文化馆档案信息化建设途径研究

王 欢

（青浦区文化馆，上海 201700）

1 前言

随着时代进步和科技发展，信息化发展对人们的工作和生活的影响日益显著。传统的档案管理模式已经不适应如今的档案管理形势，在信息化时代背景下，各地文化馆也尝试借助信息技术进行档案的变革管理，特别是积极推进档案的信息化建设。如今信息化建设作为档案建设的重要环节，在当今社会文化发展进程承担着举足轻重的作用。将纸质档案转变为数字化资源，以现代信息技术的发力实现档案管理实效的提升，让档案管理更规范、更高效。在当今社会，信息化普及各行各业，传统的纸质存档、人工存档的弊端逐渐暴露出来。文化馆进行档案管理信息化变革，一方面有利于文化馆档案进行科学的分类和整理，另一方面更加便利的进行信息登记、信息分类，更有助于进行存档保存和查找，提高安全性和档案管理效率，实现档案管理的互联互通。

2 档案管理信息化建设相关概念

1）档案管理。档案就是文化馆日常工作的管理的相关工作内容的管理和记录，文化馆档案管理部门需要进行信息存档和整理分类，可以保证档案信息的完备性，获取即时性，一套完备的文化馆档案管理系统，可以将文化馆人员和日常事务管理井井有条，为文化馆重大决策、会议记录、人事变动、文物展示、文化活动等工作提供后期数据支持和信息保障，对于文化馆档案管理发展而言至关重要。

2）信息化建设。是顺应时代潮流和当今信息化管理而兴起的一种管理模式，借用大数据时代特色，进行分类统计和分析，借助互联网信息技术等时代产物，将信息进行汇总，加入相应的算法和应用程序等，将所需要的信息进行筛选，将文化馆运营中遇到的问题，合理的转化为数据型问题。档案管理信息化建设也是如此，针对文化馆人员、行政、财务等日常工作内容和流程建立档案信息化管理流程，提高档案管理效率。

3 档案管理信息化建设存在的主要问题

1）不重视档案管理信息化建设工作。文化馆的管理者的思想观念较为落后，对于档案管理工作并不十分重视，对于档案信息化管理模式持一种观望态度，觉得信息化建设较为繁琐，需要投入资金开发系统。另一方面，不论从资金支持还是政府政策法律条文方面，都没有提供充分支持，导致档案管理工作漏洞百出，不规范；另一方面，人员认识不足，认为档案管理工作就是日常事务性工作，忽略了信息化管理的作用，不会使用信息化管理系统，缺少专业信息化管理人员，缺乏与时俱进思想。

2）操作流程不规范。文化馆没有建立完善的信息化管理系统，对于档案信息化管理的具体流程没有进行规范，出现信息化建设较为混乱，档案管理信息化内容不完整、不全面，档案管理信息化起不到实质性的作用，档案查找和档案分类没有明确的管理办法，档案归档不到位，更不利于信息化建设工作正常落实。

3）技术环节较为薄弱。档案信息化建设如今由于缺乏资金支持和政策支持，导致信息技术较为落后，网站维护较为薄弱，出现信息被盗不安全等情况；档案信息化建设是一个长期的持续的过程，需要结合本文化馆的实际情况，在保障信息化系统的安全性前提下，根据文化馆的实际工作情况进行专项研究，研发切实有效的信息化管理系统，但是文化馆目前缺乏先进的信息技术支持和信息化系统的建设。

4）缺乏专业的技术人员。文化馆档案管理部门缺少专业人员，文化馆对于档案管理工作缺少重视，档案管理人员年龄普遍比较大，由于年龄和精力原因，在文化馆相关领导看来，认档案管理工作是一个闲职，一般都是安排年龄较大、学历较低的人员担任，这些人员没有了学习和更新管理模式的激情和热忱，缺乏档案信息化管理基础，对于档案信息化管理缺少认识，甚至简单的操作电脑的能力也不足。文化馆内档案管理人员整体素质普遍偏低，不足以应对复杂多变的档案信息化管理环境，不利于文化馆档案管理信息化建设进程。

4 完善档案管理信息化的建议

1）提高管理者的重视程度。首先领导者们应该意识到当今社会档案管理信息化的必要性，学会借助大数据时代特色进行档案管理工作，行政管理部门意识到信息化管理的重要性，成立专门的档案管理部，且档案部门明确自身定位，懂得争取足够的经费和技术投入；以中高层管理者为代表，提高档案管理信息化管理意识，将事务性工作与管理实践相结合，突破传统登记壁垒，学习先进的管理模式和思想理念，利用信息技术和互联网科技提高档案管理的信息化程度。

2）实行标准化管理。政府和文化馆出台有关政策，推进文化馆档案管理信息化建设实现标准化。通过有关管理办法规定建档工作的前期准备、中期录入和后期分析存储工作等。从整体层面上形成一种规范化管理模式，响应政策要求，一方面学习国外优秀的管理模式，另一方面，结合文化馆自身发展情况，制定具有针对性和实用性的信息化管理系统。

3）提高档案管理信息化建设程度。一方面，文化馆需要加大资金投入力度，完善档案管理信息化系统建设和设备建设；另一方面，提高信息技术水平，及时更新档案管理系统，净化网络环境，提高信息系统的安全性；综合考虑档案信息的保密性和安全性，需要提高软件的防盗功能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析软件和登记软件，提高文化馆存储机构的信息保密度。

4）加强信息化管理人才建设。提高文化馆内档案管理信息化建设的人才梯队建设程度，可以通过针对学历、专业等指标进行选拔，提高档案管理人员门槛，提高档案管理人员的综合素质；同时对于档案管理人员组织开展培训等方式提升管理技能；设定科学的考核指标，促进团队内人员进行合理竞争，带动全员的工作积极性。

5 结束语

对于文化馆档案信息化建设发展来说，档案的科学管理是其服务价值体现和内部管理优化的关键，而档案管理的发展需要积极推进档案的信息化建设。文化馆应采取多种措施推动文化馆档案管理的现代化建设。文化馆档案信息化建设不是一蹴而就的，需要大力投入与持续的努力，改变传统的档案管理思路和模式，提升档案管理与利用的价值，提升文化馆的时代影响力，推动地区文化的发展和繁荣。