知识管理背景下企业档案管理信息化建设探讨

黄霭霖

（广州新中轴建设有限公司，广东 广州 510000）

档案管理是企业各项工作的基础，在全新的社会背景之下，档案管理也需要不断展开创新，借此使其发挥出更好的效果，保证自身不会受到传统管理方式的限制，借助更加有效的措施，加强档案管理信息化建设水平。这一方式之下，不仅可以提高档案管理工作的实际效果，而且还能提高其工作效率。从这一角度来讲，针对知识管理背景下档案管理信息化建设展开研究，就具有更加积极的意义。

1 企业档案管理的重要性

企业的档案记录会呈现出企业整个发展过程，是企业在实际建设中非常重要的资源之一。伴随着市场竞争的激烈程度不断加强，档案已经成为企业提高自身竞争力的重要基础。从以往情况来讲，企业会通过纸质档案保存企业的各项管理决策，而这种档案管理方式非常容易受损，使得管理效率明显下降[1]。所以需要在信息技术的基础上，提高企业档案管理工作的实际效果，利用计算机系统更加系统与充分的获取、储存与利用档案，为此企业的市场竞争中提供帮助。从近年来的实际情况可知，我国在档案管理模式以制度等方面出现了较大程度的进步，借助档案管理信息化建设，有效实现了利用知识管理的方式，提高档案信息的实际利用效果，使档案资源能够更加有效地发挥出实际作用。

2 知识管理与企业档案管理信息化的关系

2.1 信息时代的档案管理就是知识管理

在信息时代不断建设的过程中，知识是其最明显的特点，企业需要在不断利用更多的知识资源中获得进步[2]。而在这一情况下，企业就需要认识到，很多重要的知识都存在于档案之中，所以展开档案管理工作不仅需要进行资源的获取与储存，还需要提高知识挖掘效果，借此提高知识管理工作的有效性。从这一角度来讲，信息时代背景下，档案管理实际上就是知识管理。

2.2 档案管理信息化以知识管理为指导

在信息化建设的过程中，如果在档案管理中仅仅是利用计算机和网络技术，并不能发挥出比较好的效果，还需要将相关技术融合到档案管理的整个流程之中，借此使档案信息中的知识资源能够获得合理的使用，使档案管理信息化建设获得明显进步。所以从当前实际情况来讲，档案管理工作人员必须在知识管理的基础上，进一步发挥信息技术的作用效果，才能够提高档案管理信息化建设的实际水平。

3 知识管理背景下企业档案管理信息化建设路径

3.1 强化知识观念创新知识共享的企业文化

首先是需要发现知识缺口，突破学习障碍。从当前社会来讲，主要是进行知识的竞争与人才的竞争。企业在实际发展中，需要认识到自身与其他企业之间在知识方面存在的差距，知识缺口是知识不足的表现，其会对于企业提高竞争力产生较大的影响。所以企业就需要及时有效的找到自身知识缺口，并弥补自身的缺点。在这一过程中，企业需要通过知识的学习与传播，解决各项问题，借此帮助自身获得更大程度的进步。其次是全面收集知识，构建知识交流平台，知识收集是知识获取的重要方式。在收集的过程中主要借助两种渠道，第一种是企业内部渠道，主要包括档案中的信息和经验管理技术等。第二种是企业外部渠道，例如市场交易、并购等方式，企业提高知识储备量的一项关键工作就是，挖掘企业隐形知识，主要是通过企业内部档案管理与分析和其他方式，加强企业内部知识交流效果。最后是构建新型企业文化，企业需要建立创新失败包容机制。虽然遵守传统不会犯错，但是却可能被市场淘汰，而创新虽然会失败，但是却能够为企业带来发展机遇。企业在面对知识创新的过程中，需要更加包容，鼓励创新，包容创新，企业还需要建立平等沟通环境，开放交流机制，鼓励员工交流，借此使知识在交流中不断升华。

3.2 转变领导思想观念建设档案信息化制度

信息技术的快速发展使人们必须提高对信息化的重视，其对档案管理工作也产生了较大的影响。所以转变企业管理人员的思想观念，在档案管理中寻找到新思路，就具有更重要的作用。企业档案信息化是信息时代档案管理新方法，能够保证企业档案管理与时俱进[3]。然而企业管理人员对企业的生产经营具有更高的兴趣，导致管理信息化与企业信息化脱节，无法获得更好的效果。对于管理人员来讲，其需要借助更加有效的方式学习档案管理方面的知识，提高对于企业档案管理工作的认识，而且其还要了解企业现阶段档案管理工作的实际情况，针对这一工作中出现的问题进行分析，在资源上为其提供支持，使其能够获取更多的知识，提高对档案信息化管理的规划水平，使其能够更加有效的展开。

3.3 提高人员素质实现由隐形到显性的转化

首先是企业档案管理者的塑造，企业档案中含有企业所有显性知识，怎样使这些知识能够发挥出更好的效果，与档案管理人员的专业素质和知识管理能力有非常紧密的关系。企业档案管理信息化必须借助拥有专业知识和掌握信息技术的人才来完成，其能够为档案信息化发展提供保障。这些管理人员主要分为两类，第一类是外部引进的拥有知识管理专业素质的档案管理人员，第二类则是通过对内部员工进行培训，使其拥有相应的素质。其次是由隐性知识到显性知识的转化，隐性知识主要是相对显性知识提出的，显性知识是能接触到与记录下来的知识，而隐性知识则是没有记录下来的知识，例如灵感和经验等，其中灵感是最纯粹的隐性知识，其完全存在于人的大脑之中，无法被记录，也不能被传授，而这种隐性知识转变为显性知识的过程也很难做出控制，并且不能预测[4]。与之相对，经验则并不是完全的隐性知识，能够按照共享程度这将经验分为显性经验与隐性经验两种。显性经验存在于员工的大脑之中，可以通过语言表达或者是记录，而隐性经验则很难共享，相比较来讲也行经验更加重要。要想使隐性知识转变为显性知识，就需要借助一定的平台展开，企业需要组织专家讲座，或者是内部出版物的方式进行知识交流，提高学习效果。对于员工来讲，企业需要总结自身的工作习惯，通过文字的方式分享自身的经验，使企业形成更加完善的信息沟通渠道，借此提高知识分享效果。

4 结论

在知识管理背景下，借助强化知识观念、改变领导思想与提高人员素质等方式，能够进一步提升档案管理工作的实际效果，使其发挥出更加积极的意义。而且其还可以促进档案管理工作的健康发展。在这一情况下，其能够优化档案管理部门的整体建设质量，对于提高信息查询服务水平来讲，具有更加积极的意义。所以在实际展开有关工作的过程中，需要针对档案管理的各项情况进行分析，借此提高其整体建设水平，为我国实际进步提供动力。