对于所搜集的档案进行科学分类、存储，系统性比较强。系统性开展档案管理工作，可以较为有效地降低进行工作需要花费的时间，使档案管理工作更加准确，并为企业决策工作的开展提供参考，使企业获得更好的发展。

第三，要坚持全面性原则。当前所进行的档案管理工作和传统档案管理工作存在一些差异。随着经济全球化趋势的加深，企业开展业务活动的范围增加，不会被国家或者是地域等所限制。特别是电子商务的发展，企业进行商业贸易，能够打破时间和地点的限制，这为企业的发展提供了较为有利的条件。但是，从某种角度来说，增强了企业进行档案管理工作的困难程度，企业进行档案管理不但要考虑到企业内部资料，还需要搜集企业的发展历程、文化以及知识产权等多方面的内容，从而为企业之后的发展提供参考[2]。

第四，要坚持有效性原则。当代企业在对于数据进行搜集、应用时，必须要考虑到信息是否有效。信息是否具有有效性作用非常突出，通常情况下，可以将其划分成为期限有效性以及价值有效性。

1）期限有效性。在新时期，企业已经步入了信息化时代，通常会在信息平台中公布一些投招标信息。在这一情况下，企业档案管理工作人员需要及时地进行信息搜集工作，并将其告知给销售部门，只有如此，才能够使销售部门更好地进行群体定位，找到目标群体，降低企业进行销售推广需要投入的成本，缩短花费的时间，带给企业更多的经济收入，提升企业的社会影响力。

2）价值有效性。企业在开展档案管理工作时，需要对于信息进行搜集、查找，并对于所找到的信息进行分类，找出其中具有价值的信息资料，并及时筛除一些没有任何价值的信息，运用这一措施不但能够降低存储空间，还能够在较短的时间内应用具有价值的信息，提升信息利用率，充分展现出档案管理工作的价值[3]。

2 档案管理过程中出现不足

2.1 并不注重档案管理工作的开展

当前，大部分现代企业并没有从系统、全面的角度分析档案管理，对于档案管理工作缺乏关注，这就导致在进行档案管理时并没有完善的制度作为支持。档案管理工作人员在进行工作时并不注重这一工作，工作效果并不理想。再加上在进行存储的过程中，很可能会由于人为处理不当而出现一些问题，导致档案无法充分发挥作用，严重阻碍了企业业务活动的开展，不利于企业的可持续发展。

2.2 档案管理人员专业素养比较低

企业对于档案管理工作有着较高的要求，需要专业素养较高的人才作为支持。但是，由于对于档案管理工作的重视度不足等因素，导致在进行档案管理时问题较多，难以推动档案管理工作的高效开展。大部分企业并没有专业素养较强的档案管理人员负责进行工作，由普通工作人员兼任档案管理工作人员，导致档案管理工作存在较多问题，不利于信息的存储和应用。再加上部分档案管理人员并没有参与到培训之中，没有足够的能力发掘档案价值，导致档案管理工作问题较多，无法高效地进行工作[4]。第一，没有科学合理的按照要求对于档案进行分类，这就导致难以在第一时间搜集到需要的档案资料，无法充分的体现出档案管理作用。第二，档案管理人员没有档案管理相关知识，在进行工作时无法展现出这一工作的最大化优势，这从某种角度来说，限制了档案管理工作的开展。

2.3 尚未运用现代化技术进行档案管理

从当前情况分析发现，大部分企业在进行档案管理时仍然运用传统的模式，由人工进行操作，需要花费大量的时间和精力，并且很可能会由于一些因素的影响，导致在进行档案查询时存在较多问题，信息失真等，不利于企业工作的顺利进行，严重时甚至会限制企业的后续发展。

3 现代企业制度下企业档案管理措施

3.1 注重档案管理工作的开展

在现代企业制度下，企业必须要认识到档案管理工作的关键作用，并对于档案管理制度进行补充，使其更加完善。在这个过程中，还应该对于企业内部所有工作人员进行培训，使其认识到档案管理工作的重要性，配合档案管理人员参与到工作之中。使工作人员树立起档案管理观念的方式较为多元，可以通过应用电视、广播、讲座等方式来推动档案管理工作的进行[5]。

3.2 增强档案管理人员各方面的能力

新时期，企业进行档案管理工作必须要有专业程度较高的档案管理团队作为支持。这要求企业主动的引进现代化人才加入到档案管理工作之中。并对于目前在企业中负责开展档案管理工作的人员进行培训，确保其能够掌握最新的知识，熟练地应用档案管理技术。除此之外，还应该对于工作人员进行考核，确保所有工作人员都能够通过学习提升自身的档案管理能力。只有档案管理人员积极主动的提升自己，才能够更好地展现出档案管理价值，推动企业的后续发展。

3.3 合理的应用信息化技术

借助于信息技术对于档案管理方式进行转型升级，可以使传统办公和现代化档案管理密切联系。借助于信息技术来对于档案进行存储，优势较为明显，可以提升档案的精准程度，避免对于档案造成的破坏。并且，对于这一技术进行应用，还可以较为有效的对于不同档案进行归类，能够较为有效地提升档案管理水平，从某种角度来说，提升了档案的安全程度。在这个过程中，企业还应该加大力度进行培训，普及网络相关知识，确保管理工作人员可以第一时间认识到出现网络安全问题的不利影响，大力进行安全管理工作[6]。

3.4 对于档案管理人员进行安全培训

档案是否安全在企业档案管理中有着至关重要的作用，能够在一定程度上决定档案应用效果。因此，企业在进行档案管理时，必须要认识到安全管理的重要性，加大力度对于员工进行安全教育，确保员工能够严格的要求自己，对于信息进行保密。此外，企业还需要完善相关的硬件和软件设备，做好监督管理工作，及时发现其中存在不足，有针对性地进行改善，使档案管理工作更加有序地进行。

4 档案管理工作今后发展方向

4.1 载体更加的多元化

在传统模式下，进行档案管理工作主要是以纸质资料作为主要载体，需要较多的存储空间。并且由于档案数量比较多，在进行查找的过程中需要花费较多的人力资源和时间，而且如果在这个过程中稍有不慎，就可能会对于档案造成破坏，导致档案的完整性得不到保证，无法充分展现出档案管理的作用。

在现代企业制度下，更新档案管理载体，将档案存储到网络平台中，借助于信息技术来对于档案进行管理，成为一种必经之路。这一方式，能够使档案存储方式更加的多样化。企业能够将现实需求作为立足点，考虑到进一步发展要求，运用适宜的措施对于档案进行存储，这不但能够使档案搜集和应用工作更加高效地开展，挖掘出档案的价值，还能够较为有效地降低档案管理人员压力，将档案管理成本控制在一定范围内，为企业创造较多的效益。

4.2 将会同时进行内外部档案管理工作

随着市场的发展以及技术水平的提升，现代制度下企业发展出现了一些变化。大规模企业可以借助于自身较强的整体实力自主进行档案管理工作[7]。但是，这对于小规模企业而言，难度是比较大的。在这一情况下，中小企业可以和外部机构进行合作，内外部共同进行档案管理工作。将一些并不是非常关键的内容外包给相关企业，这能够较为有效地降低企业档案管理投入，在提升企业工作效率的同时，推动了新兴行业的出现，从某种角度来说，促进了社会的稳定。