做好保密工作的档案管理 夯实保密基础建设

■ 孙 莉

随着改革开放的深化和市场经济的不断发展，我国国民经济和社会发展进入新的发展阶段，致使西方敌对势力加紧对我国实施“西化”“分化”，并把窃取我国家秘密作为渗透和颠覆的重要手段。面对当前这种严峻的形势，必须要加强防范失、窃密措施。做好保密管理工作是确保单位安全发展的必然要求。中国特色社会主义已经进入了新时代，这是我国发展新的历史方位，也是做好保密工作的新时代坐标和科学依据。新时代赋予新使命，保密工作亦进入转型升级的新时期，只有做好基础建设，才能扎实有效地开展保密管理建设工作，从而确保党和国家秘密绝对安全，保障企业安全生存发展。

保密工作是一项综合性工作，单位保密工作机构对本单位保密工作开展情况应当有文字记录，内容完整详实，并结合档案管理规定、单位实际情况按类别进行归档管理。这样既能使档案管理工作和保密工作能够相互融合有效协同发展，同时也能为保密工作提供基础建设服务。

一、保密工作档案的含义及意义

所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存机制的各种文字、图标、声像等不同形式的真实记录。而保密工作档案是单位档案的一部分，是在保密工作开展过程中产生的，有保存价值，能够为以后保密管理工作提供凭证或参考价值的真实的文字记录，内容需完整、详实，分类合理。

保密工作档案是单位保密工作开展情况的凭证，是重要的信息资源。能够为促进保密管理工作有效、顺利开展提供信息和参考，为方便工作和军工保密资格审查认证提供凭证依据。

二、保密工作档案机制

（一）保密工作档案的管理

随着保密工作的开展，不断产生各种内容资料，关注这些资料，及时收集、充实保密工作档案内容是保密工作档案管理的日常工作，做好保密工作档案的管理应从以下几个方面入手：

一是明确归口管理机制。单位保密管理工作部门负责对本单位保密工作开展情况进行文字资料记载、收集，履行保密工作档案的归口管理职责，以不断完善和加强保密工作档案的建设与管理。

二是建立健全保密工作档案管理制度。制度是工作开展的依据。结合单位内部公文档案管理制度，制定符合保密工作要求的保密工作档案管理的专项制度，明确归档范围、归档要求，提高保密工作档案的科学性、规范性。

三是开展档案宣传教育。通过体系宣传、参加保密机构组织的培训提高保密管理工作人员业务水平，使其充分认识保密工作档案的价值和重要性，掌握归档工作的相关要求。

（二）保密工作档案的分类

保密工作档案的分类要以军工保密资格审查认证标准为依据，将单位保密工作中形成的相关文字材料加以甄别，结合国家有关档案管理工作规范要求，分类归档，真实反应单位保密工作开展情况。具体按以下六类进行整理归档：

1.保密责任

（1）各类责任人职责档案，包括明确各类责任人职责的文件、会议纪要等；

（2）各类保密责任书档案，包括各类人员签订的保密责任书；

（3）履行职责档案，包括各级保密责任人解决本单位保密工作中的难点、保密工作与业务工作融合采取措施等相关文字性资料，履行保密责任的批示、部署、工作计划、述职报告、会议记录、会议纪要。

2.归口管理

（1）归口管理档案：包括明确归口管理的部门及职责的正式文件和履行职责相关的文字记录。

3.组织机构类

（1）保密委员会及成员职责分工档案：包括保密委员会成立及其成员职责分工的正式文件和保密委员会会议记录、纪要等；

（2）保密机构履职档案：包括工作计划、总结，会议记录、各类请示、汇报、检查记录及奖惩记录等；

（3）机构设置及人员配备档案：包括机构设置、人员配备的正式文件，和机构人员培训证书。

4.保密制度类

（1）基本制度档案：包括定密、涉密人员、保密教育培训、涉密载体、保密要害部位、信息系统、信息设备、新闻宣传、涉密会议等规范且具有可操作性的制度；

（2）专项制度档案：重大涉密项目或工程专项保密制度；

（3）业务制度档案：融入保密管理要求的工作制度。

5.保密管理类

（1）定密管理档案:国家秘密事项范围细目，涉密事项确定、变更及解密工作流程的申请、批示等相关资料，定密责任人对密级确定、变更及解密工作的批示；

（2）涉密人员管理档案：涉密岗位界定、涉密人员密级界定和调整的审批，涉密人员岗前政审、保密承诺书和培训记录，在岗涉密人员复审相关资料、教育情况和学时记录、考核记录、奖惩记录，出国（境）审批、行前教育、返回后的回访记录，脱密期审批、教育、回访等管理过程记录资料；

（3）涉密载体管理档案：涉密载体台账、涉密载体使用、制作、收发、传递、借阅、复制、维修、销毁审批记录；

（4）保密要害部位档案：确立保密要害部位的审批资料、管理制度、保密要害部位的自查、巡查及出入审批、登记；

（5）信息系统管理档案：涉密信息系统审批资料、明确计算机三员正式文件及培训证书、涉密计算机安全保密审计报告、风险分析报告、安全产品资质证书、管理台账及各类审批、检查、工作记录相关资料；

（6）新闻宣传管理档案：宣传报道、展览、发表著作、论文等审批手续相关资料；

（7）涉密会议管理档案：涉密会议召开方案、参会人员签到表、非涉密人员参会签订的保密承诺书、会议涉密载体发放、清退、销毁审批登记相关手续；

（8）场外实验管理档案：场外实验保密方案、涉密载体和密品台账、试验现场保密检查记录等相关资料；

（9）协作配套管理档案：分包涉密项目合同、承制涉密项目单位保密审查相关资料、签订保密协议、保密监督检查记录。

（10）涉外管理档案：对外交流、谈判保密方案，对外交流内容、谈判口径、提供资料的保密审查手续，接待境外来访人员审批资料。

6.监督与保障类

（1）保密检查档案：检查（半年一次）、自查（每季度一次）记录、问题反馈记录、整改通知及整改落实报告；

（2）考核与奖罚档案：体现保密工作责任落实的绩效考核办法，表彰及处罚的文字资料；

（3）保密经费档案：保密管理工作经费年度预算申请及批复、支出明细。

（三）保密工作档案的保管方式

保密工作档案应结合单位档案管理规定的要求，按照规定立卷保存，保存期限一般不少于3 年，必要时应长期保存。

三、提升保密工作档案管理水平的主要措施

（一）提升归档意识

认识是前提，只有提高认识才能有效指导行为。通过加强警示教育、分析案例等方法提高单位各类人员保密意识，加强保密工作宣传，提高对保密工作档案重要性的认识，才能提高档案管理质量。

（二）提高管理人员业务水平

注重日常对保密工作档案管理人员的专业技术知识的培训，提升现代化管理技能，增强管理人员的责任心，调动工作主动意识和创新意识，从而提高保密工作档案的质量。

（三）实施动态化管理

保密工作是一项经常性、不断开展的工作，其中各类工作内容会根据工作开展情况增加，及时收集保密工作开展情况的相关资料，更新档案内容。只有对工作档案实行动态化管理，才能确保保密工作档案的完整性和准确性。

（四）推进信息化管理

保密工作档案工作应实行信息化管理，利用软件对保密工作相关资料建立信息库，按年度进行电子归档，优化工作流程，通过检索查找资料，提高效率。归档工作应以“方便工作，便于查证”为原则，做好归档材料的鉴别，严格审核认定，分类归档，

四、结束语

保密工作档案是单位档案的组成部分，也是保密工作建设的基础。做好保密工作档案的管理，不仅是保密资格审查的需要，也是日常开展保密工作的重要依据，更是单位保密工作情况的真实反映。在保密工作开展过程中，通过工作档案可以发现保密工作建设的短板，并加以有效改进，才会更好提升单位保密工作管理水平。