基于云技术发展下的高职院校档案信息化建设研究

冯 杰

（阳泉职业技术学院，山西 阳泉 045000）

互联网和社交网络已经发展成为现代人日常生活中不可或缺的一部分，云计算技术在网络服务中已经随处可见，使用网络时只要输入简单指令即能得到大量信息。大数据的到来并伴随着云计算相关技术的不断发展，逐渐实现了在众多大容量并且种类非常复杂的信息中以最短的时间迅速地寻找到具有价值的信息资源，并进行数据的描述。所以，在云技术高度发展的过程中，高职院校的档案工作应该充分利用云技术，提高高职院校档案工作的效率，推动高职院校档案的信息化建设。

1 云技术的含义和应用领域

1.1 什么是云技术

云技术是基于云计算商业模式应用的网络技术、信息技术、整合技术、管理平台技术、应用技术等的总称，可以组成资源池，按需所用，灵活便利。广域网或局域网内将硬件、软件、网络等系列资源统一起来，实现数据的计算、储存、处理和共享的一种托管技术。

1.2 云技术的应用领域

1）商业智能。商业智能是一种基于大量信息基础上的提炼和重新整合过程，能提升企业共享、获取和分析智能的能力，已成为企业智能化决策、实现商务利益的重要手段和工具。BI已经广泛应用于电信、保险、银行、医疗、交通等众多行业中。只要一个企业积累了历史数据，并且有对这些数据进行分析的需求，BI都有用武之地。云计算的海量存储、超强计算能力、低成本以及资源共享等特性能满足企业对BI的需求，帮助其提升企业竞争力。2）公共服务。政府的政务服务便民惠民，通过大数据从技术角度为政务服务便民惠民创造条件，本质上是为了更好地做好为人民服务的工作。政府利用云技术来整合政务的海量数据资源，建设公共信息服务平台能够使公民及时地访问到政府的有效数据资源，为政府机构及时发布社会重点关切的问题。云技术为政府提高服务能力起到了重要作用。3）教育服务。云技术可以利用大数据技术，构建共享教育资源库、数字化图书馆、数字化档案馆、教研科研环境、网络协同办公等.这样彻底打破了教学资源的共享效率低、资源严重浪费、系统伸缩性差等缺陷的传统教育模式。云计算的应用促进了教育公平又进一步，同时也在降低教育成本、改变教学方法，提高教育服务能力，创新教育模式等方面对老师的教与学生的学都产生了巨大的影响。

云技术的应用领域越来越广泛，云技术正在不断成熟，未来云技术会越来越向科学化、体系化、规范化、标准化发展。

2 云技术在高职院校档案信息化建设中的作用

2.1 推动档案工作发展

档案信息化建设是档案工作发展的趋势。传统纸质档案的信息化使得数字资源在不断增加，云技术的运用有效降低了数据资源的成本，提升了数据处理的工作效率，推动档案工作的开展。

2.2 提高档案管理水平

云技术的不断进步与发展颠覆了传统的档案管理工作模式。档案信息由传统纸质保存、查借阅变为大数据读取，同时利用大数据读取档案利用者的用途、查借阅习惯、查借阅范畴，帮助档案工作人员更好地做好档案管理工作，提高档案工作管理水平。

2.3 增强档案服务利用

传统的档案查找费时费力，还容易出现档案资料丢失、信息错误的情况，随着云技术的引入，只需要计算机就可以完成档案的检索和利用，增强了档案服务利用效率。

3 云技术下我院档案信息化建设策略

3.1 依托百度云计算中心

百度云计算中心位于阳泉经济开发区东区。在数据存储规模、计算能力和环保节能三方面都处于亚洲一流水平。百度云计算（阳泉）中心数据存储量超过4000PB，可存储的信息量相当于20多万个中国国家图书馆的藏书总量；同时由于使用了百度自主研发的高性能、低功耗服务器，数据中心CPU总量高达70万颗、CPU内核总数超过300万个；此外，数据中心采用多项适用中国环境及法规的高科技技术来提升整体数据中心的能源效率，可实现节能约43%，在绿色环保方面达到亚洲一流水准。

我院和百度公司进行了校企合作签约，双方将联合培养数据中心人才服务百度云计算（阳泉）中心。我院计算机系调整课程设置和教学内容，提高了培养人才的针对性和适用性。我院在百度云计算中心设立了实训中心，计算机专业学生通过产学结合，不仅提高了专业能力，也为百度云计算中兴创造了经济效益。我院和百度公司建立了良好的合作关系。学院依托百度云计算中心，将我院纸质档案转变成为大数据存储，数据的查找、分析、共享都非常便利。百度云计算中心为我院信息化建设提供了技术支持，为我院做好档案的数字化建设，方便档案数据的查找和共享作出了巨大的贡献。

3.2 做好档案人才培养

学院选派档案管理人员定期到百度云计算中心挂职锻炼和参与实践，以实现档案管理人员的知识更新和技能提升，不断提高档案管理人员掌握云技术服务于档案管理的能力水平；另一方面，百度云计算中心的技术专家、高技能人才定期到学院以讲座、培训等方式，参与到学院档案信息化管理工作中，进一步培养和提高我院档案管理人员的实际工作能力。

为进一步提高云技术的应用效果，学院不仅要培养现有的档案工作人员提高档案信息化管理水平，掌握云技术的应用，做好学院的档案管理工作。同时，学院更要重视大数据人才的培养，将学院计算机相关专业的优秀学生吸纳到学院档案管理团队中，以勤工俭学等方式参与到学院档案管理工作中，更好的推动学院档案工作的信息化 建设。

3.3 为所在地区提供公共服务

学院正在探索将内设的档案管理部门转变为服务全市乃至全省的服务机构。阳泉作为山西的东大门，具有天然的地理优势；百度云计算中心落户阳泉，我院为百度公司输送了大量大数据人才。学院可依托地理优势和人才优势，帮助其他有需要的机关、企事业单位完成档案的信息化储存，档案资源信息的共享以及利用。将学院档案管理部门打造成为全省档案大数据存储中心、档案大数据服务中心，面向全省提供档案云储存、档案云查找、档案数据分析等服务。学院为所在地区提供档案公共服务不仅能为学院打开知名度，还能促进学院档案服务效益的提升，提高学院的综合实力。

高职院校档案信息化建设是高职院校档案管理工作中的重点也是难点。档案的信息化建设需要时刻围绕着资源信息的数据储存和数据查找。随着大数据时代的到来，云技术为高职院校档案管理工作顺利开展提供了保障。高职院校具有十分广阔的发展背景，规模会不断发展和壮大，这就需要高职院校建立系统的档案大数据工作模式，保障高职院校档案工作实现科学管理和有效利用。高职院校档案工作能够跟上云技术发展的步伐，才能更好的促进高职院校的发展。