做好文书档案数字化管理工作的策略

张国庆

（齐齐哈尔市不动产登记中心，黑龙江 齐齐哈尔 161005）

在当前信息化时代背景下，信息技术在文书档案管理工作中广泛应用，文书档案数字化管理模式代替了传统的纸质管理模式，为文书档案管理和利用带来了诸多的便利性。通过运用信息技术形成归档案文件目录和建设档案信息数据库，有利于实现档案信息的高效管理和利用，进一步保证档案信息的准确性，为文书档案管理工作质量和水平的提升打下坚实的基础。

1 做好文书档案数字化管理工作的重要意义

文书档案数字化管理是借助于现代化技术对档案信息进行管理，相较于纸质档案管理模式，文书档案数字化管理具有较强的优势。具体通过档案信息的录入、扫描、校对和数据备份等操作，使档案载体能够被计算机识别，这样在对文书档案应用过程中，可以快速实现对档案信息的查询、编辑和应用，实现文书档案的灵活处理和应用。传统纸质档案编制完成后，在查询和利用过程中存在诸多不便，严重影响了档案的准确度和利用率。文书档案数字化管理模式建立后，利用计算机网络技术和相关管理软件构建档案检索系统，通过输入关键词即能够从海量档案信息中查找到所需要的档案信息，全面提高文书档案信息的利用率。而且传统文书档案在长时间利用过程中会出现字迹模糊和纸质破碎等问题，严重影响档案的利用。采用数字化管理模式还能够提高文书档案检索的便捷性，使文书档案利用和传输不受时间限制，为档案信息资源共享的实现打下了坚实的基础。

2 文书档案数字化管理工作的优化策略

2.1 文书档案的数字化扫描

数字化扫描是文书档案数字化管理工作中较为常用的一种方法，在具体进行数字化扫描过程中，需要配置完善的扫描设备，而且扫描设备的分辨率、颜色和幅面等需要与实际需求相符。具体扫描时是通过扫描仪将纸质文书档案信息转化为数字图形，并在计算机中进行储存。扫描过程中要严格按照具体的扫描流程进行。文书档案扫描后转化中可编辑的数字化文档后，需要采用人工方式完成数字档案信息的校对和修改，全面提高档案信息的准确率。

2.2 文书档案数字化著录标准化

在进行文书档案数字化著录过程中，传统的纸质档案标准已无法满足文书档案数字化著录要求，因此在具体实施过程中，需要推进文书档案数字化著录的标准化。具体要针对文书档案管理工作的各个环节进行数字化著录，而且在著录过程中需要做好档案鉴定和废止失效等字段内容的预留工作，提升档案著录的扩展性。文书档案数字化管理还要对技术规范标准进行统一，进一步保证著录内容的完整性，提高著录符号的规范性。

2.3 建立合理的信息数据库

文书档案数字化管理工作的开展离不开完善的档案信息数据库，具体需要建立全文数据库和目录数据库，而且建立过程中要保证数据库间数据信息的兼容问题。全文数据库在先进技术支持下进行建设，统一规范著录格式，完成文书档案信息的及时储存，并针对档案库档案信息实施结构化处理，可以有效地提高档案信息的管理效率和利用水平。目录数据库则是直接针对文书档案数字信息的条目组进行著录，能够为档案信息查询和利用提供更多的便捷性。对于各行业而言，需要结合自身的实际情况，积极构建文书档案数字化管理模式，并加快推进数据库的建设，从而为文书档案数字化管理质量和水平的提升打下坚实的基础。

2.4 积极构建文书档案管理数字化平台

为了能够提高文书档案管理工作的效率，宜加快构建文书档案数字化管理平台，借助于网络优势，积极对文书档案管理工作进行优化和调整，并对内部环节进行细化。各部门之间还要做好沟通和交流工作，并对文书档案利用方式进行优化，有效的整合资源，实现档案信息资源的优化配置。积极建立健全档案信息化系统，提高文书档案数字化管理工作的实效性，推进文书档案信息的实时共享，通过远程即能够实现对文书档案的检索，为档案信息的高效和便捷传播提供更多的便利性。而且文书档案管理系统的建立，还能够有效地解决电子档案信息管理、利用等方面的各种问题，实现对档案信息的集中和统一管理，实现文书档案信息资源的远程检索和传播，进一步提升文书档案数字化管理模式的应用效果，为档案信息资源共享的实现打下良好的基础。

2.5 提高文书档案人员的综合素质

在文书档案数字化管理工作开展过程中，对于文书档案人员的综合素质具有较高的要求。文书档案管理人员作为文书档案数字化管理工作中的重要因素，当前一些基层文书档案管理工作中档案管理人员多没有经过档案知识的系统学习，而且年龄普遍偏大，这也对文书档案数字化管理工作的有序开展带来了较大的影响，因此需要加快打造一支高素质和专业化的档案管理人才队伍。因此在实际工作中需要重视档案管理人才的引进，并做好现有档案管理人员培训工作，具体可以根据具体的岗位采取分类轮训，开展多种形式的培训，并制定科学合理的培训内容，确保档案管理人员能够掌握最新的档案知识和新型的档案管理技术。另外，各单位还需要建立健全人才管理制度，制定具体的奖惩和激励措施，将文书档案管理工作的绩效与档案管理人员自身的利益挂钩，进一步调动档案管理人员工作的积极性，为文书档案数字化建设工作的有序开展打下坚实的基础。

3 结束语

文书档案数字化管理模式相较于传统的纸质文书档案管理模式具有明显的优势，不仅能够实现对文书档案信息的灵活编辑，而且能够更便捷进行文书档案检索，加快推动文书档案的利用率，促进文书档案信息资源共享的实现。但我国文书档案数字化管理工作发展较晚，而且整个发展现状相对迟缓，存在标准不统一和人才缺乏等问题。因此要求各单位要结合自身的实际情况，加快推进数字化管理标准的统一，并通过构建档案信息库，推进文书档案数字化著录的标准化，实现对文书档案信息的统一存储和集中管理，同时还要采用数字化扫描和构建文书档案管理数字化平台，打造更为完善的文书档案数字化管理体系，全面提高文书档案管理工作的质量和水平，促进文书档案实际效能的发挥。