加强国有企业档案信息化的建议

2021-04-14刘明珠

卷宗 2021年12期

刘明珠

（中国航空制造技术研究院，北京 100024）

1 国有企业档案信息化建设问题

1）硬件与网络建设问题。（1）计算机网络问题。国有企业的档案信息化建设过程中，对计算机网络系统提出了极高的要求，计算机网络系统当前主要存在的问题是，首先未能考虑各类档案本身的使用热度，所谓的热度是指档案调阅、使用以及数据修改频率，当前档案在处理中，只采用物理服务器进行整理，对于高频率的档案，单位时间内要多次使用，从而在运行过程中产生数据碎片逐渐侵占了物理空间[1]。其次是针对各类设施的稳定性分析不足，没能考虑物理存储上限。最后是针对其他设施的升级不足，比如机房内部装备未能得到控制，或者机房设备添置不合理。（2）运行设备问题。在信息化的建设过程，需要通过对于各类设施的处理和加入，使得取得的运行结果具有极高的运行稳定性和安全性。比如针对供电设施以及计算机的存放机房，需要通过对相关设施的正确科学配置，保障该系统的运行稳定。目前的工作中，只是在原有的基础上通过对计算机设施的增设，但是对于其他的辅助系统未能进行同期性的升级，很容易引发严重安全事故。

2）软件建设问题。国有企业的信息化建设过程，必须要能够在其中安装专业的档案管理软件，该软件一方面可以允许其他部门在日常工作过程，让产生的所有档案信息直接提交到信息化系统内，并对该系统进行完善与协调。另一方面要能够借助该系统实现所有信息的全面收集。目前的主要问题在于，现有软件运行不稳定，功能简单，不能满足档案资源利用需要，不能对其他信息系统生产的电子数据进行自动收集和整理。

3）资源建设问题。（1）纸质档案数字化。国有企业的长期运行中生成了大量的纸质档案，这类纸质档案如何存入数据库成为工作重点，如果通过直接扫描需要投入一定数量的人力和成本，同时信息的精度也可能出现降低问题。可以说纸质档案的数字化问题，主要集中在现有纸质档案的记录方面。（2）电子文件归档。电子文件的数量更多，并且从表面上来看具有更高的归档能力，但是应用阶段可以发现，如果只是通过关键词或者档案类型记录的方法进行归档，很容易出现名称相似或者关键词相同的档案被错误归档到同一个数据库，导致条理性下降。（3）专题库建设。企业的各类档案通常具有不同的类别，为了能够提高信息的价值，需要建立专题库。目前，很多企业还没有开展档案专题数据库的建设，有些单位才刚刚起步，特点体现为数量较少、形式单一、内容简单。

4）运行管理问题。要实现国有企业的档案信息化系统建设，就必须建立专业的运行管理工作机制，一方面实现硬件的管理，另一方面实现对软件系统的管理。目前的主要问题在于，如果要建立管理系统，那么无论是在规章制度层面还是针对人员的构成层面，都需要进行较大范围内的调整，很容易引发成本管理失控问题，同时人员的素质也更加难以保证。

2 国有企业档案信息化建设方法

1）硬件建设方法。（1）计算机网络系统建设。系统的建设过程，本文认为要能够在网络层面上建立虚拟服务器和物理服务器结合的工作模式，其中虚拟服务器的工作内容是，将所有的高频档案进行处理和存储，此时该服务器可以借助云计算技术和大数据技术，将该档案以碎片的模式存储在各个网络节点内，人员在提交了档案的调阅申请后，由该系统自行分析相关的人员是否具备权限，如果具备权限，可以直接对所有的碎片进行整合，并将该档案进行拼接，之后提交给档案的查阅人员[2]。（2）支持设施建设。对于各类支持设备的建设过程，首先是需要对机房系统进行建设，由于考虑到已经建立了物理服务器和虚拟服务器的集合运行模式，为了能够满足国有企业今后在工作和发展过程中所产生的海量档案处理需求，需要对相关设施进行升级，此时对机房的内部空间提出的要求更高，相关的设施数量较多，因此需要分析各类网络设备在运行过程中，对周边环境的适配情况。要求所有设备理论上距离周边的墙体间距不得小于20cm，之后对线缆和光缆进行正确的连接。其次要能够对供电系统进行配置，根据相关设施的运行稳定度要求，分析是否需要建立专用的线路和通信线缆。最后是针对其他供电设施的全面化升级，以满足新时期的机房用电要求。

2）软件建设方法。（1）计算机软件开发。计算机软件开发过程，实际上市场上已经具有了多种可以进行直接使用的设施，对于国有企业来说，非涉密性的档案可以由这类系统进行构造，比如对于日常工作中，某个部门所产生的开支项目、相关部门所提交的经费申请表等。但是对于一些高保密等级的答案，比如企业的核心商业机密、企业的某项专利研发思路、企业的财产情况等，需要开发出企业独占性的计算机软件，该软件系统可以实现企业对特定部门和特定信息的自动化收集、存储与处理，并且只有具备特定权限的人员才可以进行处理，这就意味着此时计算机软件也可以具备安全保障能力。（2）其他软件开发。信息化档案管理系统的开发，主要是建立专业的信息档案管理工作氛围，可以让所有的工作人员全面意识到在新时期的档案管理过程，可以通过无纸化作业或者少纸化作业的模式，直接将所有的信息与专业电子报表的方法存储到计算机系统，之后在相关软件的使用中，通过点击相关的命令按钮，对档案进行进一步的处理。

3）信息资源建设。（1）纸质档案数字化。纸质档案数字化在初始阶段可以通过外包方式将所有馆藏纸质档案进行扫描，考虑到目前已经开发出了扫描文字自动识别技术，可以通过采取该系统，将扫描之后的图片格式文件进行文字识别处理。必要时还需要档案管理部门人员检查、消除错误信息。（2）电子文件归档。根据企业自身业务特点和需求，加强信息化的顶层设计，对档案管理系统进行开发和升级改造。将档案管理系统跟其他应用系统进行集成，建立数据接口标准，使得数据结构、数据格式、存储结构及存储方式等具有统一的标准和要求，确保其他应用系统产生的应归档电子文件及元数据能及时顺利归档。

3）专题库建设。档案信息化建设必须着眼于服务用户，结合用户（的实际需求，提高档案服务水平。通过专题数据库建设，对档案信息资源进行编研和整理，在海量的数据中提取有用的信息和知识给用户，从而推动档案服务模式的创新，让企业档案给单位带来更大的价值。

4）运行管理与机制建设。运营管理机制的建设过程，要根据系统的硬件设施建设情况实现相关人员的聘用和制度的建立，并且这类人员要能够完成日常性的硬件设施管理和软件系统的跟踪，从而全面按照目前的工作要求实现对整个系统运行稳定性的保持。