大数据时代对档案现代化影响和要求

李现领

（单县县委宣传部，山东 菏泽 274300）

1 前言

我们每个人的阶段性成长以及每个企业的发展进步，都有一定的档案，而我国对档案管理的要求也是十分严格的，又加上我国人口基数大，经济发展迅速，我国的档案管理内容体系十分庞大，单纯通过传统的人工档案管理模式，很容易出现失误的情况，因此，顺应时代的发展，我国档案管理也开启了现代化的进程，大数据技术在档案管理现代化过程中产生了很重要的作用。

2 对档案管理以及大数据技术的基本概述

很多学者对档案的定义就是当完成一件事情以后，对该事情的总体计划和总结所形成的相应文件，对这些档案进行管理是十分有必要的，可以方便后人对于某件事情的调查与研究，也可以方便人们的日常生活，比如说户籍档案管理，车辆交通管理等，这样这些记录可以按年为周期变成相应的档案，可以为后续的工作提供有用的数据参考，并且可以进行长期的保存。但是由于档案管理涉及的行业范围十分广泛，内容体系也十分复杂，所以档案管理的工作是十分庞大的，在传统的档案管理过程中，大部分是运用人力来进行管理，很容易出现档案遗失等情况，随着时代的发展，大数据技术的出现给档案管理模式的转变提供了一个很好的发展契机。

通过互联网技术完成对信息的收集，整理，分析，处理，存储。能够完善对数据信息的处理流程和处理手段，让信息的处理更加及时准确，在一定程度上解放了劳动力，改善了传统由人力进行数据处理中产生的不足。档案管理的本质就是对某些信息进行收集和存储，因此在管理过程中完全可以应用大数据处理和分析技术，让管理工作变得更加有效，更加准确。

3 大数据时代下档案管理的新特点

1）拥有大量的数据资源。我国需要进行档案管理的行业有很多，档案管理的数据来源也十分广泛，档案管理的形式也多种多样，主要有两种形式，一种是由各种企业的业务部门所含的数据信息转化而来的档案信息，另一种是由各种图片音频转化而来的档案信息，不管是对于哪一种档案资源，都需要进行妥善的保管和处理。随着大数据分析技术在档案管理过程中的运用，通过建立相关平台，可以加快相关部门对于这些信息资源的收集，处理，存储。

2）完善的数据管理体系。在大数据时代下，通过建立相应的平台和数据库，通过连接各个企业的互联网客户端，输入一套档案管理的模型，在之后的档案管理工作中，就可以实现信息结构的自动化处理，不仅可以快速准确地对信息进行自动收集和存储，还可以通过相关模型对数据进行定向的分析，得到想要的结果，另外还可以通过云技术将信息储存到云端，不仅扩大了信息储存的数量，而且加强了信息储存的保密性。

3）让档案资源变得更加实用。传统的档案管理方法和手段，对于档案的检索和提取方面十分不便，所以很多档案管理场所都存在着重藏轻用的现象，大量的档案资源得不到相应的利用，不能发挥它原本的价值，就变成了一堆废弃的信息，利用大数据技术，在互联网平台上建立相应的信息检索窗口，可以很快的对海量的档案资源进行准确的检索，方便了，相关人员的查阅，提高了工作效率，让我国的档案管理事业变得更加有意义。

4 大数据时代下档案管理中存在的问题

1）缺乏相应的档案管理机制。由于我国档案管理现代化进程刚刚起步，所以相应的管理机制并不完善，特别是在信息录入到大数据系统的过程中，由于这个步骤是十分繁琐的，而在这个步骤也没有相应的管理体系和机制，容易出现很多的问题，导致了档案以后的使用和利用有很大的困难。另外，在我国档案管理过程中，仍然存在着档案管理体系不完善，导致档案的利用率不高，缺乏相应的档案查阅流程，管理重点等，因此其容易造成档案泄露，丢失的情况。最后我国的档案管理体系中还缺乏相应的校准机制，无法确定某一数据的真实有效性。

2）缺乏相关的专业人才。在大数据时代下，想要充分地运用好大数据分析技术，就必须培养相关的计算机技术以及数据分析的专业人才，但是我国目前仍然没有重视对这方面人才的培养，特别是在档案管理领域，大部分的管理人员仍然是有着老一辈传统思想的管理人员，思想比较传统，对于大数据分析技术以及互联网技术的认识不足，也缺乏相应的操作经验，不利于我国档案管理现代化进程。另外，由于各种各样的原因，导致档案管理专业人才流失比较严重，在学习完该方面的知识后，转身投入到其他行业的工作中，对档案管理的发展也是十分不利的，

3）档案管理过程中存在着信息泄露的问题。在档案管理过程中，需要各种各样的信息化设备与新型人才，但是由于我国对于档案管理相关部门的经费投入不足，特别是对于一些基层的档案管理部门，他们所用的基础设备仍然是非常老旧的，无法满足大数据分析技术的要求，在档案储存过程中，也很容易发生档案泄露的问题。采用云计算技术对档案进行储存和管理，也很容易遭到黑客和病毒的攻击，造成信息泄露的情况。

5 针对以上问题所提出的解决措施

1）建立健全档案管理机制。我国的有关部门一定要加快档案管理相关机制的建立，健全公布出台相应的法律法规以及工作流程，严格要求各单位按照相关流程和标准进行档案管理工作，减少档案管理过程中所出现的档案丢失等情况，保证档案管理工作的有效性和科学性，还要加快完善相应的档案管理校准机制，确保输入到大数据系统中的数据是准确有效的，以免出现个人档案以及企业档案错误的 情况。

2）重视相关人才的培养。一件新事物的发展，离不开专业人才的支持，因此，我国应该加大对大数据分析技术以及管理专业人才的培养，在各类高等院校中下设相关的专业，并给予相应的扶持工作，扩大招生范围，为我国档案管理现代化源源不断的输送人才。同时，档案管理相关机构要重视对人才的培养，采用各种激励措施，提高人员的薪酬福利，留住专业人才。

3）建立良好的安全机制。采用大数据分析和处理技术，将数据进行云端的处理和储存，一定要确保数据在储存过程中的安全性，防止信息的泄露，各单位应不断地培养工作人员的安全意识，其次，还要在档案管理过程中安装相应的安全保护机制。比如说防火墙等机制，减少因黑客入侵所造成的档案泄露的现象。

6 结束语

综上所述，档案管理是一项十分庞大的工作，为了加快档案管理的效率，相关部门应该追上时代发展步伐，在档案管理过程中，融入大数据分析技术，让档案管理更加精准化，科学化和合理化，解放人力，即使在档案管理现代化进程中会面临很多的问题，也要坚持不懈的去解决这些问题，促进档案管理的现代化进程。